Bên kia có quyền từ chối hoà giải thương mại, vì hoà giải dựa trên sự tự nguyện. Nhưng từ chối không có nghĩa là bạn đã đi một bước vô ích. Cách bên kia từ chối cho bạn biết nhiều điều về vụ việc, và việc bạn đã thiện chí đề nghị hoà giải là một điểm cộng nếu sau này phải ra trọng tài hay toà án. Điều quan trọng là không để giai đoạn chờ đợi kéo quá lâu và làm lỡ các mốc thời gian quan trọng.
Bài này đi qua các kiểu từ chối hay gặp: từ chối thẳng, im lặng, đồng ý rồi không tới, tham gia rồi rút ngang. Với mỗi kiểu, có gợi ý đọc tín hiệu, cách phản hồi và lúc nên chuyển sang kênh khác. Khung pháp lý là Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hoà giải thương mại và điều khoản giải quyết tranh chấp trong hợp đồng của bạn.
Hợp đồng có điều khoản hoà giải bắt buộc thì sao
Trước hết, mở hợp đồng ra xem điều khoản giải quyết tranh chấp. Nếu hợp đồng ghi các bên phải hoà giải trước khi đưa ra trọng tài hoặc toà án, đó là một cam kết hợp đồng. Bên kia từ chối là đang không thực hiện cam kết đó. Tuy vậy, không có cơ chế nào ép một người ngồi vào phòng hoà giải và thoả thuận. Hệ quả thực tế thường là bạn được đi tiếp sang trọng tài hoặc toà án sau khi đã chứng minh mình đã khởi động hoà giải đúng cách.
Điều khoản hoà giải viết tốt thường có thời hạn: nếu trong một số ngày kể từ ngày một bên gửi đề nghị mà không hoà giải được, hoặc bên kia không phản hồi, thì mỗi bên được đưa tranh chấp ra cơ quan giải quyết. Có điều khoản này, việc của bạn đơn giản: gửi đề nghị đúng cách, đếm ngày, giữ bằng chứng, rồi đi tiếp.
Điều khoản viết lỏng, chỉ ghi "các bên ưu tiên giải quyết bằng thương lượng, hoà giải", thì thường được hiểu là không bắt buộc theo nghĩa chặt. Dù vậy, bạn vẫn nên gửi đề nghị hoà giải bằng văn bản để có dấu vết thiện chí. Nếu còn băn khoăn điều khoản trong hợp đồng của mình có tạo nghĩa vụ hoà giải trước hay không, hãy hỏi ý kiến luật sư kèm nguyên văn điều khoản.
Đọc tín hiệu từ cách bên kia từ chối
Mỗi kiểu từ chối có nguyên nhân thường gặp khác nhau. Đọc đúng nguyên nhân giúp bạn chọn phản hồi đúng, đôi khi còn đưa được họ quay lại bàn.
| Kiểu từ chối | Nguyên nhân thường gặp | Phản hồi gợi ý |
|---|---|---|
| Từ chối thẳng, kèm lý do | Cho rằng mình đúng hoàn toàn, hoặc không tin hoà giải có ích | Ghi nhận, hỏi lại họ muốn giải quyết bằng cách nào; cân nhắc đi tiếp |
| Từ chối hoà giải viên bạn đề xuất | Nghi ngờ tính trung lập | Mời họ đề xuất người, hoặc để một tổ chức hoà giải chỉ định |
| Im lặng hoàn toàn | Thư chưa tới người quyết định, đang khó khăn, hoặc cố ý kéo dài | Gửi lại qua kênh khác, tới người đại diện theo pháp luật, kèm thời hạn cuối |
| Đồng ý nhưng không chốt lịch | Muốn kéo thời gian, hoặc nội bộ chưa thống nhất | Đề xuất ba ngày cụ thể, nêu nếu không chốt được thì coi như không hoà giải |
| Đồng ý nhưng đặt điều kiện | Muốn bàn thêm vấn đề khác hoặc thay đổi phạm vi | Xem điều kiện có hợp lý không; nhiều khi mở rộng phạm vi lại dễ thành |
| Tham gia rồi rút ngang | Thấy kết quả không như kỳ vọng, hoặc phát hiện thông tin mới | Hỏi qua hoà giải viên lý do; nếu vẫn rút thì chuyển kênh |
Bảng trên không phải công thức. Nó giúp bạn tránh hai phản ứng hay gặp: đi kiện ngay sau lời từ chối đầu tiên, hoặc chờ đợi mãi trong khi bên kia không có ý định hoà giải.
Khi bên kia im lặng: những việc nên làm ngay
Kiểm lại địa chỉ gửi. Rất nhiều trường hợp im lặng vì thư gửi tới email cũ, người đã nghỉ việc, hoặc trụ sở đã chuyển. Tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp hiện hành để có địa chỉ trụ sở và tên người đại diện theo pháp luật mới nhất.
Gửi lại qua nhiều kênh. Thư bảo đảm có báo phát tới trụ sở, email tới người đại diện và đầu mối giao dịch, kèm một cuộc gọi ngắn báo đã gửi. Ghi lại thời gian từng lần gửi.
Đặt thời hạn cuối rõ ràng. Lần gửi thứ hai nên nêu: nếu không nhận được phản hồi trước ngày cụ thể, bạn hiểu là bên kia không đồng ý hoà giải và sẽ thực hiện các quyền khác theo hợp đồng và pháp luật.
Tính thời hiệu. Đếm ngược thời hiệu khởi kiện theo loại tranh chấp. Thời gian chờ bên kia trả lời không làm thời hiệu dừng lại. Nếu đã sát hạn, ưu tiên bảo vệ quyền khởi kiện.
Giữ hồ sơ thiện chí. Lưu đủ bản thư, biên lai, báo phát, email. Bộ hồ sơ này chứng minh bạn đã thực hiện bước hoà giải nếu hợp đồng yêu cầu, và cho thấy thái độ thiện chí trước cơ quan giải quyết.
Đồng ý rồi không tới, hoặc tham gia rồi bỏ ngang
Một số bên đồng ý hoà giải chỉ để kéo thời gian. Dấu hiệu là đồng ý rất nhanh nhưng liên tục dời lịch, cử người không có thẩm quyền quyết định tới, hoặc ngồi nghe mà không bao giờ đưa ra đề nghị. Nếu thấy dấu hiệu này, hãy đề nghị qua hoà giải viên một mốc rõ: trong buổi tiếp theo, mỗi bên phải đưa ra một phương án cụ thể, và người đi họp phải có giấy uỷ quyền đủ thẩm quyền chốt.
Theo khung của Nghị định 22/2017/NĐ-CP, thủ tục hoà giải có thể kết thúc khi một bên yêu cầu chấm dứt, khi hoà giải viên thấy không cần tiếp tục, hoặc khi hết thời hạn hoà giải các bên đã thoả thuận mà không đạt kết quả, ngoài trường hợp đạt được văn bản hoà giải thành. Như vậy bên nào cũng có quyền dừng. Bạn cũng có quyền này: khi thấy hoà giải chỉ là tấm bình phong, hãy gửi văn bản chấm dứt hoà giải, nêu ngắn gọn lý do, và chuyển sang bước tiếp theo.
Một bên rút ngang đôi khi vì phát hiện thông tin bất lợi cho mình trong quá trình hoà giải, hoặc vì luật sư của họ khuyên dừng. Không nên phản ứng bằng cách đe doạ dùng thông tin trao đổi trong hoà giải để kiện, vì nguyên tắc bảo mật vẫn ràng buộc bạn. Thay vào đó, hãy dựa trên chứng cứ gốc mà bạn đã có từ trước.
Chuyển sang kênh khác: trình tự gọn
Khi đã rõ hoà giải không diễn ra được, bước chuyển nên làm theo thứ tự để không bỏ sót:
- Gửi văn bản ghi nhận việc hoà giải không diễn ra hoặc chấm dứt, nêu ngày gửi đề nghị và các lần nhắc. Văn bản này khép lại giai đoạn hoà giải một cách rõ ràng.
- Xác định cơ quan giải quyết: có thoả thuận trọng tài hợp lệ thì đi trọng tài; không có thì toà án có thẩm quyền theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015.
- Rà lại thời hiệu và các thời hạn trong hợp đồng, như thời hạn khiếu nại, thời hạn thông báo chấm dứt.
- Bổ sung chứng cứ gốc còn thiếu: đối chiếu công nợ, biên bản, chứng từ. Đừng trông vào những gì bên kia đã nói trong hoà giải.
- Cân nhắc biện pháp bảo vệ kịp thời nếu có nguy cơ tẩu tán tài sản, việc này cần luật sư.
- Giữ cửa hoà giải mở: trong thư khởi kiện hoặc đơn kiện, không cần đóng hẳn khả năng hoà giải sau này. Rất nhiều vụ được hoà giải khi đã vào tố tụng.
Ví dụ giả định: một đối tác im lặng ba tuần
Một công ty in bao bì ở Long An giao đủ ba đợt hàng cho một nhà sản xuất bánh kẹo, đợt cuối còn treo tiền. Hợp đồng có điều khoản: tranh chấp được hoà giải trong ba mươi ngày kể từ ngày một bên gửi đề nghị, hết hạn không thành thì đưa ra trọng tài. Công ty in gửi email đề nghị hoà giải tới người phụ trách mua hàng, chờ ba tuần không thấy hồi âm.
Kiểm lại, công ty in phát hiện người phụ trách mua hàng đã nghỉ việc. Họ tra cứu thông tin doanh nghiệp, gửi thư bảo đảm có báo phát tới trụ sở, đề tên người đại diện theo pháp luật, đồng gửi email cho kế toán trưởng, nêu rõ ngày gửi đề nghị đầu tiên và thời hạn ba mươi ngày theo hợp đồng sẽ tính lại từ ngày nhận thư mới để tránh tranh cãi. Một tuần sau, kế toán trưởng gọi lại, xin hoà giải vì nội bộ vừa thay người và chưa ai nắm hồ sơ.
Nếu công ty in nộp đơn ra trọng tài ngay khi hết ba mươi ngày tính từ email đầu, bên kia có thể cãi rằng họ chưa bao giờ nhận được đề nghị hoà giải hợp lệ. Gửi lại đúng địa chỉ và đúng người tốn thêm vài tuần, nhưng làm hồ sơ chắc hơn, và trong ví dụ này còn mở được cánh cửa hoà giải.
Đừng vội kết luận hoà giải là vô ích
Một lời từ chối hoà giải ở thời điểm này không có nghĩa là bên kia sẽ từ chối mãi. Khi nhận được đơn khởi kiện hoặc thông báo của trung tâm trọng tài, nhiều doanh nghiệp mới thực sự nhìn vào rủi ro của mình và chủ động quay lại đề nghị thương lượng. Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép các bên tự thương lượng hoặc yêu cầu hội đồng trọng tài hoà giải trong quá trình tố tụng; ở toà án, hoà giải cũng là một phần của thủ tục tố tụng dân sự.
Vì vậy, cách bạn ứng xử khi bị từ chối cũng quan trọng. Một văn bản chấm dứt hoà giải lịch sự, nêu sự việc khách quan, để lại câu "vẫn sẵn sàng trao đổi nếu quý công ty thay đổi ý kiến" giữ được đường lui cho cả hai. Một văn bản mỉa mai, đe doạ thì đóng cửa luôn cả khả năng hoà giải trong tố tụng.
Cuối cùng, hãy tự hỏi lại: đề nghị hoà giải của mình có quá cứng không, có đòi đủ mọi thứ ngay trong thư không, có đề xuất hoà giải viên mà bên kia khó tin không. Đôi khi bên kia từ chối không phải hoà giải, mà là từ chối cách mời.
Câu hỏi thường gặp
Bên kia từ chối hoà giải có bị phạt gì không?
Không có chế tài hành chính nào cho việc từ chối hoà giải thương mại, vì đây là cơ chế tự nguyện. Nếu hợp đồng có điều khoản hoà giải bắt buộc, việc từ chối là không thực hiện cam kết hợp đồng, nhưng hệ quả thực tế thường chỉ là bên đề nghị được đi tiếp sang trọng tài hoặc toà án.
Chờ bên kia trả lời bao lâu là hợp lý?
Nếu hợp đồng có thời hạn thì theo hợp đồng. Không có thì thường đặt một thời hạn vài tuần cho lần gửi đầu và một thời hạn ngắn hơn cho lần nhắc cuối. Quan trọng hơn con số là thời hạn phải được nêu rõ trong thư và bạn thực sự đi tiếp khi hết hạn.
Bên kia đòi chọn hoà giải viên do họ chỉ định thì có nên chấp nhận?
Không nên chấp nhận người có quan hệ lợi ích với bên kia. Cách thoả hiệp là mỗi bên đề xuất vài người, chọn người có mặt trong cả hai danh sách, hoặc nhờ một tổ chức hoà giải thương mại chỉ định. Hoà giải viên phải trung lập thì kết quả mới có giá trị.
Bên kia rút khỏi hoà giải thì những gì đã nói có bị dùng chống lại mình không?
Theo nguyên tắc bảo mật của hoà giải thương mại, thông tin trao đổi trong hoà giải không được tiết lộ trừ khi các bên đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác. Dù vậy, nên thận trọng khi thừa nhận điều gì trong hoà giải, nhất là ở phiên chung.
Đã khởi kiện rồi có đề nghị hoà giải lại được không?
Được. Đang kiện vẫn có thể thương lượng, hoà giải. Ở trọng tài, các bên có thể tự thoả thuận hoặc yêu cầu hội đồng trọng tài hoà giải; ở toà án, hoà giải là thủ tục trong tố tụng. Kết quả hoà giải khi đó được ghi nhận theo thủ tục của từng nơi.
Bên kia im lặng vì công ty đã ngừng hoạt động thì sao?
Hãy tra cứu tình trạng pháp lý của doanh nghiệp trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp. Nếu đã giải thể, tạm ngừng hay đang phá sản, hướng xử lý khác hẳn, có thể phải nộp yêu cầu đòi nợ theo thủ tục riêng. Trường hợp này nên hỏi luật sư sớm.