Khi nhà cung cấp giao hàng lỗi hoặc giao chậm, hoà giải thương mại là cách hợp lý nếu bạn vẫn cần nguồn hàng đó và muốn đòi bù thiệt hại mà không cắt đứt quan hệ. Trong hoà giải, hai bên có thể chốt cùng lúc nhiều việc: đổi lô hàng, giảm giá, bù một phần thiệt hại, điều chỉnh lịch giao cho đơn sau. Toà án hay trọng tài thì thường chỉ trả lời câu hỏi ai phải trả bao nhiêu tiền.
Tình huống trong bài là của bên mua: doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng, xưởng sản xuất nhập nguyên liệu hoặc hàng hoá từ một nhà cung cấp trong nước. Quy định về vi phạm, phạt và bồi thường trong mua bán hàng hoá nằm chủ yếu ở Luật Thương mại 2005 và Bộ luật Dân sự 2015; bài nói ở mức nguyên lý, mức phạt cụ thể nên kiểm lại với hợp đồng và văn bản hiện hành.
Ghi nhận vi phạm ngay khi phát hiện
Hoà giải thành công hay không phụ thuộc nhiều vào việc bạn có chứng minh được vi phạm hay không. Ngay khi nhận hàng và phát hiện lỗi, hãy lập biên bản có chữ ký người giao hàng nếu được, chụp ảnh và quay video có thời gian, giữ nguyên mẫu hàng lỗi, ghi số lô, số lượng. Nếu nhà cung cấp không cử người tới, gửi thông báo bằng văn bản hoặc email mô tả lỗi kèm ảnh, nêu rõ bạn đang giữ hàng chờ xử lý.
Hợp đồng mua bán thường có thời hạn khiếu nại về chất lượng, số lượng. Luật Thương mại 2005 cũng có quy định về thời hạn khiếu nại trong mua bán hàng hoá khi các bên không thoả thuận. Quá thời hạn mà không khiếu nại thì vị thế của bên mua yếu đi đáng kể. Vì vậy việc đầu tiên là mở hợp đồng ra xem thời hạn khiếu nại, rồi gửi khiếu nại trong hạn, trước khi tính tới hoà giải.
Với giao chậm, ghi nhận ngày giao theo hợp đồng, ngày giao thực tế, và quan trọng hơn là hệ quả: đơn hàng của khách bạn bị huỷ, bạn phải mua hàng thay thế với giá cao hơn, dây chuyền phải dừng. Những hệ quả này cần chứng từ: email khách huỷ đơn, hoá đơn mua hàng thay thế, bảng chấm công ca máy dừng.
Phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại: hai thứ khác nhau
Bên mua hay gộp chung hai khoản này. Trong hoà giải, tách được chúng giúp bạn đòi đúng chỗ và nhà cung cấp cũng thấy rõ mình đang bị đòi vì sao.
| Phạt vi phạm | Bồi thường thiệt hại | |
|---|---|---|
| Căn cứ | Phải có thoả thuận phạt trong hợp đồng | Phát sinh khi có vi phạm, có thiệt hại thực tế và có quan hệ nhân quả |
| Cần chứng minh thiệt hại không | Không cần chứng minh thiệt hại | Phải chứng minh thiệt hại và mức thiệt hại |
| Mức | Theo hợp đồng, trong giới hạn luật cho phép đối với hợp đồng thương mại | Theo thiệt hại thực tế, trực tiếp, có chứng từ |
| Câu hỏi trong hoà giải | Hợp đồng có điều khoản phạt không, mức có hợp lệ không | Thiệt hại nào có chứng từ, thiệt hại nào chỉ là ước tính |
Luật Thương mại 2005 có giới hạn trần mức phạt vi phạm trong hợp đồng thương mại và quy định mối quan hệ giữa phạt vi phạm với bồi thường thiệt hại. Trước khi đưa con số vào hoà giải, hãy kiểm lại điều khoản hợp đồng với quy định hiện hành; đòi một mức phạt vượt khung chỉ làm bên kia cứng rắn hơn.
Đánh giá thế mạnh, thế yếu của mình trước khi ngồi xuống
Trước khi vào hoà giải, bên mua nên tự hỏi thẳng vài câu. Hợp đồng có tiêu chuẩn chất lượng đo được không, hay chỉ ghi "hàng đạt chất lượng" chung chung? Nếu chỉ ghi chung, việc chứng minh lỗi sẽ dựa nhiều vào mẫu đối chứng và thông lệ ngành. Lô hàng có mẫu lưu đã được hai bên ký xác nhận trước khi sản xuất không? Mẫu lưu là bằng chứng rất mạnh.
Câu hỏi thứ hai là bạn còn cần nhà cung cấp này tới mức nào. Nếu họ là nguồn duy nhất cho một nguyên liệu đặc thù, bạn có ít lựa chọn và nên ưu tiên giải pháp giữ quan hệ, ví dụ chiết khấu đơn sau. Nếu thị trường có nhiều nguồn thay thế, bạn có thể đòi bồi thường bằng tiền mạnh hơn.
Câu hỏi thứ ba là nhà cung cấp có đang khó khăn không. Một nhà cung cấp kẹt dòng tiền có thể đồng ý mọi thứ trên giấy rồi không thực hiện. Khi đó phương án cấn trừ vào khoản bạn còn nợ họ, hoặc giao bù hàng, thực tế hơn là đòi tiền mặt. Biết rõ điểm này giúp bạn không ký một văn bản hoà giải đẹp mà không thu được gì.
Chọn thời điểm và cách đề nghị hoà giải
Thời điểm tốt để đề nghị hoà giải là sau khi đã gửi khiếu nại và nhà cung cấp đã trả lời, dù trả lời theo hướng từ chối. Lúc đó cả hai bên đều biết lập trường của nhau, hoà giải viên có điểm xuất phát rõ ràng. Đề nghị hoà giải quá sớm, khi nhà cung cấp còn chưa kiểm tra hàng, thường chỉ làm mất một buổi.
Nếu hợp đồng có điều khoản hoà giải thì chỉ cần gửi thông báo khởi động theo đúng điều khoản. Nếu chưa có, đề nghị bằng văn bản, nêu rằng bạn muốn giữ quan hệ cung ứng và tìm phương án chung trước khi xem xét các biện pháp khác. Gửi kèm bảng tổng hợp vi phạm và thiệt hại để nhà cung cấp thấy bạn đã chuẩn bị nghiêm túc.
Khi chọn hoà giải viên, nên ưu tiên người hiểu ngành hàng. Một hoà giải viên biết kỹ thuật ngành dệt, ngành thực phẩm hay ngành linh kiện sẽ hỏi đúng câu: lỗi này do khâu nào, có phát hiện được khi nhận hàng không, mức hao hụt nào là thông lệ. Những câu hỏi đó giúp hai bên bớt cãi về sự thật kỹ thuật và tập trung vào phương án.
Phương án hay chốt trong hoà giải với nhà cung cấp
Đổi hàng hoặc giao bù. Nhà cung cấp thu hồi lô lỗi, giao lô thay thế trong thời hạn cố định, chịu chi phí vận chuyển hai chiều. Phù hợp khi bạn còn thời gian và hàng thay thế đáp ứng được đơn của khách.
Giảm giá lô hàng. Bạn giữ lại hàng nếu vẫn dùng hoặc bán được ở mức thấp hơn, nhà cung cấp giảm giá theo tỷ lệ thoả thuận. Cách này nhanh, ít tốn chi phí logistics.
Bù thiệt hại bằng chiết khấu đơn sau. Thay vì trả tiền ngay, nhà cung cấp chiết khấu cho các đơn hàng kế tiếp. Nhà cung cấp dễ đồng ý hơn, còn bạn được bù nếu tiếp tục mua. Ghi rõ nếu bạn ngừng mua vì lý do chính đáng thì phần chiết khấu còn lại quy ra tiền thế nào.
Giám định độc lập. Khi hai bên cãi nhau lỗi do sản xuất hay do bảo quản, có thể thoả thuận thuê một tổ chức giám định mà cả hai cùng chấp nhận, ai sai thì chịu chi phí giám định. Thoả thuận này nên ký trước khi có kết quả.
Sửa quy trình cho đơn sau. Bổ sung tiêu chuẩn nghiệm thu, lấy mẫu trước khi giao, điều khoản phạt giao chậm rõ hơn. Đây là phần nhiều bên bỏ qua, nhưng lại giúp lần sau không phải ngồi hoà giải nữa.
Ví dụ giả định: lô vải lỗi màu của một xưởng may
Một xưởng may nhỏ ở Đồng Nai đặt 5.000 mét vải của một nhà cung cấp quen để may đơn hàng cho khách. Khi cắt được khoảng một phần ba, công nhân phát hiện nhiều cây vải lệch màu so với mẫu duyệt. Xưởng dừng cắt, chụp ảnh, giữ nguyên các cây còn lại, gửi email khiếu nại kèm ảnh và mẫu đối chứng trong ngày. Nhà cung cấp trả lời lệch màu nằm trong dung sai thông thường.
Hai bên đồng ý mời một hoà giải viên có kinh nghiệm ngành dệt may. Trong buổi gặp riêng, nhà cung cấp thừa nhận lô nhuộm đó có trục trặc nhưng sợ phải thu hồi cả lô. Xưởng may thì lo nhất là kịp đơn hàng, chứ không cần nhiều tiền bồi thường.
Kết quả chốt được: nhà cung cấp giao bù phần vải lỗi trong mười ngày, không tính tiền; phần vải lỗi đã cắt được tính giảm giá theo tỷ lệ thoả thuận; nhà cung cấp chịu chi phí tăng ca để xưởng kịp hạn giao. Hai bên bổ sung vào hợp đồng khung một quy trình duyệt màu trước khi giao lô lớn. Không ai phải ra toà, và đơn hàng của khách vẫn giao đúng hạn.
Kiểm văn bản hoà giải thành trước khi ký
Văn bản hoà giải với nhà cung cấp nên đọc chậm từng dòng. Những điểm dưới đây hay bị viết lỏng:
- Số lượng, quy cách hàng thay thế, thời hạn giao, nơi giao, tiêu chuẩn nghiệm thu lô thay thế.
- Số tiền giảm giá hoặc bồi thường, thời hạn trả, cách trả: chuyển khoản, cấn trừ vào công nợ hay chiết khấu đơn sau.
- Xử lý lô hàng lỗi: trả lại, tiêu huỷ, hay bên mua giữ lại; ai chịu chi phí.
- Hệ quả nếu nhà cung cấp không giao bù đúng hạn: được mua hàng thay thế từ nguồn khác và tính chênh lệch, hay quay lại đòi bồi thường đầy đủ.
- Câu chốt rằng các bên đã giải quyết xong tranh chấp về lô hàng cụ thể nào; không nên viết rộng thành mọi tranh chấp phát sinh từ hợp đồng nếu còn lô khác chưa xử lý.
- Thẩm quyền người ký của cả hai bên và ngày hiệu lực.
Nếu thiệt hại lớn, có liên quan khách hàng nước ngoài hoặc có tranh cãi về điều khoản phạt, nên hỏi ý kiến luật sư trước khi ký để kiểm câu chốt và phạm vi giải quyết.
Câu hỏi thường gặp
Đã nhận hàng và ký biên bản giao nhận rồi thì còn khiếu nại lỗi được không?
Vẫn có thể, nhất là với lỗi ẩn không phát hiện được khi nhận. Bạn cần khiếu nại trong thời hạn hợp đồng hoặc luật quy định và chứng minh lỗi có từ trước khi giao. Biên bản giao nhận thường chỉ xác nhận số lượng và tình trạng bên ngoài.
Nhà cung cấp đổ lỗi do kho của bên mua bảo quản sai thì làm sao?
Đây là tranh cãi kỹ thuật, nên giải bằng giám định độc lập hoặc bằng hồ sơ bảo quản của bạn như nhiệt độ, độ ẩm, thời gian lưu kho. Trong hoà giải, hai bên có thể thoả thuận trước ai chịu chi phí giám định tuỳ kết quả.
Có được tự ý trừ tiền thiệt hại vào khoản còn nợ nhà cung cấp không?
Tự cấn trừ khi chưa có thoả thuận dễ biến bạn thành bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Cách an toàn là đưa việc cấn trừ vào nội dung hoà giải, chỉ thực hiện khi hai bên đã ký văn bản đồng ý.
Khách của bên mua huỷ đơn vì hàng trễ, có đòi nhà cung cấp bồi thường phần lợi nhuận bị mất được không?
Có thể đòi nếu chứng minh được thiệt hại thực tế, trực tiếp và có quan hệ với việc giao chậm. Lợi nhuận bị mất thường khó chứng minh, nên trong hoà giải các bên hay chốt một mức bù hợp lý thay vì cãi từng đồng.
Hoà giải với nhà cung cấp mất bao lâu?
Không có thời hạn chung. Một vụ hàng lỗi đơn giản, hồ sơ đủ, thường chốt được trong vài buổi. Nên ghi thời hạn hoà giải trong thoả thuận hoà giải để không bên nào kéo dài, và nhớ thời hạn khởi kiện vẫn chạy song song.
Nhà cung cấp hộ kinh doanh nhỏ có hoà giải thương mại được không?
Được nếu hai bên đồng ý, vì cả hai đều có hoạt động thương mại. Với hộ kinh doanh, người ký văn bản hoà giải là chủ hộ hoặc người được uỷ quyền hợp lệ, cần kiểm thẩm quyền trước buổi họp.