Khi hợp đồng không có điều khoản hoà giải, hoà giải thương mại chỉ bắt đầu được nếu bên kia đồng ý, và lá thư đề nghị hoà giải là cửa ngõ của sự đồng ý đó. Một lá thư tốt nêu ngắn gọn tranh chấp, đề nghị cụ thể cách hoà giải, để ngỏ cho bên kia góp ý, và không biến thành thư doạ kiện. Lá thư tồi thì làm bên kia đóng cửa, chuyển hồ sơ cho luật sư, và cơ hội hoà giải mất từ đầu.
Bài này gợi ý bố cục, giọng văn và thời điểm gửi thư đề nghị hoà giải giữa các doanh nghiệp, hộ kinh doanh với nhau, theo khung của Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hoà giải thương mại. Đây không phải mẫu đơn chuẩn của cơ quan nào, mà là những nội dung cần có để lá thư làm được việc của nó.
Khi nào cần thư đề nghị, khi nào chỉ cần thông báo
Nghị định 22/2017/NĐ-CP đặt điều kiện để tranh chấp được giải quyết bằng hoà giải thương mại là các bên có thoả thuận hoà giải, và thoả thuận đó có thể lập trước hoặc sau khi xảy ra tranh chấp. Như vậy có hai trường hợp khác nhau.
Trường hợp hợp đồng đã có điều khoản hoà giải, bạn không cần xin bên kia đồng ý nữa, chỉ cần gửi thông báo khởi động hoà giải đúng theo điều khoản: gửi cho ai, qua kênh nào, trong thời hạn bao lâu, chọn hoà giải viên theo cách nào. Đọc kỹ điều khoản, vì có điều khoản yêu cầu thương lượng trực tiếp một khoảng thời gian trước rồi mới hoà giải.
Nếu không chắc điều khoản trong hợp đồng có phải là điều khoản hoà giải hay chỉ là một câu khuyến khích thương lượng chung chung, cứ coi như cần sự đồng ý của bên kia và viết thư theo hướng mời. Viết thư mời trong khi hợp đồng đã có điều khoản bắt buộc không làm bạn mất gì; còn chỉ gửi thông báo cụt lủn trong khi điều khoản thật ra không ràng buộc thì bên kia dễ bỏ qua, và bạn mất vài tuần chờ đợi mà không nhận được câu trả lời nào.
Trường hợp hợp đồng chưa có điều khoản hoà giải, hoặc tranh chấp không phát sinh từ hợp đồng, thư của bạn thực chất là một lời mời ký thoả thuận hoà giải. Bên kia có quyền từ chối. Vì vậy thư phải thuyết phục được họ rằng hoà giải có lợi cho chính họ, chứ không chỉ có lợi cho bạn. Toàn bộ phần dưới đây nói về trường hợp thứ hai.
Những nội dung thư đề nghị hoà giải nên có
Thư không cần dài, thường một đến hai trang là đủ. Thứ tự gợi ý:
- Thông tin hai bên và quan hệ: tên doanh nghiệp, người đại diện, hợp đồng hoặc giao dịch liên quan, ngày ký.
- Tóm tắt tranh chấp: vài câu trung tính, nêu sự việc và điểm bất đồng, không quy kết. Ví dụ: hai bên chưa thống nhất về số tiền thanh toán đợt cuối của hợp đồng.
- Lập trường ngắn gọn của bạn: bạn yêu cầu gì, căn cứ chính là gì. Không cần trình bày hết chứng cứ ở đây.
- Đề nghị hoà giải cụ thể: hình thức hoà giải viên vụ việc hay qua tổ chức hoà giải thương mại; một vài cái tên hoặc tiêu chí để chọn người; địa điểm hoặc hoà giải trực tuyến; ngôn ngữ; khung thời gian dự kiến.
- Cam kết bảo mật: nêu rằng nội dung trao đổi trong hoà giải được giữ bí mật theo nguyên tắc của hoà giải thương mại.
- Chi phí: đề nghị cách chia chi phí hoà giải, thường là chia đều, để bên kia không lo bị đẩy gánh nặng.
- Thời hạn trả lời: một thời hạn hợp lý để bên kia phản hồi, kèm đầu mối liên lạc.
- Câu bảo lưu quyền: việc đề nghị hoà giải không phải là thừa nhận yêu cầu của bên kia và không làm mất các quyền khác của bạn.
Giọng văn: cứng ở nội dung, mềm ở cách nói
Lỗi hay gặp nhất là trộn thư đòi nợ với thư mời hoà giải. Câu "nếu quý công ty không trả lời trong năm ngày, công ty sẽ khởi kiện ngay" đặt ở cuối một thư mời hoà giải khiến bên kia đọc toàn bộ lá thư như một lời đe doạ. Nếu bạn cần nêu ý định khởi kiện, hãy tách thành một văn bản khác hoặc chỉ nhắc nhẹ rằng các bên đều có quyền theo hợp đồng và pháp luật.
Giọng văn nên ghi nhận quan hệ: nhắc tới thời gian hợp tác, những giao dịch đã suôn sẻ, mong muốn giữ quan hệ trong tương lai nếu có thể. Đây không phải lời khen sáo; nó cho bên kia thấy bạn ngồi vào bàn để tìm lối ra chứ không phải để thắng. Nội dung yêu cầu thì vẫn rõ ràng, có con số, có căn cứ.
Tránh từ ngữ quy kết như "gian lận", "cố tình chiếm đoạt", "lừa dối" trong thư đề nghị hoà giải. Nếu thật sự có dấu hiệu đó, vụ việc có thể không còn hợp với hoà giải, và bạn cần ý kiến luật sư trước khi gửi bất cứ thư nào. Lưu ý thêm: người ký thư nên là người có thẩm quyền quyết định hoặc được uỷ quyền rõ, để bên kia thấy đề nghị có trọng lượng.
Chọn thời điểm gửi thư
Cùng một lá thư, gửi đúng lúc thì được nhận lời, gửi sai lúc thì bị phớt lờ. Bảng dưới gợi ý theo diễn biến tranh chấp.
| Giai đoạn tranh chấp | Có nên gửi thư đề nghị hoà giải | Ghi chú |
|---|---|---|
| Mới phát sinh, chưa trao đổi gì | Thường quá sớm | Nên thương lượng trực tiếp trước; nhiều việc xong ngay ở bước này |
| Đã thương lượng, mỗi bên giữ lập trường | Thời điểm tốt nhất | Hai bên đã biết rõ điểm bất đồng, hoà giải viên có điểm xuất phát |
| Bên kia im lặng sau nhiều lần nhắc | Có thể, kèm thời hạn trả lời | Nếu vẫn im lặng, coi như từ chối và cân nhắc kênh khác |
| Sắp hết thời hiệu khởi kiện | Thận trọng | Hoà giải không mặc nhiên dừng thời hiệu; hỏi luật sư cách bảo vệ quyền khởi kiện |
| Đã nộp đơn ra trọng tài hoặc toà án | Vẫn được | Hoà giải song song với tố tụng, xem thêm bài về hoà giải khi đang kiện |
Nếu đã gần hết thời hiệu, có thể cần nộp đơn khởi kiện để giữ quyền rồi vẫn tiếp tục hoà giải song song. Cách xử lý cụ thể phụ thuộc vào loại tranh chấp, nên hỏi ý kiến luật sư khi rơi vào tình huống này.
Đính kèm gì và không nên đính kèm gì
Thư đề nghị hoà giải nên đính kèm những tài liệu cả hai bên đều đã có: hợp đồng, phụ lục, bảng đối chiếu công nợ, các thư từ trao đổi chính. Mục đích là để bên kia và hoà giải viên tương lai nắm được sự việc, không phải để chứng minh bạn đúng.
Không nên đính kèm toàn bộ chứng cứ bạn đang có, nhất là những chứng cứ bên kia chưa biết. Nếu hoà giải không thành, những chứng cứ đó có thể quan trọng hơn ở trọng tài hay toà án. Cũng không nên đính kèm ý kiến pháp lý của luật sư bên bạn; nó thường làm bên kia phản ứng bằng cách thuê luật sư phản bác, và cuộc hoà giải biến thành cuộc tranh luận pháp lý.
Nếu bạn đề xuất tên hoà giải viên cụ thể, hãy đề xuất hai đến ba người để bên kia có lựa chọn, và nêu tiêu chí: hiểu ngành, không có quan hệ với bên nào, có lịch trống. Đề xuất chỉ một người do bạn quen biết dễ khiến bên kia nghi ngờ tính trung lập.
Ví dụ giả định: một lá thư bị từ chối và một lá thư được nhận lời
Một công ty phân phối thiết bị ở Hải Phòng muốn đòi đại lý cấp dưới khoản tiền hàng còn treo. Thư đầu tiên do kế toán soạn: mở đầu bằng "quý công ty đã vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ thanh toán", kê số nợ, đòi lãi theo mức cao nhất, cuối thư thêm câu "chúng ta có thể hoà giải nếu quý công ty muốn, nếu không sẽ khởi kiện". Đại lý chuyển thư cho luật sư, luật sư trả lời bác bỏ toàn bộ số nợ vì một lô hàng còn tranh chấp chất lượng.
Ba tuần sau, giám đốc công ty phân phối gửi thư thứ hai. Thư nhắc mối quan hệ năm năm, ghi nhận đại lý có ý kiến về lô hàng tháng trước, đề nghị đưa cả hai vấn đề, tiền hàng và chất lượng lô hàng, vào một buổi hoà giải với một hoà giải viên hiểu ngành thiết bị, chi phí chia đôi, đề xuất ba người để đại lý chọn, đề nghị trả lời trong mười ngày. Đại lý nhận lời.
Khác biệt giữa hai lá thư không nằm ở số tiền đòi, cũng không nằm ở mức độ cứng rắn, mà ở chỗ lá thư thứ hai thừa nhận có một vấn đề mà bên kia quan tâm, và đề nghị một cách giải quyết cả hai vấn đề cùng lúc. Bên nhận thư thấy mình có lợi khi ngồi vào bàn.
Gửi thư qua kênh nào và giữ bằng chứng đã gửi
Gửi theo địa chỉ liên lạc ghi trong hợp đồng. Nếu hợp đồng quy định kênh thông báo, ví dụ thư bảo đảm tới trụ sở hoặc email của người đại diện, thì dùng đúng kênh đó. Gửi song song qua email và thư bảo đảm có báo phát là cách phổ biến để vừa nhanh vừa có bằng chứng.
Lưu lại bản thư đã gửi, biên lai, báo phát, email gửi kèm thời gian. Nếu bên kia không trả lời, những bằng chứng này cho thấy bạn đã thiện chí đề nghị giải quyết ngoài toà. Một số hợp đồng có điều khoản bắt buộc hoà giải trước khi kiện; chứng minh đã đề nghị hoà giải giúp bạn tránh bị cho là bỏ qua bước này.
Khi bên kia trả lời đồng ý, bước tiếp theo là lập thoả thuận hoà giải bằng văn bản, ghi rõ phạm vi tranh chấp, hoà giải viên, quy tắc hoà giải áp dụng, bảo mật, chi phí và thời hạn. Đừng dừng ở email "đồng ý hoà giải" vì nó quá mơ hồ cho các bước sau.
Câu hỏi thường gặp
Thư đề nghị hoà giải có bắt buộc theo mẫu nào không?
Không có mẫu bắt buộc. Thư chỉ cần đủ thông tin để bên kia hiểu tranh chấp và đề nghị hoà giải: các bên, sự việc, yêu cầu, cách hoà giải dự kiến, thời hạn trả lời. Nếu đề nghị hoà giải qua một tổ chức hoà giải thương mại, tổ chức đó có thể có quy tắc và mẫu riêng.
Có nên nêu con số mình chấp nhận ngay trong thư không?
Thường không nên. Nêu con số yêu cầu và căn cứ là đủ. Mức sẵn sàng nhượng bộ là thông tin để dùng trong phòng hoà giải, thường trong buổi gặp riêng với hoà giải viên. Đưa ra quá sớm làm bạn mất chỗ để thương lượng.
Bên kia trả lời đồng ý hoà giải qua tin nhắn thì có đủ không?
Tin nhắn cho thấy thiện chí nhưng chưa đủ làm thoả thuận hoà giải đầy đủ. Hãy lập văn bản thoả thuận hoà giải ghi rõ phạm vi, hoà giải viên, chi phí, bảo mật, thời hạn, có chữ ký của người có thẩm quyền hai bên.
Thư đề nghị hoà giải có được dùng làm chứng cứ ở toà không?
Bản thân việc đã gửi thư đề nghị có thể được dùng để chứng minh bạn đã đề nghị giải quyết ngoài toà. Còn nội dung trao đổi trong quá trình hoà giải thì thuộc nguyên tắc bảo mật. Vì vậy thư nên viết như một văn bản có thể bị người khác đọc.
Gửi thư đề nghị hoà giải có làm mất quyền đòi phạt hợp đồng không?
Không, nếu bạn bảo lưu quyền trong thư. Câu bảo lưu nên nêu rõ việc đề nghị hoà giải không phải là từ bỏ hay thừa nhận bất kỳ yêu cầu nào. Thời hạn khởi kiện vẫn chạy, nên theo dõi song song.
Nên gửi cho ai trong công ty bên kia?
Gửi cho người đại diện theo pháp luật hoặc đầu mối ghi trong hợp đồng, có thể đồng gửi cho người phụ trách trực tiếp giao dịch. Gửi chỉ cho nhân viên cấp dưới dễ bị bỏ qua hoặc chậm tới người quyết định.