Khi nhà cung cấp nước ngoài đã nhận cọc mà giao thiếu, giao sai quy cách hoặc chậm mãi không giao, doanh nghiệp nhập khẩu nhỏ cần làm ba việc theo thứ tự: chốt bằng chứng sai lệch, thông báo đúng hạn bằng văn bản, rồi mới chọn giữa đòi giao bù, giảm giá, huỷ phần hợp đồng và đòi lại tiền. Bỏ qua bước thông báo hay thông báo mơ hồ là cách mất quyền phổ biến nhất, vì sau đó nhà cung cấp có thể lập luận rằng hàng đã được chấp nhận.
Bài không lặp lại cách viết thư khiếu nại hay cách thẩm định nhà cung cấp trước khi mua; trọng tâm là sau khi thư đã gửi mà nhà cung cấp không hợp tác thì đi tiếp thế nào, và kênh nào hợp với khoản tiền mà một doanh nghiệp nhỏ thường gặp. Ví dụ trong bài đều là ví dụ giả định, không nêu tên doanh nghiệp hay sàn giao dịch cụ thể.
Ba kiểu sai lệch và quyền tương ứng
Mỗi kiểu sai lệch dẫn đến một nhóm quyền khác nhau. Gọi đúng tên vấn đề giúp yêu cầu của bạn rõ ràng và khó bị bác. Giao thiếu số lượng: bạn có thể yêu cầu giao bù phần thiếu, hoặc chỉ trả tiền tương ứng phần đã nhận, và đòi bồi thường thiệt hại nếu việc thiếu làm bạn lỡ đơn hàng của chính mình. Giao sai quy cách, chất lượng: tuỳ mức độ, yêu cầu sửa chữa, thay thế, giảm giá; với sai lệch nghiêm trọng làm mất mục đích hợp đồng, có thể huỷ hợp đồng. Chậm giao hoặc không giao: có thể cho thêm một thời hạn hợp lý, hết hạn mà vẫn không giao thì huỷ hợp đồng và đòi lại tiền cọc cùng thiệt hại.
Theo CISG, áp dụng cho nhiều hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế khi hai bên ở nước thành viên và không loại trừ, bên mua có các quyền như yêu cầu thực hiện, giảm giá, huỷ hợp đồng khi vi phạm cơ bản, và đòi bồi thường thiệt hại. Việt Nam là thành viên CISG từ ngày 1/1/2017. Nếu hợp đồng chọn luật khác, cần đối chiếu luật đó.
Điểm chung của mọi quyền: bạn phải chứng minh sai lệch so với điều đã thoả thuận. Vì vậy đơn đặt hàng có mô tả quy cách cụ thể, có mẫu xác nhận, sẽ quyết định phần lớn kết quả.
Chốt bằng chứng khi hàng về
Hàng nhập về kho là lúc dễ mất chứng cứ nhất: nhân viên mở thùng, dùng thử, trộn với hàng cũ. Một quy trình nhận hàng ngắn sẽ giữ được những thứ quan trọng.
- Chụp ảnh và quay video lúc mở container hoặc kiện hàng, thấy rõ số niêm phong, nhãn kiện, tình trạng đóng gói.
- Lập biên bản nhận hàng: số kiện, số lượng thực đếm, chênh lệch so với phiếu đóng gói và hoá đơn; có chữ ký người nhận và, nếu được, người giao.
- Tách riêng phần hàng nghi sai quy cách, không đưa vào sản xuất hay bán; đánh dấu và để nguyên tình trạng.
- Đối chiếu với đơn đặt hàng, bản vẽ, mẫu đã duyệt; ghi lại cụ thể từng điểm khác biệt, kèm phép đo.
- Với hàng kỹ thuật hoặc giá trị lớn, mời tổ chức giám định độc lập; với hàng đơn giản, biên bản tự kiểm có ảnh rõ ràng thường đủ cho bước thương lượng.
- Lưu chứng từ hải quan, vận đơn, chứng từ thanh toán, toàn bộ email trao đổi về quy cách trước khi sản xuất.
Nếu hàng thiếu do mất mát trên đường vận chuyển, hồ sơ này còn dùng để làm việc với người vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm hàng hoá, tuỳ điều kiện giao hàng.
Khi thư khiếu nại không được trả lời thoả đáng
Nhà cung cấp phản ứng theo vài kiểu quen thuộc: hứa giao bù ở đơn sau nhưng không nói rõ khi nào; đổ lỗi cho người vận chuyển; nói quy cách "trong dung sai ngành"; hoặc im lặng. Mỗi kiểu cần một bước tiếp theo khác nhau.
Với lời hứa giao bù mơ hồ, yêu cầu xác nhận bằng văn bản số lượng, quy cách, ngày giao và ai chịu cước. Với việc đổ lỗi cho vận chuyển, kiểm điều kiện giao hàng xem rủi ro đã chuyển sang bạn chưa; nếu chưa, đó vẫn là việc của nhà cung cấp. Với lập luận "dung sai ngành", yêu cầu dẫn chiếu tiêu chuẩn cụ thể, và đối chiếu với quy cách đã ghi trong đơn hàng; thoả thuận cụ thể thường được ưu tiên hơn thông lệ chung.
Với trường hợp im lặng, gửi một thư nêu rõ: sai lệch đã thông báo ngày nào, yêu cầu cụ thể, thời hạn cuối để khắc phục, và hậu quả nếu không khắc phục, chẳng hạn bạn sẽ huỷ phần hợp đồng liên quan và đòi lại tiền. Một thời hạn bổ sung rõ ràng như vậy giúp việc huỷ hợp đồng sau đó có căn cứ hơn.
Các kênh đòi lại tiền và mức phù hợp
Sau thương lượng, các kênh có thể dùng phụ thuộc vào hợp đồng, phương thức thanh toán và nơi nhà cung cấp có tài sản. Bảng dưới không nêu chi phí, chỉ nêu điều kiện và mức phù hợp chung.
| Kênh | Điều kiện | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| Cơ chế khiếu nại của sàn B2B | Giao dịch thực hiện và thanh toán qua sàn có chương trình bảo vệ người mua | Đơn nhỏ, còn trong thời hạn khiếu nại của sàn |
| Thư tín dụng hoặc nhờ thu | Đã thanh toán qua ngân hàng với bộ chứng từ | Chứng từ chưa được chấp nhận hoặc có bất hợp lệ |
| Hoà giải có trung gian | Hai bên cùng đồng ý | Nhà cung cấp còn muốn giữ khách, chỉ chênh nhau về mức bù |
| Trọng tài | Có điều khoản hoặc thoả thuận trọng tài | Giá trị đủ lớn, nhà cung cấp có tài sản ở nước thành viên Công ước New York |
| Toà án nước nhà cung cấp | Toà nước đó có thẩm quyền | Không có trọng tài, nhà cung cấp có tài sản tại chỗ |
| Toà án Việt Nam | Toà Việt Nam có thẩm quyền | Nhà cung cấp có văn phòng, tài sản hoặc khoản phải thu tại Việt Nam |
Nếu bạn chuyển khoản trơn ngoài sàn, kênh bảo vệ người mua của sàn thường không còn áp dụng. Đây là một lý do để giữ thanh toán đi qua kênh có cơ chế khiếu nại, nhất là với nhà cung cấp mới.
Đòi giao bù hay huỷ hợp đồng: cân theo nhu cầu thật
Phản xạ đầu tiên của nhiều chủ doanh nghiệp là đòi lại toàn bộ tiền. Nhưng huỷ hợp đồng là biện pháp nặng, cần căn cứ vững, và không phải lúc nào cũng có lợi cho bạn. Nếu bạn vẫn cần đúng mặt hàng đó, tìm nhà cung cấp mới mất nhiều tháng, thì yêu cầu giao bù, thay thế hoặc giảm giá thường giải quyết nhu cầu thật nhanh hơn.
Huỷ hợp đồng hợp lý khi sai lệch làm mất mục đích mua hàng: linh kiện không lắp được, nguyên liệu không đạt chuẩn để sản xuất, hàng chậm đến mức lỡ mùa bán. Theo CISG, việc huỷ thường gắn với vi phạm cơ bản, hoặc với việc bên bán không giao trong thời hạn bổ sung mà bên mua đã cho. Huỷ không đúng căn cứ có thể khiến chính bạn bị coi là vi phạm.
Một cách cân thực tế là đặt ba câu hỏi. Hàng này còn dùng được, sửa được với chi phí hợp lý không? Nhà cung cấp còn năng lực giao bù đúng hạn không? Nếu huỷ, bạn có nguồn thay thế và có giữ được bằng chứng thiệt hại phát sinh khi mua chỗ khác không? Ghi câu trả lời ra giấy trước khi gửi thông báo huỷ, và nếu vẫn phân vân, chọn cách cho thêm thời hạn rõ ràng trước khi huỷ.
Ví dụ giả định: xưởng cơ khí nhỏ nhập linh kiện
Ví dụ giả định: một xưởng cơ khí ở Bắc Ninh đặt linh kiện từ một nhà sản xuất ở nước ngoài, đặt cọc một phần ba, phần còn lại trả trước khi giao. Lô hàng về thiếu khoảng một phần mười số lượng, và một phần linh kiện có kích thước lỗ lệch so với bản vẽ đã duyệt.
Xưởng lập biên bản nhận hàng có video, đo mẫu ngẫu nhiên theo bản vẽ, gửi thông báo trong tuần đầu nêu rõ số lượng thiếu, số linh kiện lệch kích thước, kèm ảnh và số liệu đo. Nhà cung cấp thừa nhận thiếu, nhưng cho rằng sai kích thước "trong dung sai". Xưởng dẫn lại dung sai ghi trên bản vẽ đã ký duyệt.
Hai bên họp trực tuyến. Nhà cung cấp đồng ý giao bù phần thiếu ở chuyến sau, chịu cước, và giảm giá phần linh kiện lệch mà xưởng vẫn gia công lại được, với điều kiện xưởng gửi chi phí gia công có chứng từ. Thoả thuận được ghi thành phụ lục có chữ ký hai bên, nêu ngày giao bù và hệ quả nếu chậm. Đơn sau, xưởng thêm bước duyệt mẫu đầu loạt trước khi nhà cung cấp sản xuất hàng loạt.
Những chỗ doanh nghiệp nhỏ hay tự làm mất quyền
Đưa hàng sai vào sản xuất trước khi thông báo. Khi đã dùng hàng mà không bảo lưu, bạn khó chứng minh tình trạng ban đầu, và nhà cung cấp có thể cho rằng bạn đã chấp nhận hàng.
Thông báo bằng tin nhắn thoại hoặc gọi điện. Không có văn bản, không có ngày giờ rõ ràng. Luôn xác nhận lại bằng email nêu chi tiết sai lệch, kể cả khi đã trao đổi qua điện thoại.
Trả nốt tiền khi chưa kiểm hàng. Điều kiện thanh toán trả hết trước khi giao làm bạn mất đòn bẩy lớn nhất. Với nhà cung cấp mới, giữ lại một phần thanh toán sau khi kiểm hàng nếu đàm phán được.
Chấp nhận "giao bù đơn sau" mà không có văn bản. Lời hứa miệng dễ bị quên hoặc tính vào đơn sau với giá khác. Ghi rõ số lượng, quy cách, thời hạn và ai chịu chi phí.
Để quá thời hạn khiếu nại trong hợp đồng hoặc điều kiện của sàn. Mỗi kênh có hạn riêng. Ghi các mốc ngay khi nhận hàng, đừng chờ hết mùa bán mới xử lý.
Câu hỏi thường gặp
Có được tự giữ lại tiền thanh toán còn lại khi hàng giao sai không?
Tuỳ hợp đồng và luật áp dụng. Việc giữ lại phần tiền tương ứng với phần hàng sai thường có cơ sở hơn việc giữ toàn bộ. Hãy thông báo bằng văn bản lý do giữ lại và số tiền cụ thể, để không bị coi là vi phạm nghĩa vụ thanh toán một cách vô cớ.
Nhà cung cấp đề nghị hoàn tiền bằng tín dụng cho đơn sau thì có nên nhận?
Có thể nhận nếu bạn biết rõ mình còn mua tiếp và tín dụng được ghi rõ giá trị, thời hạn sử dụng, điều kiện áp dụng. Nếu bạn định ngừng hợp tác, hãy yêu cầu hoàn tiền, vì tín dụng cho đơn sau sẽ mất giá trị khi không còn đơn nào.
Có cần giám định độc lập cho mọi lô hàng sai không?
Không phải lúc nào cũng cần. Với sai lệch số lượng hoặc sai lệch dễ đo, biên bản nhận hàng có ảnh, video và phép đo rõ ràng thường đủ để thương lượng. Giám định độc lập đáng làm khi giá trị lớn, sai lệch phức tạp hoặc nhà cung cấp phủ nhận.
Nhà cung cấp ở nước ngoài có văn phòng đại diện tại Việt Nam, có kiện ở Việt Nam được không?
Văn phòng đại diện không phải pháp nhân riêng, nhưng sự hiện diện này có thể liên quan đến việc xác định thẩm quyền và nơi có tài sản để thi hành. Nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài thì phải theo điều khoản đó. Đây là điểm nên hỏi người làm nghề trước khi chọn nơi kiện.
Có thể vừa thương lượng vừa chuẩn bị kiện không?
Có và nên làm vậy. Thương lượng thiện chí không cản việc bạn gom hồ sơ, theo dõi thời hiệu, tìm hiểu kênh có thể dùng. Chỉ cần tránh gửi những lời đe doạ không có căn cứ trong khi thương lượng, vì điều đó thường làm bên kia đóng cửa.
Nếu nhà cung cấp biến mất sau khi nhận cọc thì sao?
Đó có thể là dấu hiệu lừa đảo chứ không còn là tranh chấp hợp đồng thông thường. Hãy báo ngay ngân hàng để thử tra soát, thu hồi giao dịch nếu còn kịp, báo sàn nếu giao dịch qua sàn, và lưu toàn bộ bằng chứng. Việc trình báo cơ quan chức năng ở nước sở tại hoặc tại Việt Nam cần người làm nghề hướng dẫn.