Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép thoả thuận trọng tài được lập trước hoặc sau khi tranh chấp xảy ra. Nghĩa là dù hợp đồng không có điều khoản trọng tài, hoặc ghi toà án, khi tranh chấp đã nổ ra hai bên vẫn có thể cùng ký một văn bản đưa vụ việc ra trọng tài. Đây là lựa chọn hữu ích khi cả hai cùng thấy cần giữ kín, cần người phân xử am hiểu, hoặc muốn kết thúc một vòng; nhưng thoả thuận lập lúc căng thẳng dễ sơ sài, và có những bẫy về thời hiệu, về vụ án đang ở toà.
Bài này dành cho doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh đang ở giữa tranh chấp, khi bên kia hoặc chính mình đề xuất "hay là mình ra trọng tài". Mục đích là giúp bạn quyết định có nên đồng ý, và nếu đồng ý thì văn bản cần những gì.
Vì sao thoả thuận lập sau tranh chấp lại có lợi thế riêng
Thoả thuận trọng tài viết từ khi ký hợp đồng có một nhược điểm: lúc đó không ai biết tranh chấp sẽ là gì. Câu chữ vì vậy thường chung chung, chép từ mẫu. Khi tranh chấp đã xảy ra, các bên biết rõ mình đang tranh chấp chuyện gì, giá trị bao nhiêu, cần người phân xử hiểu lĩnh vực nào, chứng cứ nằm ở đâu.
Nhờ vậy, thoả thuận lập lúc này có thể được thiết kế sát với vụ việc: chọn một trọng tài viên có chuyên môn phù hợp, giới hạn phạm vi những vấn đề cần phân xử, thống nhất lịch trao đổi tài liệu, ngôn ngữ, họp trực tuyến. Hai bên cũng ký khi đã hiểu rõ mình đổi cái gì lấy cái gì, nên ít có tranh cãi về hiệu lực sau này.
Nhược điểm là cần cả hai bên cùng đồng ý vào đúng lúc quan hệ đang xấu nhất. Bên thấy mình có lợi khi kéo dài hoặc thấy toà án có lợi hơn sẽ không đồng ý. Vì vậy, đề nghị trọng tài sau tranh chấp thường chỉ thành khi cả hai thật sự cùng có lý do.
Những tình huống nên cân nhắc đề nghị trọng tài sau tranh chấp
Cả hai đều không muốn tranh chấp bị công khai. Ví dụ hai đối tác lâu năm, mỗi bên có khách hàng chung, không muốn thị trường biết họ đang kiện nhau. Lợi ích giữ kín là chung, nên dễ đồng ý.
Tranh chấp kỹ thuật cần người hiểu nghề. Tranh chấp về chất lượng công trình, phần mềm, thiết bị. Hai bên cùng thấy một người phân xử có chuyên môn sẽ đỡ tốn thời gian giải thích hơn.
Hợp đồng gốc có điều khoản trọng tài bị lỗi. Ví dụ ghi một tổ chức không còn hoạt động hoặc ghi cả trọng tài lẫn toà án. Thay vì cãi nhau về hiệu lực điều khoản cũ, hai bên ký thoả thuận mới rõ ràng.
Hai bên muốn xong trong một vòng. Cả hai đều muốn tranh chấp kết thúc dứt điểm, không kéo qua hai cấp xét xử, để tập trung làm ăn.
Bên nước ngoài hoặc ở xa khó tham gia tố tụng tại toà. Trọng tài với địa điểm, ngôn ngữ và họp trực tuyến linh hoạt có thể là điểm gặp nhau.
Thoả thuận lập sau tranh chấp nên ghi những gì
Bảng dưới liệt kê các nội dung nên có trong văn bản. Không phải "mẫu chuẩn", mà là danh mục để bạn kiểm xem văn bản đã đủ chưa:
| Nội dung | Vì sao cần | Lưu ý |
|---|---|---|
| Các bên và người ký | Xác định ai bị ràng buộc | Người ký phải có thẩm quyền; doanh nghiệp là người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền |
| Tranh chấp được đưa ra trọng tài | Giới hạn phạm vi phân xử | Mô tả rõ: phát sinh từ hợp đồng nào, về vấn đề gì; nếu muốn bao trùm mọi tranh chấp liên quan thì ghi rõ |
| Hình thức trọng tài | Tránh tranh cãi nơi giải quyết | Ghi tên một tổ chức trọng tài cụ thể, hoặc trọng tài vụ việc kèm cách chọn trọng tài viên |
| Số trọng tài viên, cách chọn | Thành lập hội đồng nhanh | Vụ vừa và nhỏ có thể dùng một trọng tài viên |
| Địa điểm, ngôn ngữ, luật áp dụng | Tránh tranh cãi về thủ tục | Với bên nước ngoài, luật áp dụng cần được cân kỹ |
| Họp trực tuyến, gửi tài liệu điện tử | Tiết kiệm thời gian | Phù hợp với quy tắc tố tụng của tổ chức được chọn |
| Xử lý vụ việc đang ở toà án, nếu có | Tránh hai nơi cùng giải quyết | Thoả thuận ai rút đơn, khi nào |
Văn bản phải có hình thức văn bản theo Luật Trọng tài thương mại 2010. Luật coi một số hình thức trao đổi như thư điện tử, fax có ghi nhận thoả thuận là hình thức văn bản, nhưng để chắc chắn, một văn bản có chữ ký của cả hai bên vẫn là lựa chọn ít rủi ro nhất.
Khi vụ việc đã nộp ở toà án
Trường hợp phức tạp nhất là một bên đã nộp đơn khởi kiện ở toà, sau đó hai bên mới thống nhất đi trọng tài. Thông thường nguyên đơn sẽ rút đơn khởi kiện để toà đình chỉ giải quyết vụ án, rồi các bên đưa vụ việc ra trọng tài theo thoả thuận mới. Nên ký thoả thuận trọng tài trước khi rút đơn, để không rơi vào cảnh đã rút đơn mà bên kia đổi ý.
Một rủi ro khác là thời hiệu. Thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng có giới hạn theo luật, và Luật Trọng tài thương mại cũng có quy định riêng về thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài. Nếu hai bên mất nhiều thời gian thương lượng chuyện chọn kênh, thời hiệu có thể gần hết. Trước khi rút đơn ở toà hoặc trì hoãn nộp đơn trọng tài, nên xác định thời hiệu áp dụng cho vụ việc của mình và tính toán mốc thời gian.
Ngoài ra, nếu toà đã áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời trong vụ án, việc rút đơn có thể kéo theo việc huỷ biện pháp đó. Khi tài sản của bên kia đang bị phong toả, cần cân nhắc kỹ thứ tự các bước, và đây là lúc nên có người làm nghề.
Trình tự đề xuất và ký thoả thuận trọng tài sau tranh chấp
Một trình tự gợi ý khi bạn muốn đề xuất, hoặc nhận đề xuất từ bên kia:
- Tự hỏi lý do: vì sao trọng tài tốt hơn kênh hiện tại cho vụ việc này. Nếu không nêu được lý do cụ thể, có thể không cần đổi.
- Gửi đề xuất bằng văn bản hoặc thư điện tử, nêu ngắn gọn lý do và những nội dung chính dự kiến.
- Thống nhất các nội dung trong bảng ở trên. Đặc biệt là phạm vi tranh chấp và tổ chức trọng tài.
- Kiểm tra thẩm quyền người ký của mỗi bên.
- Ký văn bản thoả thuận, mỗi bên giữ bản gốc.
- Nếu có vụ án đang ở toà, sau khi đã ký mới tiến hành rút đơn theo thoả thuận.
- Nộp đơn khởi kiện ra trọng tài trong thời hiệu, kèm bản thoả thuận trọng tài.
Nếu bạn nhận được đề xuất đi trọng tài từ bên kia và không chắc nên đồng ý hay không, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, nêu rõ tình trạng vụ việc hiện tại và lý do bên kia đưa ra.
Khi bên kia từ chối đề xuất trọng tài
Đề xuất trọng tài bị từ chối là chuyện bình thường. Bên kia có thể thấy toà án có lợi hơn cho họ, hoặc đơn giản là không tin vào một kênh họ chưa từng dùng. Khi đó, vụ việc tiếp tục ở kênh theo hợp đồng gốc hoặc theo quy định chung về thẩm quyền của toà án. Không có cách nào buộc bên kia vào trọng tài khi không có thoả thuận hợp lệ.
Bạn vẫn có thể giữ một số lợi ích mà mình muốn có từ trọng tài. Muốn kín, có thể đề nghị toà xét xử kín khi có yêu cầu chính đáng về bí mật kinh doanh. Muốn có người hiểu nghề, có thể đề nghị trưng cầu giám định hoặc mời chuyên gia. Muốn nhanh, có thể đề xuất hoà giải thương mại song song; nếu thành, kết quả có thể được toà công nhận.
Điều nên tránh là dùng việc đề xuất trọng tài như một chiêu để kéo dài thời gian. Bên kia sẽ nhận ra, và lời đề xuất kế tiếp của bạn, kể cả khi có thiện chí, sẽ khó được tin.
Ví dụ giả định: phần mềm quản lý kho
Một công ty phần mềm nhỏ ở Đà Nẵng viết hệ thống quản lý kho cho một chuỗi cửa hàng điện máy ở Huế, hợp đồng chỉ ghi tranh chấp giải quyết tại toà án có thẩm quyền. Sau khi đưa vào dùng, hệ thống nhiều lần lệch số tồn kho giữa các chi nhánh. Chuỗi cửa hàng giữ lại phần tiền cuối; công ty phần mềm cho rằng lỗi do nhân viên nhập liệu sai quy trình.
Cả hai đều không muốn chuyện lan ra: công ty phần mềm sợ mất khách mới, chuỗi cửa hàng không muốn lộ chuyện quản lý kho trục trặc. Hai bên cũng thấy một thẩm phán sẽ phải nhờ giám định mới hiểu được nhật ký hệ thống. Họ ký thoả thuận trọng tài sau tranh chấp, chọn một trọng tài viên có hiểu biết về phần mềm doanh nghiệp, giới hạn phạm vi ở nguyên nhân lệch tồn kho và khoản tiền bị giữ lại, gửi tài liệu điện tử và họp trực tuyến.
Phần còn lại của quan hệ, như hợp đồng bảo trì năm sau, vẫn giữ điều khoản toà án như cũ. Thoả thuận sau tranh chấp vì vậy chỉ giải quyết đúng việc đang vướng, không làm thay đổi toàn bộ khung hợp đồng mà hai bên vẫn thấy ổn.
Những bẫy hay gặp
Thoả thuận lập trong lúc căng thẳng dễ có những lỗi dưới đây:
- Thoả thuận bằng lời trong buổi gặp, không có văn bản. Khi nộp đơn trọng tài, không chứng minh được có thoả thuận.
- Viết phạm vi quá hẹp, chỉ một khoản tiền, trong khi tranh chấp còn nhiều vấn đề khác. Phần còn lại vẫn phải đi kênh khác.
- Viết phạm vi quá rộng, bao luôn những tranh chấp không thuộc thẩm quyền trọng tài thương mại.
- Ghi tên tổ chức trọng tài sai hoặc không rõ, lặp lại đúng lỗi của hợp đồng gốc.
- Rút đơn ở toà trước khi bên kia ký thoả thuận trọng tài.
- Quên tính thời hiệu trong lúc thương lượng chọn kênh.
Mỗi bẫy đều tránh được nếu bạn coi thoả thuận này là một hợp đồng thật sự, đọc kỹ và ký đầy đủ, chứ không phải một lời hẹn miệng giữa hai người đang mệt mỏi vì tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng ghi toà án, nay hai bên muốn đi trọng tài có được không?
Được. Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép thoả thuận trọng tài được lập sau khi tranh chấp xảy ra. Hai bên ký một văn bản thoả thuận mới, đáp ứng yêu cầu về hình thức và nội dung, và tranh chấp phải thuộc thẩm quyền trọng tài thương mại.
Thoả thuận trọng tài qua thư điện tử có giá trị không?
Luật coi thoả thuận được xác lập qua trao đổi bằng thư điện tử, fax và một số hình thức khác là hình thức văn bản. Tuy nhiên, để tránh tranh cãi về việc ai đã gửi và đồng ý nội dung nào, nên có văn bản có chữ ký của cả hai bên.
Đã nộp đơn ở toà rồi thì có chuyển sang trọng tài được không?
Có thể, nếu hai bên thống nhất. Thông thường nguyên đơn rút đơn để toà đình chỉ vụ án, rồi các bên đưa vụ việc ra trọng tài. Nên ký thoả thuận trọng tài trước khi rút đơn và lưu ý thời hiệu.
Bên kia đề xuất đi trọng tài, có bắt buộc phải đồng ý không?
Không. Thoả thuận trọng tài cần sự đồng ý tự nguyện của các bên. Nếu hợp đồng gốc không có điều khoản trọng tài hợp lệ, bạn có quyền giữ kênh toà án. Hãy cân lợi ích thực tế trước khi trả lời.
Thoả thuận trọng tài sau tranh chấp có thể bao gồm tranh chấp tương lai không?
Có thể ghi phạm vi bao gồm cả các tranh chấp khác phát sinh từ cùng hợp đồng, nếu các bên muốn. Cần viết rõ để tránh tranh cãi về phạm vi, và tranh chấp đó vẫn phải thuộc thẩm quyền trọng tài thương mại.
Thời hiệu có bị dừng trong lúc hai bên thương lượng chọn kênh không?
Không nên mặc định là có. Việc thương lượng chọn kênh không đương nhiên làm gián đoạn thời hiệu. Hãy xác định thời hiệu áp dụng cho vụ việc của mình và nộp đơn ở kênh đã chọn trước khi hết hạn.