Hộ kinh doanh đã đăng ký vẫn có thể ký hợp đồng có điều khoản trọng tài, vì giao dịch kinh doanh của hộ là hoạt động thương mại. Nhưng hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân: người ký và chịu trách nhiệm thực chất là chủ hộ hoặc các thành viên hộ, bằng toàn bộ tài sản của mình. Điều này làm thay đổi cách cân: người phải đi kiện hay bị kiện ở trọng tài là chính bạn với tư cách cá nhân, và tài sản bị thi hành có thể là tài sản gia đình.
Với người bán hàng online chưa đăng ký kinh doanh, câu hỏi còn khó hơn: tư cách trong hợp đồng là gì, tranh chấp có được coi là thương mại không. Bài này đi theo tình huống của tiệm tạp hoá, xưởng nhỏ gia đình, quán ăn, người bán qua mạng xã hội khi nhà cung cấp hay khách sỉ gửi hợp đồng có sẵn điều khoản trọng tài.
Hộ kinh doanh ký hợp đồng: ai thật sự là một bên
Theo quy định về đăng ký kinh doanh hiện hành, hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập, chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Hộ không phải là pháp nhân như công ty. Vì vậy, khi tiệm của bạn ký hợp đồng nhập hàng, bên trong hợp đồng thực chất là chủ hộ, và nếu hộ do nhiều thành viên đăng ký thì có thể là cả các thành viên.
Hệ quả với điều khoản trọng tài: thoả thuận trọng tài ràng buộc người đã ký hoặc người được đại diện hợp lệ. Nếu chủ hộ ký, chủ hộ bị ràng buộc. Nếu một thành viên khác hoặc nhân viên bán hàng ký mà không có uỷ quyền, có thể phát sinh tranh cãi về thẩm quyền ký. Đây là lỗi hay gặp ở hộ kinh doanh: ai đứng quầy thì người đó ký phiếu đặt hàng có in sẵn điều kiện chung.
Khi có phán quyết bất lợi, việc thi hành nhắm vào tài sản của người phải thi hành, không có ranh giới tài sản công ty như doanh nghiệp trách nhiệm hữu hạn. Với hộ gia đình, tài sản kinh doanh và tài sản sinh hoạt nhiều khi lẫn vào nhau. Hiểu điều này giúp bạn cẩn trọng hơn với mọi hợp đồng, bất kể điều khoản giải quyết tranh chấp là gì.
Ba nhóm người bán nhỏ và câu hỏi về trọng tài
Cùng là kinh doanh nhỏ, nhưng tư cách pháp lý khác nhau dẫn đến cách cân khác nhau:
| Nhóm | Tư cách trong hợp đồng | Lưu ý khi gặp điều khoản trọng tài |
|---|---|---|
| Hộ kinh doanh đã đăng ký | Chủ hộ, thành viên hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản | Có thể ký; xác định rõ ai ký, có uỷ quyền nếu người khác ký |
| Người bán online chưa đăng ký nhưng bán thường xuyên | Cá nhân; hoạt động có tính sinh lợi nhưng chưa đăng ký | Tính thương mại có thể bị tranh cãi; nên đăng ký và ghi rõ tư cách |
| Người bán đồ cũ, bán lẻ tẻ không thường xuyên | Cá nhân giao dịch dân sự | Thường không nên dựa vào trọng tài thương mại |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ, một thành viên | Pháp nhân, tách tài sản | Cân như doanh nghiệp: giá trị, tính chất tranh chấp, bảo mật |
Bảng cho thấy nếu bạn kinh doanh đều đặn với giá trị đáng kể, việc chuẩn hoá tư cách pháp lý trước, rồi mới đến chuyện chọn kênh phân xử, là thứ tự hợp lý.
Khi nào hộ kinh doanh nên đồng ý trọng tài
Hợp đồng với nhà cung cấp lớn, giá trị đáng kể, kéo dài. Ví dụ hợp đồng đại lý cấp hai, hợp đồng phân phối độc quyền khu vực. Tranh chấp nếu có thường liên quan chiết khấu, chỉ tiêu, hàng trả lại; trọng tài với người am hiểu phân phối có thể hợp lý.
Có thông tin muốn giữ kín. Công thức món ăn, nguồn hàng, danh sách khách sỉ. Với quán ăn nhận chuyển giao công thức từ một thương hiệu, tranh chấp kín có giá trị.
Hai bên ở xa nhau. Trọng tài cho phép thoả thuận địa điểm và họp trực tuyến nếu quy tắc tố tụng cho phép, đỡ việc chủ hộ phải đóng cửa hàng đi xa.
Bạn đủ sức theo đuổi. Có thời gian, có người hỗ trợ làm hồ sơ, có khả năng ứng trước chi phí. Nếu không, điều khoản trọng tài có thể khiến bạn ngại đi kiện ngay cả khi mình đúng.
Khi nào hộ kinh doanh nên đề nghị bỏ trọng tài
Ngược lại, có những dấu hiệu cho thấy điều khoản trọng tài không phục vụ bạn:
- Bạn là bên bán chịu, thường xuyên phải đòi những khoản nợ nhỏ từ nhiều khách sỉ. Mỗi khoản đều nhỏ, đưa từng vụ ra trọng tài không đáng.
- Bạn ký với tư cách cá nhân, không đăng ký kinh doanh, và giao dịch có tính dân sự nhiều hơn thương mại.
- Hợp đồng do bên kia soạn, bên kia có bộ phận pháp chế, còn bạn tự làm mọi thứ. Trọng tài đòi hỏi kỹ năng trình bày mà bên mạnh có lợi thế.
- Tranh chấp có thể kéo theo người thân đứng tên tài sản, người bảo lãnh, những người không ký hợp đồng.
- Bạn không đọc được hoặc không hiểu điều khoản: ghi tên tổ chức lạ, quy tắc bằng tiếng nước ngoài, địa điểm ở nơi xa.
Đề nghị bỏ hoặc sửa điều khoản không phải là thiếu thiện chí. Nhà cung cấp nghiêm túc thường chấp nhận một điều khoản toà án có thẩm quyền, kèm bước thương lượng trước.
Trước khi ký hợp đồng có điều khoản trọng tài
Năm việc chủ hộ hay người bán online nên làm, mỗi việc chỉ mất vài phút:
- Xác định ai sẽ ký. Nếu không phải chủ hộ, lập giấy uỷ quyền rõ phạm vi, kể cả việc đồng ý điều khoản giải quyết tranh chấp.
- Ghi rõ tư cách trong hợp đồng: tên hộ kinh doanh, mã số đăng ký, họ tên chủ hộ. Người bán online nên cân nhắc đăng ký hộ kinh doanh trước khi ký hợp đồng giá trị lớn.
- Đọc phần điều kiện chung, phiếu đặt hàng, đơn mua hàng điện tử: điều khoản trọng tài hay nằm ở đó, không phải ở trang đầu.
- Hỏi bên kia tổ chức trọng tài nào, ở đâu, có họp trực tuyến được không. Nếu bên kia không trả lời được, điều khoản đó có thể chỉ là chữ chép từ mẫu.
- Giữ một bản hợp đồng có chữ ký cả hai bên, lưu tin nhắn, thư điện tử xác nhận đơn hàng. Ở kênh nào cũng cần những thứ này.
Nếu bạn không chắc tư cách của mình hoặc không hiểu điều khoản, nên nhờ người làm nghề đọc trước khi ký, nhất là với hợp đồng phân phối, đại lý có cam kết doanh số năm.
Hộ có nhiều thành viên: thống nhất trước ai được quyết
Nhiều hộ kinh doanh đăng ký với nhiều thành viên trong gia đình: vợ chồng, cha mẹ và con đã trưởng thành. Trong sinh hoạt hằng ngày, ai rảnh thì người đó ký nhận hàng, ký hợp đồng với mối mới. Khi mọi việc suôn sẻ, không ai để ý. Khi có tranh chấp, câu hỏi "người ký có quyền đồng ý đưa tranh chấp ra trọng tài thay cho cả hộ không" có thể trở thành điểm tranh cãi đầu tiên.
Cách làm đơn giản là các thành viên thống nhất bằng văn bản ai là người đại diện ký hợp đồng của hộ, phạm vi đến đâu, hợp đồng trên mức giá trị nào thì cần ý kiến của các thành viên khác. Văn bản này không cần phức tạp, nhưng nên có chữ ký của mọi thành viên và được cập nhật khi có người rời hộ hoặc tham gia thêm.
Với đối tác, việc hộ có quy định nội bộ rõ ràng cũng tạo niềm tin. Một nhà cung cấp cẩn thận thường hỏi người ký có đúng là chủ hộ hoặc được uỷ quyền không; trả lời được ngay là một lợi thế khi đàm phán.
Sổ sách của hộ kinh doanh: chứng cứ dùng được ở mọi kênh
Dù cuối cùng tranh chấp đi trọng tài hay toà án, người thắng thường là người có chứng cứ. Hộ kinh doanh hay thua không phải vì sai, mà vì không chứng minh được: hàng giao bằng miệng, công nợ ghi trong cuốn sổ tay không ai ký, thoả thuận chiết khấu qua điện thoại.
Một vài thói quen nhỏ thay đổi được điều này: mỗi lần giao nhận hàng có phiếu hoặc tin nhắn xác nhận số lượng; mỗi tháng gửi bảng đối chiếu công nợ cho khách sỉ và xin xác nhận lại bằng tin nhắn hoặc thư điện tử; mọi thay đổi về giá, chiết khấu đều được ghi lại bằng chữ. Hoá đơn, chứng từ theo quy định về thuế cũng là nguồn chứng cứ quan trọng.
Những thói quen này rẻ hơn mọi chi phí tranh chấp. Chúng cũng giúp bạn quyết định nhanh có nên theo đuổi một khoản nợ hay không, vì bạn biết trước mình đang có gì trong tay.
Ví dụ giả định: tiệm vật liệu xây dựng nhận làm đại lý
Anh Tuấn có tiệm vật liệu xây dựng ở Quảng Ngãi, đăng ký hộ kinh doanh do anh làm chủ hộ. Một nhà sản xuất gạch đề nghị anh làm đại lý khu vực, hợp đồng có cam kết doanh số năm, chiết khấu theo bậc và điều khoản trọng tài. Vợ anh thường ký nhận hàng khi anh đi giao.
Anh cân như sau. Tranh chấp có thể xảy ra là chuyện chiết khấu khi không đạt doanh số và hàng lỗi bị trả lại; đây là tranh chấp có yếu tố chuyên ngành, giá trị cộng dồn cả năm không nhỏ. Anh đồng ý giữ trọng tài nhưng đề nghị ghi rõ tổ chức trọng tài, cho phép họp trực tuyến, và thêm bước thương lượng ba mươi ngày. Anh cũng lập giấy uỷ quyền cho vợ được ký nhận hàng và ký biên bản đối chiếu công nợ, để sau này không ai tranh cãi về chữ ký.
Điều anh làm được không nằm ở chỗ chọn trọng tài hay toà án, mà ở chỗ hiểu rõ mình là ai trong hợp đồng và ai được ký thay mình.
Câu hỏi thường gặp
Hộ kinh doanh có được ký thoả thuận trọng tài không?
Được. Giao dịch kinh doanh của hộ kinh doanh đã đăng ký là hoạt động nhằm sinh lợi, nên tranh chấp từ giao dịch đó có thể giải quyết bằng trọng tài thương mại nếu có thoả thuận hợp lệ. Người ký thường là chủ hộ hoặc người được uỷ quyền.
Thua kiện ở trọng tài thì hộ kinh doanh chịu bằng tài sản nào?
Hộ kinh doanh không có tư cách pháp nhân, chủ hộ và các thành viên hộ chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh. Việc thi hành có thể nhắm vào tài sản của người phải thi hành, kể cả tài sản không dùng cho kinh doanh.
Người bán online chưa đăng ký kinh doanh ký hợp đồng có trọng tài thì sao?
Tính thương mại của giao dịch có thể bị tranh cãi, kéo theo câu hỏi về thẩm quyền của trọng tài. Nếu bạn bán thường xuyên và ký hợp đồng giá trị lớn, nên đăng ký kinh doanh để tư cách rõ ràng.
Nhân viên đứng quầy ký phiếu đặt hàng có điều khoản trọng tài thì hộ có bị ràng buộc không?
Còn tuỳ nhân viên có được uỷ quyền hoặc được coi là đại diện hợp lệ hay không. Để tránh tranh cãi, chủ hộ nên quy định rõ ai được ký loại giấy tờ nào và lập giấy uỷ quyền khi cần.
Hộ kinh doanh có nên đăng ký thành doanh nghiệp để tách tài sản không?
Chuyển thành doanh nghiệp, như công ty trách nhiệm hữu hạn, giúp tách trách nhiệm tài sản trong nhiều trường hợp nhưng kéo theo nghĩa vụ kế toán, thuế khác. Đây là quyết định kinh doanh nên cân cùng người làm kế toán, không chỉ vì chuyện tranh chấp.