Khi hợp đồng với đối tác nước ngoài không nói gì về cách giải quyết tranh chấp, mặc định là việc đó thuộc về toà án — nhưng toà án nước nào thì phải xác định theo pháp luật từng nước, và bên kia có quyền kiện ở nước họ. Trọng tài chỉ mở ra khi hai bên cùng đồng ý bằng văn bản, kể cả khi thoả thuận đó được lập sau khi tranh chấp đã xảy ra. Vì vậy việc đầu tiên không phải là viết đơn kiện mà là khoanh lại: mình đang có những văn bản nào, bên kia có tài sản ở đâu, và có còn cửa để hai bên ngồi lại chọn một kênh chung hay không.
Tình huống này rất phổ biến ở doanh nghiệp nhỏ: đơn hàng chốt qua email, ứng dụng nhắn tin, một tờ báo giá có chữ ký hoặc một hoá đơn chiếu lệ (proforma invoice). Không ai nghĩ tới tranh chấp cho đến khi hàng bị chê, tiền bị giữ. Bài đi theo thứ tự việc cần làm, kèm ví dụ giả định, để bạn biết chỗ nào tự xử lý được và chỗ nào cần người làm nghề.
Vì sao "không có điều khoản" không có nghĩa là không có luật
Một hợp đồng mua bán hàng hoá vẫn hình thành dù không có văn bản tên là "hợp đồng". Chuỗi email chào giá, xác nhận đặt hàng, chuyển tiền đặt cọc, giao hàng đã đủ để chứng minh hai bên có quan hệ hợp đồng. Thứ thiếu chỉ là phần các bên tự chọn: chọn toà hay trọng tài, chọn nơi, chọn luật. Khi các bên không chọn, pháp luật của từng nước sẽ lấp chỗ trống bằng quy tắc mặc định của nó.
Quy tắc mặc định có hai lớp. Lớp thứ nhất là thẩm quyền: toà án nước nào được thụ lý. Mỗi nước tự quy định toà án của mình được xét những vụ có yếu tố nước ngoài nào, thường dựa trên nơi bị đơn có trụ sở, nơi thực hiện hợp đồng, nơi có tài sản. Nghĩa là có thể cùng lúc toà Việt Nam và toà nước đối tác đều cho rằng mình có thẩm quyền. Lớp thứ hai là luật áp dụng: dù xét ở đâu, nội dung tranh chấp được giải quyết theo luật nào. Với mua bán hàng hoá giữa doanh nghiệp ở hai nước cùng là thành viên Công ước Liên Hợp Quốc về hợp đồng mua bán hàng hoá quốc tế (CISG), công ước này thường được áp dụng trừ khi hai bên loại trừ; Việt Nam là thành viên CISG, có hiệu lực với Việt Nam từ ngày 1/1/2017.
Hệ quả thực tế: việc thiếu điều khoản không làm bạn mất quyền đòi, nhưng làm con đường dài hơn và khó đoán hơn. Bạn phải tốn công xác định nơi kiện, và bên kia có thể chọn nơi có lợi cho họ trước.
Gom lại những gì đang có trước khi chọn kênh
Trước khi nghĩ đến trọng tài hay toà, hãy dựng một bộ hồ sơ gốc. Nó dùng được cho mọi kênh, kể cả thương lượng. Doanh nghiệp nhỏ hay để tài liệu rải ở hộp thư cá nhân của nhân viên kinh doanh, nên việc gom phải làm sớm, trước khi người đó nghỉ việc hoặc mất máy.
- Chuỗi trao đổi gốc: email chào giá, email xác nhận, tin nhắn trên ứng dụng, xuất ra định dạng giữ được ngày giờ và địa chỉ người gửi; đừng chỉ chụp màn hình.
- Chứng từ giao dịch: báo giá, hoá đơn chiếu lệ, hoá đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, tờ khai hải quan, chứng từ chuyển tiền và báo có của ngân hàng.
- Bằng chứng về hàng: ảnh và biên bản đóng hàng, kết quả kiểm định trước khi xuất nếu có, mẫu lưu, thư phản hồi của khách về chất lượng.
- Điều kiện chung đính kèm: mặt sau báo giá, chân email, tệp "điều khoản bán hàng" trên hồ sơ năng lực. Nhiều khi điều khoản giải quyết tranh chấp nằm ở đó mà không ai để ý, và câu hỏi lúc này là nó có được bên kia chấp nhận không.
- Thông tin về bên kia: tên pháp nhân chính xác, nước đăng ký, địa chỉ, người đại diện, ngân hàng nhận tiền; tài sản hay khoản phải thu của họ đang ở đâu.
- Bảng tính số tiền: tiền gốc, phần đã thanh toán, phần còn lại, chi phí phát sinh có chứng từ; tách rõ để sau này yêu cầu không bị bác vì lẫn lộn.
Có bộ hồ sơ này, bạn mới trả lời được câu hỏi quan trọng nhất ở các mục sau: kiện ở đâu thì đòi được tiền thật.
Các kênh còn mở khi hợp đồng im lặng
Không có điều khoản không có nghĩa chỉ còn một đường. Bảng dưới so các kênh theo góc nhìn doanh nghiệp nhỏ, không bàn đến mức phí vì mỗi nơi mỗi khác.
| Kênh | Điều kiện để dùng | Điểm mạnh | Điểm vướng |
|---|---|---|---|
| Thương lượng trực tiếp | Bên kia còn trả lời | Nhanh, giữ quan hệ, không lộ ra ngoài | Không ràng buộc nếu không ký văn bản kết quả |
| Hoà giải thương mại | Hai bên đồng ý mời hoà giải viên | Có người trung gian giúp cân lại yêu cầu | Bên kia có thể từ chối; kết quả cần viết chặt để thi hành |
| Trọng tài | Phải có thoả thuận trọng tài bằng văn bản, lập sau tranh chấp cũng được | Phán quyết dễ đem đi thi hành ở nhiều nước nhờ Công ước New York | Cần bên kia ký thoả thuận; khi đã căng thẳng họ thường không ký |
| Toà án Việt Nam | Toà Việt Nam có thẩm quyền theo quy định về vụ việc có yếu tố nước ngoài | Gần, dùng tiếng Việt, quen thủ tục | Tống đạt ra nước ngoài lâu; bản án đem ra nước khác thi hành rất khó |
| Toà án nước đối tác | Thường có thẩm quyền vì bị đơn đặt trụ sở ở đó | Bản án thi hành ngay trên tài sản của họ | Xa, ngôn ngữ và luật lạ, phải thuê luật sư nước sở tại |
Điểm hay bị bỏ sót là cột cuối của dòng toà án Việt Nam: thắng ở Việt Nam mà bên kia không có tài sản ở Việt Nam thì bản án có thể chỉ nằm trên giấy, vì chưa có điều ước toàn cầu nào về công nhận bản án rộng như Công ước New York về phán quyết trọng tài.
Thoả thuận trọng tài sau khi đã có tranh chấp: lúc nào còn khả thi
Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép các bên lập thoả thuận trọng tài trước hoặc sau khi xảy ra tranh chấp. Với doanh nghiệp nhỏ đang vướng với đối tác nước ngoài, đây thường là phương án tốt nhất nếu còn kịp, vì nó giải quyết cùng lúc ba câu hỏi: ai xử, ở đâu, theo thủ tục nào. Một văn bản ngắn vài đoạn, hai bên ký, đã đủ hình thức.
Thời điểm khả thi nhất là khi tranh chấp mới nhen: hàng bị chê nhưng hai bên vẫn email qua lại, vẫn muốn làm tiếp đơn sau. Khi đó đề xuất "nếu không thống nhất được thì để một hội đồng trọng tài trung lập xử, thay vì kiện nhau ở toà nước mình" nghe hợp lý với cả hai. Khi bên kia đã ngừng trả lời hoặc đã thuê luật sư thì cơ hội này gần như đóng lại, vì bên đang giữ tiền không có lý do gì để mở thêm một cửa cho bạn.
Nội dung tối thiểu nên có: tranh chấp nào được đưa ra (ghi rõ đơn hàng, số hoá đơn), hình thức trọng tài và tổ chức trọng tài hoặc cách lập hội đồng, địa điểm trọng tài, ngôn ngữ, luật áp dụng cho nội dung. Đừng chép một câu mẫu từ mạng rồi để trống phần tên tổ chức; lỗi mơ hồ như vậy có thể khiến chính thoả thuận mới sinh tranh cãi. Với giá trị lớn, nhờ người làm nghề rà trước khi gửi.
Trình tự xử lý gợi ý trong 60 ngày đầu
Thứ tự dưới đây là khung tham khảo cho một tranh chấp thanh toán hoặc chất lượng thông thường; mốc ngày chỉ để định nhịp, không phải thời hạn luật định.
- Tuần 1: gom hồ sơ gốc, tính số tiền, xác định pháp nhân và nơi có tài sản của bên kia.
- Tuần 1–2: gửi một thư nêu rõ yêu cầu, căn cứ, hạn trả lời; giọng bình tĩnh, gửi qua kênh để lại dấu vết (email công ty, dịch vụ chuyển phát có xác nhận).
- Tuần 2–4: nếu bên kia còn đối thoại, đề nghị họp trực tuyến; đồng thời đưa ra đề xuất bằng văn bản về kênh giải quyết nếu không thống nhất (hoà giải hoặc trọng tài).
- Tuần 4–6: nếu có kết quả thương lượng, ghi thành văn bản ký hai bên, kèm lịch thanh toán và hậu quả khi chậm.
- Tuần 6–8: nếu bên kia không đồng ý kênh nào, đánh giá với người làm nghề: kiện ở toà Việt Nam hay toà nước họ, dựa trên nơi có tài sản và số tiền.
- Suốt quá trình: ghi chú thời hiệu. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại theo pháp luật Việt Nam thường là hai năm kể từ khi quyền lợi bị xâm phạm, nhưng luật nước khác có thể khác; đừng để thương lượng kéo dài làm trôi mất quyền.
Ở bước cân nhắc toà nước nào, nếu số tiền đáng kể, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được chỉ ra các câu hỏi cần làm rõ trước khi thuê luật sư nước sở tại.
Một ví dụ giả định: xưởng gỗ nhỏ và khách ở châu Âu
Ví dụ giả định: một xưởng đồ gỗ ở Bình Dương cũ (nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh) bán hai container bàn ghế cho một nhà nhập khẩu ở châu Âu. Đơn hàng chốt qua email, khách đặt cọc ba mươi phần trăm, phần còn lại trả khi nhận bản sao vận đơn. Hàng đi, khách báo một phần mặt bàn bị nứt, giữ lại số tiền còn lại và đòi giảm giá sâu. Không văn bản nào nói về tranh chấp.
Cách xưởng xử lý hợp lý: gom ngay ảnh đóng hàng, biên bản kiểm hàng trước khi xuất, độ ẩm gỗ đo tại xưởng; đề nghị khách gửi ảnh, số lượng hỏng, đề xuất giám định độc lập tại kho của khách. Trong cùng email, xưởng đề xuất: nếu không thống nhất trong ba mươi ngày, hai bên đưa tranh chấp ra trọng tài, địa điểm ở một nước thứ ba trung lập, ngôn ngữ tiếng Anh.
Khách đồng ý giám định nhưng không ký điều khoản trọng tài. Lúc này xưởng cân: khách có tài sản và hoạt động ở nước họ, không có gì ở Việt Nam. Kiện ở toà Việt Nam có thể thắng nhưng khó thu tiền. Xưởng quyết định dùng kết quả giám định làm cơ sở thương lượng tiếp, chấp nhận giảm một phần tương ứng với số hàng hỏng có thật, và lần sau đưa điều khoản tranh chấp vào ngay báo giá.
Để đơn hàng sau không lặp lại
Bài học lớn nhất từ tình huống không có điều khoản là sửa quy trình bán hàng, không phải chỉ sửa một hợp đồng. Doanh nghiệp nhỏ không cần bộ hợp đồng dày, chỉ cần vài thói quen đều đặn.
- Đưa một điều khoản giải quyết tranh chấp ngắn, rõ vào mẫu báo giá và hoá đơn chiếu lệ, và yêu cầu khách ký xác nhận tài liệu đó chứ không chỉ trả lời "OK" qua tin nhắn.
- Ghi rõ luật áp dụng; nếu muốn loại trừ hoặc giữ CISG thì nói thẳng, đừng để người đọc phải đoán.
- Thống nhất một ngôn ngữ chính cho hợp đồng và thư từ; nếu song ngữ thì ghi bản nào ưu tiên.
- Với khách mới, cân nhắc điều kiện thanh toán an toàn hơn thay vì trông vào kiện tụng sau này: tiền trả trước lớn hơn, nhờ thu qua ngân hàng hoặc thư tín dụng cho đơn lớn.
- Lưu toàn bộ trao đổi trên hộp thư của công ty, không dùng tài khoản cá nhân cho giao dịch chính.
Những việc này tốn ít công hơn rất nhiều so với một vụ tranh chấp xuyên biên giới mà không biết bắt đầu từ đâu.
Câu hỏi thường gặp
Chuỗi email xác nhận đơn hàng có được coi là hợp đồng không?
Thường là có. Hợp đồng mua bán hàng hoá có thể hình thành qua chào hàng và chấp nhận bằng email, kèm việc thực hiện như đặt cọc, giao hàng. Điều cần kiểm là nội dung chính đã được hai bên thống nhất chưa, như hàng gì, số lượng, giá, điều kiện giao, và ai là người có thẩm quyền xác nhận phía bên kia.
Sau khi đã tranh chấp, có buộc bên kia đồng ý ra trọng tài được không?
Không. Trọng tài dựa hoàn toàn trên sự đồng ý của các bên. Bạn chỉ có thể đề xuất và giải thích lợi ích chung, chẳng hạn phán quyết dễ thi hành, xử kín, chọn được người xử am hiểu ngành. Nếu bên kia từ chối, kênh còn lại là thương lượng, hoà giải tự nguyện hoặc toà án có thẩm quyền.
Kiện ở toà Việt Nam có lợi gì khi đối tác ở nước ngoài?
Lợi thế là gần, dùng tiếng Việt và bạn quen thủ tục. Nhưng việc gửi giấy tờ cho bị đơn ở nước ngoài thường kéo dài, và nếu bị đơn không có tài sản ở Việt Nam thì bản án phải được nước kia công nhận mới thi hành được, điều không phải nước nào cũng chấp nhận. Vì vậy cần cân nơi có tài sản trước khi chọn.
CISG có tự động áp dụng cho đơn hàng của doanh nghiệp nhỏ không?
Nếu đây là mua bán hàng hoá giữa hai doanh nghiệp có trụ sở ở hai nước thành viên và hợp đồng không loại trừ, CISG thường được áp dụng, không phân biệt doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Một số loại giao dịch nằm ngoài phạm vi công ước. Khi không chắc, hãy đối chiếu nước của đối tác có phải thành viên không và đọc kỹ điều kiện chung đã trao đổi.
Có nên gửi thư doạ kiện ngay khi bên kia giữ tiền không?
Thư đầu tiên nên nêu rõ yêu cầu và căn cứ, giọng bình tĩnh, có hạn trả lời. Doạ kiện quá sớm khi chưa biết sẽ kiện ở đâu thường làm bên kia cứng lại và mất cơ hội thoả thuận kênh giải quyết. Hãy giữ lời cảnh báo về biện pháp pháp lý cho thư sau, khi bạn đã đánh giá xong phương án thật.
Mất bao lâu thì quyền khởi kiện hết hạn?
Theo pháp luật Việt Nam, thời hiệu khởi kiện tranh chấp thương mại thường là hai năm kể từ khi quyền và lợi ích bị xâm phạm. Nếu tranh chấp được xử ở nước khác hoặc theo luật nước khác, thời hạn có thể khác. Hãy ghi mốc ngày từ sớm và hỏi người làm nghề khi thương lượng kéo dài nhiều tháng.