Với hợp đồng giá trị nhỏ, ghi điều khoản trọng tài thường không phải lựa chọn mặc định hợp lý. Khi khoản tiền tranh chấp chỉ vài chục triệu đồng, chi phí và công sức theo đuổi một vụ trọng tài dễ vượt quá lợi ích thu về, trong khi toà án có những thủ tục dành cho vụ việc đơn giản và cơ chế hoà giải trước khi xét xử. Trọng tài chỉ đáng cân nhắc ở hợp đồng nhỏ khi có lý do riêng: cần giữ kín, tranh chấp mang tính kỹ thuật, hoặc đây là hợp đồng khung cho rất nhiều đơn hàng nhỏ cộng lại thành giá trị lớn.
Bài này không so sánh trọng tài và toà án theo kiểu sách giáo khoa. Nó đi theo câu hỏi mà chủ doanh nghiệp nhỏ và chủ hộ kinh doanh hay gặp khi đối tác gửi bản hợp đồng có sẵn dòng "mọi tranh chấp sẽ được giải quyết bằng trọng tài": giữ nguyên, sửa, hay gạch đi. Mục tiêu là giúp bạn ra quyết định trước khi ký, lúc mọi thứ còn dễ thương lượng.
Vì sao giá trị hợp đồng là câu hỏi đầu tiên
Trọng tài thương mại là một dịch vụ mà các bên tự trả tiền để có người phân xử. Không có ngân sách nhà nước gánh hộ. Bạn phải chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, chọn trọng tài viên, tham gia phiên họp, và thường cần người có chuyên môn pháp lý đi cùng. Những việc đó tốn gần như cùng một lượng thời gian dù khoản tiền tranh chấp là năm mươi triệu hay năm tỷ. Vì vậy, với khoản tranh chấp nhỏ, tỷ lệ "công sức bỏ ra trên tiền đòi về" thường bất lợi.
Toà án có cách tiếp cận khác. Án phí ở toà được tính theo giá trị tranh chấp, nên vụ nhỏ thì gánh nặng ban đầu cũng nhỏ hơn. Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 có thủ tục rút gọn cho vụ việc tình tiết đơn giản, chứng cứ rõ ràng, các bên có địa chỉ rõ ràng; và trước khi xét xử, toà tổ chức hoà giải. Ngoài ra còn có kênh hoà giải, đối thoại tại toà án theo luật năm 2020 trước khi thụ lý. Những cơ chế này phù hợp với khoản nợ tiền hàng có hoá đơn, biên bản giao nhận đầy đủ.
Điều đó không có nghĩa toà án luôn nhanh hay luôn rẻ. Nó chỉ có nghĩa là với hợp đồng nhỏ, gánh nặng chứng minh lợi ích thuộc về phía trọng tài: phải có lý do cụ thể thì mới nên chọn. Nếu bạn không nêu được lý do đó trong một câu, nhiều khả năng dòng điều khoản trọng tài trong hợp đồng đang nằm đó chỉ vì bản mẫu có sẵn.
Bảng cân nhanh: khi nào giữ, khi nào bỏ điều khoản trọng tài ở hợp đồng nhỏ
Bảng dưới đặt các tình huống hay gặp ở hợp đồng nhỏ cạnh hướng xử lý hợp lý. Đây là gợi ý để bạn tự cân, không phải quy tắc cứng.
| Tình huống | Nghiêng về | Lý do chính |
|---|---|---|
| Bán hàng trả chậm, có hoá đơn và biên bản giao nhận, khách chỉ chậm trả | Toà án hoặc hoà giải | Tranh chấp đơn giản về số tiền, hợp với thủ tục rút gọn và hoà giải tại toà |
| Hợp đồng gia công, sửa chữa máy móc, tranh chấp có thể về chất lượng kỹ thuật | Cân nhắc trọng tài | Có thể chọn người phân xử hiểu kỹ thuật; nhưng vẫn phải so công sức với giá trị |
| Hợp đồng khung cung cấp hàng thường xuyên, mỗi đơn nhỏ nhưng tổng cả năm lớn | Cân nhắc trọng tài | Tranh chấp thường gộp nhiều đơn, giá trị cộng dồn đủ lớn để đáng theo đuổi |
| Hợp đồng có thông tin muốn giữ kín: công thức, giá vốn, danh sách khách | Cân nhắc trọng tài | Trọng tài mặc định không công khai |
| Đối tác là cá nhân không kinh doanh, hai bên đều không có hoạt động thương mại | Toà án | Có thể không thuộc thẩm quyền trọng tài thương mại ngay từ đầu |
| Hợp đồng bán hàng cho người tiêu dùng theo mẫu soạn sẵn | Không nên dựa vào trọng tài | Người tiêu dùng có quyền chọn toà; điều khoản ít tác dụng với bạn |
Nếu hợp đồng của bạn rơi vào nhiều dòng cùng lúc, dòng nào gắn với rủi ro lớn nhất thì ưu tiên dòng đó. Ví dụ hợp đồng gia công nhỏ nhưng có công thức pha chế phải giữ kín thì lý do bảo mật thường nặng hơn lý do giá trị.
Những chi phí ngoài tiền mà chủ hộ hay quên tính
Thời gian của chính bạn. Một vụ trọng tài đòi bạn hoặc người được uỷ quyền đọc hồ sơ, viết bản trình bày, trả lời yêu cầu bổ sung, dự phiên họp. Với hộ kinh doanh một hai người đứng quầy, mỗi buổi đi họp là một buổi đóng cửa hoặc nhờ người trông.
Chi phí thuê người làm hồ sơ. Thủ tục trọng tài linh hoạt nhưng không đơn giản với người chưa quen. Đơn khởi kiện, bản tự bảo vệ, cách trình bày chứng cứ đều có yêu cầu riêng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ cuối cùng phải thuê người làm, và khoản này không phụ thuộc nhiều vào giá trị tranh chấp.
Chi phí khi thắng mà không thu được. Phán quyết trọng tài có hiệu lực ngay, nhưng nếu bên thua không tự nguyện trả thì bạn vẫn phải yêu cầu cơ quan thi hành án dân sự. Với trọng tài vụ việc còn có thêm bước đăng ký phán quyết tại toà. Khi đối tác là một hộ nhỏ ít tài sản, thắng trên giấy chưa phải là có tiền.
Chi phí cơ hội của mối quan hệ. Ở thị trường nhỏ, đối tác hôm nay có thể là khách hàng năm sau. Một vụ kiện ở bất kỳ kênh nào cũng làm nguội quan hệ. Với hợp đồng nhỏ, một điều khoản bắt buộc thương lượng hoặc hoà giải trước khi kiện đôi khi giá trị hơn cả điều khoản chọn nơi phân xử.
Khi hợp đồng nhỏ vẫn nên có trọng tài
Có những hợp đồng giá trị không lớn nhưng tranh chấp nếu xảy ra lại rất khó nói rõ trước một người không trong nghề. Ví dụ giả định: một xưởng in bao bì ở Hưng Yên nhận in mười nghìn hộp giấy cho một thương hiệu bánh. Nếu tranh chấp là "màu in lệch so với mẫu duyệt", người phân xử cần hiểu chuyện bản in thử, độ lệch màu cho phép, điều kiện ánh sáng khi so mẫu. Ở trọng tài, các bên có thể chọn trọng tài viên có hiểu biết ngành in. Ở toà, thẩm phán xử rất nhiều loại án và thường phải dựa vào giám định.
Trường hợp thứ hai là hợp đồng khung. Nhiều nhà phân phối nhỏ ký một hợp đồng nguyên tắc với nhà cung cấp, sau đó đặt hàng từng đơn nhỏ qua tin nhắn hoặc thư điện tử. Khi tranh chấp xảy ra, nó thường kéo theo công nợ của nhiều tháng. Lúc này điều khoản trọng tài trong hợp đồng khung sẽ áp dụng cho cả chuỗi đơn hàng, nếu được viết rõ là bao trùm các đơn đặt hàng phát sinh theo hợp đồng.
Trường hợp thứ ba là khi đối tác ở xa và cả hai bên muốn một nơi phân xử trung lập, hoặc muốn tranh chấp được giải quyết một lần cho xong thay vì có thể kéo qua hai cấp xét xử. Ba trường hợp này đều có điểm chung: lý do chọn trọng tài nằm ở tính chất tranh chấp, không nằm ở tâm lý "trọng tài nghe chuyên nghiệp hơn".
Quy trình quyết định trước khi ký hợp đồng nhỏ
Khi đối tác gửi bản hợp đồng có sẵn điều khoản giải quyết tranh chấp, bạn có thể đi qua các bước sau, mất chừng mười lăm phút:
- Ước tính giá trị tranh chấp lớn nhất có thể xảy ra, không phải giá trị đơn hàng. Một hợp đồng hai mươi triệu có thể kéo theo thiệt hại sản xuất lớn hơn nhiều nếu hàng hỏng.
- Hỏi tranh chấp nhiều khả năng nhất sẽ là gì: chậm trả tiền, chất lượng hàng, giao chậm, hay đơn phương huỷ. Tranh chấp về tiền đơn giản thì toà án thường đủ dùng.
- Xem có thông tin nào cần giữ kín nếu xảy ra kiện tụng không.
- Kiểm tra xem ít nhất một bên có hoạt động thương mại không. Nếu không, điều khoản trọng tài thương mại có thể không có tác dụng.
- Quyết định giữ, sửa hay đề nghị bỏ điều khoản. Nếu giữ, đọc kỹ điều khoản có ghi rõ một tổ chức trọng tài hoặc hình thức trọng tài vụ việc hay không; điều khoản mơ hồ là nguồn rắc rối riêng.
- Dù chọn kênh nào, cân nhắc thêm một dòng yêu cầu các bên thương lượng trong một thời gian nhất định trước khi khởi kiện. Với hợp đồng nhỏ, nhiều tranh chấp kết thúc ở bước này.
Các bước trên không thay cho ý kiến người làm nghề khi hợp đồng có giá trị lớn hoặc điều khoản phức tạp. Với hợp đồng nhỏ, chúng giúp bạn tránh ký theo phản xạ một điều khoản mà mình không định dùng.
Sai lầm hay gặp khi hợp đồng nhỏ có điều khoản trọng tài
Những lỗi dưới đây lặp lại ở rất nhiều hợp đồng mẫu được chép qua lại giữa các cửa hàng, xưởng nhỏ:
- Giữ điều khoản trọng tài chỉ vì bản mẫu có sẵn, trong khi cả hai bên đều không biết trọng tài vận hành thế nào.
- Ghi trọng tài nhưng không nghĩ tới chuyện khi đối tác chỉ nợ một khoản nhỏ, mình có thật sự đi kiện ở trọng tài không. Nếu câu trả lời là không, điều khoản đó có thể khiến bạn mất luôn đường ra toà, vì toà sẽ từ chối thụ lý khi có thoả thuận trọng tài hợp lệ.
- Ghi cả trọng tài lẫn toà án trong cùng một điều khoản cho "an toàn", vô tình tạo ra điều khoản mơ hồ.
- Ký hợp đồng khung có trọng tài, nhưng các đơn đặt hàng sau đó lại kèm điều kiện chung của đối tác ghi toà án, dẫn tới tranh cãi điều khoản nào áp dụng.
- Nghĩ rằng trọng tài sẽ "nhanh gọn" nên bỏ qua việc lưu chứng cứ. Ở kênh nào cũng vậy, thiếu hoá đơn, biên bản giao nhận, tin nhắn xác nhận công nợ thì khó thắng.
Nếu hợp đồng của bạn đã ký và đang có những lỗi trên, chưa có tranh chấp thì vẫn còn sửa được bằng phụ lục có chữ ký của cả hai bên.
Một ví dụ giả định để thấy cách cân
Chị Hạnh có một xưởng may nhỏ ở Đồng Nai, nhận may đồng phục cho một chuỗi quán cà phê theo hợp đồng giá trị khoảng tám mươi triệu đồng. Bản hợp đồng do bên quán gửi có dòng "mọi tranh chấp được giải quyết bằng trọng tài thương mại". Chị cân như sau: rủi ro lớn nhất là bên quán chậm trả phần tiền còn lại, hoặc chê vải và từ chối nhận một phần. Chứng cứ của chị gồm mẫu đã duyệt, biên bản giao hàng, tin nhắn trao đổi. Không có bí mật gì đáng giữ.
Với tình huống này, chị đề nghị sửa điều khoản thành: hai bên thương lượng trong ba mươi ngày kể từ ngày một bên gửi văn bản nêu tranh chấp; không thành thì đưa ra toà án có thẩm quyền. Bên quán đồng ý vì họ cũng không có nhu cầu đặc biệt với trọng tài. Nếu ngược lại, bên quán muốn giữ trọng tài vì lý do riêng, chị có thể chấp nhận nhưng nên yêu cầu ghi rõ tổ chức trọng tài, địa điểm, và cho phép họp trực tuyến nếu quy tắc tố tụng của tổ chức đó cho phép, để không phải đi lại nhiều.
Điểm mấu chốt của ví dụ: chị Hạnh không chọn theo cảm giác, mà theo loại tranh chấp sẽ xảy ra, chứng cứ đang có và công sức chị bỏ ra được.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng dưới bao nhiêu tiền thì không nên ghi trọng tài?
Pháp luật không đặt ngưỡng giá trị nào. Mức hợp lý tuỳ vào công sức bạn bỏ ra được, loại tranh chấp và khả năng thu tiền. Cách làm thực tế là ước tính giá trị tranh chấp lớn nhất có thể xảy ra rồi so với thời gian và chi phí theo đuổi một vụ trọng tài.
Đã ký hợp đồng có trọng tài, giờ muốn kiện ra toà được không?
Nếu thoả thuận trọng tài hợp lệ và thực hiện được, toà án sẽ từ chối thụ lý. Hai bên có thể cùng ký văn bản bỏ thoả thuận trọng tài để ra toà. Trường hợp thoả thuận vô hiệu hoặc không thực hiện được thì toà mới thụ lý, và việc này cần xem xét cụ thể.
Thủ tục rút gọn ở toà áp dụng cho mọi vụ đòi tiền nhỏ không?
Không. Thủ tục rút gọn chỉ áp dụng khi vụ việc có tình tiết đơn giản, quan hệ pháp luật rõ ràng, chứng cứ đầy đủ và các đương sự có địa chỉ rõ ràng, cùng một số điều kiện khác theo Bộ luật Tố tụng dân sự. Toà án quyết định có áp dụng hay không.
Hợp đồng nhỏ có nên ghi điều khoản thương lượng trước khi kiện không?
Nên cân nhắc. Một điều khoản yêu cầu thương lượng hoặc hoà giải trong thời gian xác định giúp hai bên có lý do ngồi lại, nhất là khi quan hệ còn tiếp tục. Chỉ cần viết rõ thời hạn và cách bắt đầu, để điều khoản không thành cái cớ kéo dài.
Đối tác lớn không cho sửa điều khoản trọng tài thì sao?
Khi bạn ở thế yếu, việc sửa hợp đồng không phải lúc nào cũng được. Lúc đó hãy chắc rằng điều khoản ghi rõ tổ chức trọng tài, địa điểm, ngôn ngữ, và bạn hiểu mình sẽ phải làm gì nếu có tranh chấp. Ký với hiểu biết đầy đủ vẫn tốt hơn ký theo phản xạ.