Hoà giải với đối tác nước ngoài có cùng nguyên tắc như hoà giải trong nước, nhưng thất bại thường vì những chuyện ngoài lề: ngôn ngữ, múi giờ, người đến họp không có quyền chốt, và văn bản kết quả viết lỏng nên không thi hành được ở nước kia. Chuẩn bị tốt những khâu này giúp doanh nghiệp nhỏ tận dụng hoà giải như một kênh thật sự, không chỉ là bước thủ tục trước khi kiện.
Bài tập trung vào khâu thực hành cho tranh chấp xuyên biên giới: chuẩn bị, điều hành buổi làm việc, ghi kết quả. Bài không nêu tên tổ chức hoà giải cụ thể và không bàn mức phí. Các bước dưới đây dùng được cả khi hai bên tự ngồi lại lẫn khi có hoà giải viên, và hồ sơ chuẩn bị cho hoà giải về sau dùng lại được nếu phải kiện. Ví dụ trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao hoà giải đáng thử hơn với tranh chấp xuyên biên giới
Kiện tụng xuyên biên giới tốn kém ở mọi khâu: luật sư hai nước, dịch thuật, đi lại, thời gian. Với doanh nghiệp nhỏ, chi phí đó có thể vượt số tiền đang tranh chấp. Hoà giải cho phép hai bên tìm phương án trong vài buổi làm việc, thường qua họp trực tuyến, và kết quả có thể linh hoạt hơn phán quyết: giao bù ở đơn sau, giảm giá cho đơn tiếp theo, chia chi phí.
Hoà giải cũng giữ được quan hệ kinh doanh. Nhiều tranh chấp với đối tác nước ngoài xuất phát từ hiểu lầm về quy cách, thời hạn hay cách tính, chứ không phải ý đồ xấu. Một người trung gian giúp hai bên nghe nhau qua rào cản ngôn ngữ và văn hoá. Với doanh nghiệp nhỏ phụ thuộc vào vài khách hàng hoặc nhà cung cấp nước ngoài, giữ được một quan hệ đôi khi có giá trị hơn thắng một vụ kiện rồi mất nguồn đơn hàng.
Nếu hợp đồng có điều khoản yêu cầu hoà giải trước khi kiện, việc tham gia nghiêm túc còn là điều kiện để bạn được khởi kiện sau này. Bỏ qua hoặc hoà giải chiếu lệ có thể khiến bên kia phản đối thẩm quyền của trọng tài hay toà án.
Chọn hình thức phù hợp với tranh chấp
Hoà giải với đối tác nước ngoài có nhiều mức, từ hai bên tự ngồi lại đến có tổ chức hoà giải quản lý. Chọn mức phù hợp giúp không tốn công quá mức cần thiết, cũng không quá sơ sài với tranh chấp lớn.
| Hình thức | Hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Hai bên tự thương lượng có cấu trúc | Giá trị nhỏ, quan hệ còn tốt, bất đồng chủ yếu về số liệu | Cần biên bản sau mỗi buổi, người có quyền chốt |
| Hoà giải viên độc lập do hai bên cùng chọn | Đã căng thẳng, cần người trung gian giữ nhịp và giúp đánh giá thực tế | Thống nhất ngôn ngữ, cách chia chi phí, quy tắc bảo mật |
| Hoà giải tại tổ chức hoà giải thương mại | Giá trị lớn, hợp đồng có điều khoản dẫn chiếu quy tắc của một tổ chức | Đọc quy tắc của tổ chức về thời hạn, thủ tục và kết quả |
| Hoà giải trong khi đang kiện | Vụ trọng tài hoặc toà án đã bắt đầu nhưng hai bên muốn dừng sớm | Thoả thuận cách ghi nhận kết quả vào thủ tục đang chạy |
Theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hoà giải thương mại, hoà giải thương mại ở Việt Nam có thể được thực hiện qua tổ chức hoà giải hoặc hoà giải viên vụ việc. Với tranh chấp có đối tác nước ngoài, hai bên cũng có thể chọn hoà giải theo quy tắc của tổ chức ở nước khác; khi đó cần đọc quy tắc đó.
Chuẩn bị trước buổi hoà giải
Phần lớn kết quả của hoà giải được quyết định trước khi buổi làm việc bắt đầu. Với đối tác nước ngoài, danh sách chuẩn bị dài hơn một chút.
- Người có quyền chốt: xác định ai bên bạn được quyết định mức thoả thuận, và yêu cầu bên kia cử người có thẩm quyền tương đương; có văn bản uỷ quyền nếu cần.
- Ngôn ngữ làm việc: thống nhất trước; nếu cần phiên dịch, chọn người hiểu thuật ngữ ngành và thoả thuận ai bố trí.
- Khung giờ: tìm khoảng giờ làm việc chung của hai múi giờ, tránh để một bên họp lúc đêm khuya, mệt mỏi dễ dẫn tới quyết định vội.
- Tài liệu chung: gửi trước bộ tài liệu chính đã dịch phần cần thiết, bảng tính số tiền, dòng thời gian sự việc.
- Phương án của mình: mức mong muốn, mức chấp nhận được, phương án thay thế tốt nhất nếu hoà giải không thành, kể cả chi phí và thời gian của phương án đó.
- Quy tắc bảo mật: thoả thuận rằng các đề nghị trong hoà giải không được dùng làm chứng cứ thừa nhận nếu sau này kiện.
Gửi trước một bản tóm tắt ngắn quan điểm của bạn cho hoà giải viên, nếu có hoà giải viên, giúp buổi làm việc đi vào trọng tâm nhanh hơn.
Điều hành buổi làm việc qua ngôn ngữ và văn hoá
Nói chậm, câu ngắn, xác nhận lại. Khi một hoặc cả hai bên dùng ngoại ngữ, câu dài nhiều mệnh đề dễ bị hiểu sai. Sau mỗi ý quan trọng, tóm tắt lại để bên kia xác nhận.
Tách người phiên dịch khỏi vai trò thương lượng. Người phiên dịch chỉ chuyển lời, không thêm ý. Nếu nhân viên của bạn kiêm phiên dịch, dặn rõ không tự diễn giải hay thương lượng thay.
Chú ý khác biệt về cách nói không. Ở một số nền văn hoá, từ chối trực tiếp bị coi là thiếu lịch sự, nên câu trả lời "để xem xét" có thể có nghĩa là không. Hỏi lại bằng câu hỏi cụ thể để biết chắc.
Tách vấn đề với con người. Tranh chấp xuyên biên giới dễ biến thành cảm giác bị coi thường. Tập trung vào số liệu, chứng cứ và phương án, tránh bình luận về cách làm việc của "người nước ấy".
Ghi biên bản ngay sau mỗi buổi. Tóm tắt những điểm đã thống nhất, điểm còn mở và việc mỗi bên phải làm, gửi bên kia xác nhận trong ngày. Điều này giảm rủi ro mỗi bên nhớ một kiểu.
Viết văn bản hoà giải thành cho tranh chấp xuyên biên giới
Văn bản kết quả quyết định việc thoả thuận có được thực hiện hay không. Với đối tác nước ngoài, ngoài các nội dung thông thường, cần chú ý thêm một số điểm.
| Nội dung | Vì sao quan trọng | Lưu ý khi viết |
|---|---|---|
| Tên pháp nhân, người ký, thẩm quyền | Tránh bên kia sau này phủ nhận người ký | Đính kèm uỷ quyền nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật |
| Nghĩa vụ cụ thể, số tiền, đồng tiền thanh toán | Tránh tranh cãi về tỷ giá và phí chuyển tiền | Ghi rõ ai chịu phí ngân hàng, tài khoản nhận |
| Lịch thực hiện theo ngày | Đo được việc vi phạm | Dùng ngày cụ thể, ghi múi giờ nếu mốc tính theo giờ |
| Hậu quả khi vi phạm | Tạo đòn bẩy thực hiện | Toàn bộ phần còn lại đến hạn, quyền quay lại yêu cầu ban đầu |
| Ngôn ngữ và bản ưu tiên | Tránh lặp lại chuyện vênh bản dịch | Nếu song ngữ, ghi bản nào ưu tiên |
| Cách giải quyết nếu văn bản bị vi phạm | Biết đi đâu nếu bên kia không thực hiện | Ghi điều khoản trọng tài hoặc toà án rõ ràng cho chính văn bản này |
Công ước Singapore về thi hành thoả thuận hoà giải quốc tế là một cơ chế cho thoả thuận hoà giải xuyên biên giới, nhưng phạm vi áp dụng phụ thuộc vào việc các nước liên quan đã tham gia hay chưa. Hãy kiểm tình trạng hiện hành trước khi dựa vào công ước này; nếu không chắc, điều khoản trọng tài trong chính văn bản hoà giải là cách phòng thân thực tế.
Khi nào dừng hoà giải và đi tiếp
Hoà giải không phải lúc nào cũng thành. Dấu hiệu nên dừng gồm: bên kia dùng hoà giải để kéo dài thời gian, liên tục hẹn rồi huỷ, không cử người có quyền chốt; đề nghị của bên kia không thay đổi qua nhiều buổi; hoặc có dấu hiệu bên kia đang chuyển tài sản. Thời hiệu khởi kiện vẫn chạy trong lúc hoà giải, trừ khi luật áp dụng hoặc thoả thuận có quy định khác.
Khi dừng, gửi văn bản ghi nhận hoà giải không thành, tóm tắt các đề nghị chính và ngày kết thúc. Văn bản này hữu ích nếu hợp đồng yêu cầu hoà giải trước khi kiện, vì nó chứng minh điều kiện đã được đáp ứng. Giữ bảo mật nội dung các đề nghị trong hoà giải theo đúng thoả thuận.
Từ đây, hồ sơ chuẩn bị cho hoà giải dùng lại được gần như toàn bộ cho trọng tài hoặc toà án: dòng thời gian, bảng tính, chứng cứ đã dịch. Công sức bỏ ra không mất đi.
Ví dụ giả định: công ty du lịch nhỏ và đại lý nước ngoài
Ví dụ giả định: một công ty lữ hành nhỏ ở Cần Thơ nhận khách qua một đại lý nước ngoài. Sau một mùa, hai bên tranh cãi về khoản hoàn tiền cho các đoàn huỷ sát ngày: đại lý cho rằng công ty phải hoàn toàn bộ, công ty cho rằng đã chi trước cho khách sạn, nhà xe.
Hợp đồng yêu cầu hoà giải trước khi khởi kiện trọng tài. Hai bên chọn một hoà giải viên, họp trực tuyến vào buổi chiều giờ Việt Nam, tức buổi sáng bên đại lý. Công ty gửi trước bảng tổng hợp từng đoàn, chi phí đã chi có chứng từ, các email thông báo huỷ với giờ gửi. Đại lý cử người phụ trách tài chính có quyền quyết định.
Sau hai buổi, hai bên thống nhất: công ty hoàn phần chi phí chưa phát sinh, phần đã chi có chứng từ được chia theo tỷ lệ, khoản hoàn trả chia ba đợt bằng đồng tiền ghi trong hợp đồng, phí chuyển tiền mỗi bên tự chịu. Văn bản song ngữ, bản tiếng Anh ưu tiên, có điều khoản trọng tài nếu bị vi phạm. Mùa sau, hợp đồng được sửa để ghi rõ chính sách huỷ theo mốc ngày.
Câu hỏi thường gặp
Có bắt buộc phải có hoà giải viên khi hoà giải với đối tác nước ngoài không?
Không bắt buộc. Hai bên có thể tự thương lượng. Hoà giải viên hữu ích khi hai bên đã căng thẳng, khác biệt văn hoá lớn, hoặc cần một người giúp đánh giá thực tế các phương án. Với khoản nhỏ, thương lượng trực tiếp có chuẩn bị tốt đôi khi đủ.
Văn bản hoà giải thành với đối tác nước ngoài có thi hành được không?
Văn bản có giá trị như một thoả thuận ràng buộc giữa hai bên. Việc buộc thi hành khi bên kia không tự nguyện phụ thuộc vào luật nơi thi hành và các cơ chế như Công ước Singapore nếu các nước liên quan đã tham gia. Ghi điều khoản trọng tài trong chính văn bản giúp có đường đi nếu bị vi phạm.
Họp trực tuyến có ghi âm được không?
Chỉ nên ghi âm khi hai bên đồng ý rõ ràng từ đầu, vì luật nhiều nước có quy định về việc ghi âm cuộc trò chuyện, và hoà giải thường có cam kết bảo mật. Thay vì ghi âm, ghi biên bản tóm tắt và gửi xác nhận sau mỗi buổi là cách phổ biến và ít rủi ro hơn.
Đề nghị trong hoà giải có bị dùng làm chứng cứ nếu sau này kiện không?
Nguyên tắc bảo mật trong hoà giải thường hạn chế việc này, nhưng mức bảo vệ khác nhau theo luật và thoả thuận. Để an toàn, thoả thuận bằng văn bản trước buổi hoà giải rằng các đề nghị, thừa nhận trong hoà giải không được dùng làm chứng cứ ở thủ tục khác.
Nên chọn đồng tiền nào khi ghi khoản thanh toán trong văn bản hoà giải?
Thường dùng đồng tiền ghi trong hợp đồng gốc để tránh tranh cãi về tỷ giá. Nếu đổi sang đồng tiền khác, ghi rõ tỷ giá quy đổi và thời điểm áp dụng. Quy định về ngoại hối của Việt Nam cũng cần được đối chiếu khi nhận hoặc chuyển tiền ra nước ngoài.
Đối tác đề nghị hoà giải bằng ngôn ngữ thứ ba mà cả hai không giỏi thì sao?
Nên đề nghị dùng ngôn ngữ mà ít nhất một bên thành thạo, kèm phiên dịch cho bên kia, thay vì cả hai cùng dùng một ngôn ngữ yếu. Hiểu lầm do ngôn ngữ trong hoà giải có thể dẫn tới văn bản kết quả sai ý, và khi đó tranh chấp mới lại bắt đầu.