Nếu điều bạn lo nhất khi có tranh chấp là lộ công thức, giá vốn, danh sách khách hàng hay chiến lược kinh doanh, trọng tài là lựa chọn đáng cân nhắc vì mặc định giải quyết không công khai. Phiên họp trọng tài không mở cho người ngoài, phán quyết không được công bố như bản án. Nhưng "kín" ở trọng tài có giới hạn: khi phải ra toà để huỷ hoặc thi hành phán quyết, một phần thông tin có thể đi theo hồ sơ; và nghĩa vụ giữ kín của chính các bên nên được viết thêm trong hợp đồng.
Bài này dành cho chủ xưởng gia công, doanh nghiệp nhỏ có bí quyết sản xuất, đơn vị nhận chuyển giao công thức, công ty phần mềm nhỏ, những người đang cân câu hỏi: có nên chọn trọng tài cho hợp đồng này chỉ vì muốn giữ kín không.
Trọng tài kín ở những điểm nào
Luật Trọng tài thương mại 2010 đặt nguyên tắc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài không công khai, trừ khi các bên có thoả thuận khác. Hệ quả thực tế là phiên họp chỉ có các bên, người đại diện, người làm chứng và những người được hội đồng trọng tài cho phép. Không có người dự khán, không có phóng viên ngồi ghi chép như ở một phiên toà công khai.
Phán quyết trọng tài được gửi cho các bên, không đăng lên cổng thông tin công khai như bản án của toà án. Trọng tài viên có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung vụ tranh chấp. Các tổ chức trọng tài thường có quy tắc riêng về bảo mật hồ sơ, lưu trữ và trao đổi tài liệu; khi chọn tổ chức nào, bạn nên đọc phần này trong quy tắc tố tụng của họ.
So với toà án, đây là khác biệt lớn. Toà án xét xử công khai là nguyên tắc chung; toà có thể xử kín khi cần giữ bí mật kinh doanh theo yêu cầu chính đáng của đương sự, nhưng đó là ngoại lệ phải đề nghị và được chấp nhận, không phải mặc định. Bản án sau đó có thể được công bố theo quy định về công khai bản án, với những thông tin nhất định được che.
Những chỗ thông tin vẫn có thể lộ dù đã chọn trọng tài
Nhiều doanh nghiệp chọn trọng tài rồi yên tâm tuyệt đối. Thực tế có một số khe hở cần biết trước:
- Bên kia tự kể ra ngoài. Nguyên tắc không công khai ràng buộc quá trình tố tụng và người tiến hành, còn nghĩa vụ giữ kín của chính các bên đến đâu thì phụ thuộc quy tắc của tổ chức trọng tài và điều khoản hợp đồng. Không có điều khoản bảo mật riêng, khó ngăn bên kia kể với đối tác khác.
- Yêu cầu huỷ phán quyết. Bên thua có thể yêu cầu toà án xem xét huỷ phán quyết theo những căn cứ luật định. Khi đó hồ sơ, phán quyết và một phần chứng cứ đi vào toà, và toà sẽ xem xét theo thủ tục của mình.
- Thi hành phán quyết. Khi bên thua không tự nguyện thực hiện, bạn phải đưa phán quyết sang cơ quan thi hành án. Với trọng tài vụ việc còn phải đăng ký phán quyết tại toà. Nội dung phán quyết vì vậy đến tay thêm nhiều người.
- Biện pháp khẩn cấp tạm thời do toà án áp dụng trước khi có hội đồng trọng tài. Hồ sơ yêu cầu nộp cho toà.
- Nhân chứng, chuyên gia, người giám định. Họ tiếp cận tài liệu trong vụ việc; bạn nên yêu cầu họ cam kết giữ kín nếu tài liệu nhạy cảm.
- Nghĩa vụ báo cáo của chính doanh nghiệp: kiểm toán, báo cáo cho cổ đông, ngân hàng cho vay. Những người này có thể biết về vụ tranh chấp qua đường khác.
Không khe hở nào trong số trên khiến trọng tài mất ý nghĩa bảo mật. Chúng chỉ nhắc rằng "kín" là mức độ, không phải tuyệt đối, và bạn cần thêm những lớp bảo vệ khác.
Cùng một tranh chấp, thông tin đi đến đâu
Ví dụ giả định: một xưởng nước chấm ở Khánh Hoà nhận gia công theo công thức của một thương hiệu, sau đó hai bên tranh chấp vì nghi xưởng dùng công thức cho sản phẩm khác. Bảng dưới so mức độ lộ thông tin theo từng kênh:
| Giai đoạn | Nếu đi trọng tài | Nếu đi toà án |
|---|---|---|
| Nộp đơn, trao đổi hồ sơ | Chỉ các bên, tổ chức trọng tài, trọng tài viên | Toà án, các đương sự; có thể đưa thêm người có quyền lợi liên quan |
| Phiên giải quyết | Không công khai, chỉ người được phép | Công khai theo nguyên tắc chung; có thể đề nghị xử kín để giữ bí mật kinh doanh |
| Kết quả | Phán quyết gửi các bên, không công bố | Bản án có thể được công bố theo quy định, một số thông tin được che |
| Nếu bên thua phản đối kết quả | Yêu cầu toà xem xét huỷ phán quyết, hồ sơ vào toà | Kháng cáo lên cấp phúc thẩm, xét xử lại |
| Thi hành | Cơ quan thi hành án nhận phán quyết | Cơ quan thi hành án nhận bản án |
Đọc bảng, bạn thấy trọng tài có lợi thế rõ nhất ở giai đoạn giữa: lúc trình bày công thức, quy trình, số liệu giá vốn. Đây cũng là giai đoạn thông tin nhạy cảm bị bày ra nhiều nhất.
Viết hợp đồng để giữ kín hơn
Nếu bạn quyết định chọn trọng tài vì lý do bảo mật, đừng dừng ở dòng "tranh chấp giải quyết bằng trọng tài". Nên bổ sung các nội dung sau trong hợp đồng hoặc thoả thuận riêng:
- Điều khoản bảo mật thông tin kinh doanh độc lập, áp dụng trong suốt thời hạn hợp đồng và một khoảng thời gian sau khi chấm dứt. Nêu rõ thông tin nào là bí mật, ai được tiếp cận.
- Một câu nói rõ nghĩa vụ giữ kín áp dụng cả với sự tồn tại của tranh chấp, nội dung tố tụng trọng tài và phán quyết, trừ khi phải tiết lộ để thực hiện quyền trước toà, cơ quan nhà nước.
- Cơ chế xử lý khi vi phạm bảo mật: bồi thường, phạt vi phạm trong giới hạn luật cho phép, quyền chấm dứt hợp đồng.
- Thoả thuận về cách trao đổi tài liệu nhạy cảm trong tố tụng: chỉ cho xem tại chỗ, đánh dấu tài liệu mật, hạn chế số người được xem.
- Ghi rõ tổ chức trọng tài hoặc hình thức trọng tài vụ việc, và đọc trước quy tắc bảo mật của tổ chức đó.
Mỗi lớp thêm vào giúp giảm khe hở ở bảng trên. Với hợp đồng chuyển giao công thức, bí quyết có giá trị lớn, phần soạn thảo này đáng để có người làm nghề đọc lại.
Khi bảo mật không phải lý do đủ mạnh
Có những trường hợp chọn trọng tài vì bảo mật nghe hợp lý nhưng không đáng. Thứ nhất, khi thông tin nhạy cảm không thật sự cần đưa ra trong tranh chấp. Ví dụ hợp đồng cung cấp nguyên liệu, tranh chấp nhiều khả năng chỉ là công nợ và thời gian giao hàng; công thức không bao giờ phải trình ra. Lúc đó lợi ích bảo mật gần như bằng không.
Thứ hai, khi bạn cần ràng buộc cả người thứ ba. Ví dụ giả định: bạn nghi xưởng gia công đã đưa công thức cho một công ty khác. Thoả thuận trọng tài chỉ ràng buộc bạn và xưởng; công ty kia không ký thì không bị đưa vào vụ trọng tài. Muốn xử lý cả họ, bạn có thể phải đi kênh khác, bao gồm cả cơ chế bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ.
Thứ ba, khi bạn muốn tranh chấp được công khai để răn đe. Một số doanh nghiệp muốn thị trường biết rằng vi phạm bí mật kinh doanh sẽ bị xử lý. Trọng tài không phục vụ mục đích đó. Lựa chọn này thuộc chiến lược kinh doanh, nên cân trước khi ký, không phải khi tranh chấp đã nổ ra.
Giữ kín trong tố tụng khác với bảo hộ bí mật kinh doanh
Nhiều chủ doanh nghiệp gộp hai chuyện làm một. Nguyên tắc không công khai của trọng tài chỉ nói về cách vụ tranh chấp được giải quyết: ai được dự, kết quả gửi cho ai. Nó không biến thông tin của bạn thành bí mật kinh doanh được pháp luật bảo hộ. Muốn thông tin được bảo hộ như bí mật kinh doanh theo pháp luật sở hữu trí tuệ, chính bạn phải giữ bí mật một cách có hệ thống: hạn chế người tiếp cận, ký cam kết bảo mật với nhân viên và đối tác, đánh dấu tài liệu, kiểm soát nơi lưu trữ.
Khi tranh chấp xảy ra, hai lớp này bổ sung cho nhau. Lớp bảo hộ bí mật kinh doanh giúp bạn chứng minh thông tin có giá trị và đã bị xâm phạm. Lớp tố tụng kín giúp bạn trình bày chứng minh đó mà không phải phơi thông tin ra trước người ngoài. Thiếu lớp thứ nhất, bạn có thể thắng về thủ tục nhưng khó chứng minh thiệt hại; thiếu lớp thứ hai, bạn có thể chứng minh được nhưng phải trả giá bằng việc lộ thêm.
Vì vậy, thứ tự hợp lý là: tổ chức việc giữ bí mật trong nội bộ trước, viết điều khoản bảo mật trong hợp đồng sau, cuối cùng mới tới việc chọn kênh phân xử. Chọn trọng tài mà bỏ qua hai bước đầu thì lợi thế bảo mật còn lại rất mỏng.
Câu hỏi nên tự hỏi trước khi chọn trọng tài vì lý do bảo mật
Thông tin nào thật sự phải lộ ra nếu kiện? Liệt kê cụ thể: công thức, giá vốn, khách hàng, mã nguồn. Nếu danh sách trống hoặc rất ngắn, bảo mật không phải lý do chính.
Ai có thể lấy được thông tin đó qua kênh khác? Nếu đối thủ vẫn biết qua nhân viên nghỉ việc, qua chuỗi cung ứng, thì chọn kênh phân xử chỉ bịt được một trong nhiều lỗ.
Có người thứ ba nào liên quan không? Nếu tranh chấp nhiều khả năng kéo theo bên không ký hợp đồng, trọng tài khó gom họ lại.
Bạn có chịu được việc phán quyết có thể bị đưa ra toà không? Bên thua có quyền yêu cầu huỷ theo căn cứ luật định. Nếu điều này xảy ra, hồ sơ đi vào toà. Hãy chấp nhận trước khả năng này.
Đã có điều khoản bảo mật riêng chưa? Nếu chưa, đó là việc nên làm trước cả việc chọn trọng tài.
Câu hỏi thường gặp
Phán quyết trọng tài có bị đăng công khai như bản án không?
Theo nguyên tắc không công khai của Luật Trọng tài thương mại 2010, phán quyết được gửi cho các bên, không công bố như bản án, trừ khi các bên thoả thuận khác. Tuy nhiên khi phán quyết bị yêu cầu huỷ hoặc được đưa đi thi hành, nội dung sẽ đến tay toà án và cơ quan thi hành án.
Toà án có xử kín để giữ bí mật kinh doanh không?
Có thể. Toà án xét xử công khai là nguyên tắc chung, nhưng có thể xử kín trong một số trường hợp, trong đó có yêu cầu chính đáng của đương sự về giữ bí mật kinh doanh. Bạn phải đề nghị và nêu lý do; toà quyết định.
Bên kia kể chuyện tranh chấp trọng tài ra ngoài thì có vi phạm không?
Còn tuỳ quy tắc của tổ chức trọng tài và hợp đồng giữa hai bên. Nếu hợp đồng có điều khoản bảo mật bao gồm cả nội dung tranh chấp, việc tiết lộ có thể là vi phạm hợp đồng. Không có điều khoản đó thì khó xử lý.
Có thể ràng buộc nhân chứng, chuyên gia giữ kín không?
Có thể yêu cầu họ ký cam kết bảo mật trước khi tiếp cận tài liệu. Hội đồng trọng tài cũng có thể đưa ra hướng dẫn về việc trao đổi tài liệu nhạy cảm. Nên đề nghị sớm, ngay khi xác định người sẽ tham gia.
Chỉ vì muốn giữ kín thì có nên chọn trọng tài cho hợp đồng nhỏ không?
Nếu thông tin cần giữ có giá trị lớn hơn nhiều so với giá trị hợp đồng, như công thức sản xuất, thì có thể đáng. Nếu tranh chấp chỉ xoay quanh công nợ và không phải đưa ra bí mật gì, lý do bảo mật thường không đủ.