Khi một khách hàng doanh nghiệp nợ tiền hàng quá hạn nhưng vẫn còn làm ăn được, hoà giải thương mại thường là bước hợp lý trước khi nghĩ tới trọng tài hay toà án. Hai bên ngồi với một người trung gian trung lập, đối chiếu số nợ, nói thẳng lý do chậm trả và chốt một lịch trả có điều kiện rõ ràng. Nếu đạt được, văn bản hoà giải thành ghi lại nghĩa vụ; nếu không, bạn vẫn còn nguyên quyền đi tiếp các kênh khác.
Bài này đi theo đúng tình huống hay gặp nhất của doanh nghiệp nhỏ: bên bán đã giao hàng, bên mua nhận hàng, xuất hoá đơn đầy đủ, nhưng tiền thì trễ hết tháng này sang tháng khác. Nội dung là thông tin phổ thông theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hoà giải thương mại; số nợ lớn hoặc bên nợ có dấu hiệu tẩu tán tài sản thì nên có luật sư theo sát.
Khi nào công nợ hợp với hoà giải, khi nào không
Hoà giải hợp nhất khi khoản nợ có thật, hai bên không cãi nhau về số tiền gốc mà vướng ở dòng tiền: bên mua đang kẹt vốn, chờ tiền từ khách của họ, hoặc muốn trả chậm hơn mức hợp đồng cho phép. Lúc đó cái thiếu không phải là phán xét ai đúng ai sai mà là một kế hoạch trả mà cả hai cùng chịu được. Người hoà giải giúp hai bên bóc tách con số, nhìn thẳng vào khả năng trả thật, và ghi lại thành cam kết.
Hoà giải cũng hợp khi số nợ có phần tranh cãi: bên mua cho rằng một lô hàng bị lỗi nên giữ lại một phần tiền, bên bán thì bảo lỗi nhỏ, đã đổi trả. Đưa ra toà, phần tranh cãi nhỏ đó có thể kéo cả vụ dài thêm nhiều tháng. Trong hoà giải, hai bên có thể chốt nhanh: phần không tranh cãi trả ngay, phần tranh cãi xử lý bằng giảm giá, đổi hàng hoặc giám định độc lập.
Ngược lại, hoà giải ít tác dụng khi bên nợ đã ngừng hoạt động, không còn người có thẩm quyền quyết định, hoặc có dấu hiệu chuyển tài sản đi nơi khác. Hoà giải là tự nguyện; người không muốn trả thì có thể dùng chính quá trình hoà giải để kéo thời gian. Trường hợp này cần cân nhắc ngay các biện pháp mạnh hơn và nên hỏi ý kiến luật sư sớm, vì thời gian lúc đó có giá trị hơn quan hệ.
Chuẩn bị hồ sơ công nợ trước buổi hoà giải
Buổi hoà giải công nợ thường thành hay không ngay từ khâu chuẩn bị số liệu. Bên đòi nợ nên mang tới một bộ hồ sơ mà người ngoài nhìn vào hiểu được trong vài phút:
- Bảng kê công nợ theo từng hoá đơn: số hoá đơn, ngày giao hàng, ngày đến hạn, số tiền, số đã trả, số còn lại. Tách riêng phần tiền gốc và phần lãi chậm trả nếu có đòi lãi.
- Hợp đồng hoặc đơn đặt hàng, phụ lục giá, điều khoản thanh toán và điều khoản phạt hay lãi chậm trả, nếu hợp đồng có ghi.
- Biên bản giao nhận hàng có chữ ký bên mua; hoá đơn đã gửi; email hoặc tin nhắn xác nhận đã nhận hàng.
- Biên bản đối chiếu công nợ gần nhất có xác nhận của bên mua, nếu có. Đây là chứng cứ rất mạnh vì là lời thừa nhận số nợ của chính bên kia.
- Các lần nhắc nợ trước đó và phản hồi của bên mua: họ hứa trả ngày nào, lý do họ đưa ra, họ có từng cãi về chất lượng không.
- Một phương án trả nợ mà bên bán chấp nhận được, kèm mức tối thiểu không thể lùi thêm. Người đi hoà giải mà không biết giới hạn của mình thì rất dễ nhượng bộ quá tay.
Nếu chưa có biên bản đối chiếu công nợ, bạn có thể gửi bảng kê đề nghị bên mua xác nhận ngay trước khi mời hoà giải. Một bên nợ chịu ký xác nhận thường là bên thật lòng muốn trả.
Mời bên nợ vào hoà giải mà không làm hỏng quan hệ
Hoà giải thương mại chỉ diễn ra khi hai bên có thoả thuận hoà giải. Thoả thuận đó có thể đã nằm sẵn trong hợp đồng mua bán, hoặc được lập sau khi tranh chấp phát sinh. Nếu hợp đồng chưa có điều khoản hoà giải, bước đầu tiên là đề nghị bên nợ đồng ý đưa việc này ra hoà giải, bằng văn bản hoặc email có xác nhận.
Cách mời quyết định rất nhiều. Một thư đòi nợ giọng đe doạ kèm câu "nếu không sẽ khởi kiện" thường khiến bên kia phòng thủ và chuyển hồ sơ cho luật sư của họ. Một thư nêu rõ số nợ, ghi nhận quan hệ hợp tác lâu năm, đề nghị cùng ngồi với một hoà giải viên trung lập để tìm lịch trả hợp lý thì dễ được nhận lời hơn, mà vẫn giữ nguyên lập trường đòi đủ tiền.
Hai bên cùng chọn hoà giải viên: có thể là một hoà giải viên thương mại vụ việc hoặc một tổ chức hoà giải thương mại. Tiêu chí nên đặt lên trước là người đó có hiểu ngành hàng của hai bên không, có quan hệ lợi ích với bên nào không, và có lịch trống để làm nhanh không. Với công nợ, tốc độ quan trọng; một vụ hoà giải kéo vài tháng thì mất ý nghĩa.
Trong phòng hoà giải: những điểm hay quyết định kết quả
Tách gốc khỏi lãi. Bên nợ thường chấp nhận số tiền gốc nhanh hơn phần lãi và phạt. Nhiều vụ chốt được nhờ bên bán giảm hoặc miễn phần lãi đổi lấy lịch trả gốc ngắn hơn. Đây là một quyết định kinh doanh, không phải sự nhượng bộ vô lý.
Hỏi thẳng dòng tiền của bên nợ. Hoà giải viên có thể gặp riêng từng bên. Bên nợ thường nói thật hơn trong buổi gặp riêng: họ đang chờ tiền từ đâu, ngày nào về. Lịch trả bám theo dòng tiền thật thì ít bị vỡ.
Đừng chấp nhận lịch trả không có mốc. Câu "sẽ cố trả trong quý" không phải là cam kết. Mỗi đợt phải có ngày, có số tiền, có tài khoản nhận.
Gắn hệ quả khi trễ một đợt. Thoả thuận phổ biến là: trễ một đợt quá số ngày nhất định thì toàn bộ số còn lại đến hạn ngay, và phần lãi đã được miễn sẽ tính lại. Điều khoản này tạo động lực trả đúng hạn mà không cần đe doạ.
Cân nhắc bảo đảm. Với số nợ lớn, bên bán có thể đề nghị bảo lãnh của giám đốc hoặc công ty mẹ, cầm cố hàng tồn, hoặc chuyển cho bên bán quyền đòi một khoản phải thu của bên nợ. Mỗi hình thức có thủ tục riêng, nên hỏi luật sư trước khi ký.
So sánh các phương án chốt nợ thường gặp
Bảng dưới là các kiểu chốt hay gặp trong hoà giải công nợ giữa doanh nghiệp, kèm điểm mạnh và chỗ cần cẩn thận. Con số trong ví dụ là ví dụ giả định.
| Phương án | Phù hợp khi | Điểm cần ghi rõ trong văn bản |
|---|---|---|
| Trả một lần sau khi giảm lãi | Bên nợ sắp có một khoản tiền về | Ngày trả cố định; nếu trễ thì lãi được miễn tính lại |
| Trả góp theo tháng | Bên nợ có doanh thu đều nhưng thiếu vốn | Số tiền từng đợt, ngày đến hạn, điều khoản trễ một đợt thì đến hạn toàn bộ |
| Cấn trừ bằng hàng hoá hoặc dịch vụ | Bên nợ có hàng tồn bên bán dùng được | Cách định giá hàng, chất lượng, thời điểm giao, ai chịu chi phí vận chuyển |
| Trả gốc trước, lãi sau | Hai bên tranh cãi mức lãi | Thứ tự trả; phần lãi giải quyết ra sao nếu không chốt được |
| Tiếp tục giao hàng có điều kiện | Hai bên vẫn muốn hợp tác | Đơn hàng mới thanh toán trước hoặc khi nhận; nợ cũ trả theo lịch riêng |
Ví dụ giả định: bên nợ 600 triệu đồng tiền hàng và khoảng 40 triệu tiền lãi chậm trả. Hai bên chốt trả 600 triệu trong sáu đợt mỗi tháng một lần, bên bán miễn lãi với điều kiện không đợt nào trễ quá mười ngày; trễ thì toàn bộ số còn lại và tiền lãi đến hạn ngay. Bên bán bỏ ra 40 triệu để đổi lấy một lịch trả có thể thực hiện, thay vì một vụ kiện kéo dài.
Sau khi ký văn bản hoà giải thành
Văn bản kết quả hoà giải thành ghi lại toàn bộ cam kết của hai bên. Theo Nghị định 22/2017/NĐ-CP, nếu bên nào không thực hiện, kết quả hoà giải thành có thể được yêu cầu toà án công nhận theo thủ tục của Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, và khi đã được công nhận thì có thể yêu cầu thi hành án. Thủ tục này có thời hạn nộp yêu cầu, nên bạn cần kiểm thời hạn ngay sau khi ký, không đợi tới lúc bên kia trễ hẹn mới tính.
Một điểm ít người để ý: Bộ luật Dân sự 2015 có quy định thời hiệu khởi kiện bắt đầu lại khi bên có nghĩa vụ thừa nhận nghĩa vụ hoặc khi các bên đã tự hoà giải với nhau. Văn bản hoà giải ghi rõ số nợ được bên kia thừa nhận vì vậy còn có giá trị như một mốc mới về thời hiệu. Áp dụng cụ thể cho vụ của bạn nên hỏi luật sư, vì cách tính thời hiệu tranh chấp thương mại có nhiều tranh luận.
Trong thời gian bên nợ trả theo lịch, bên bán nên ghi nhận từng khoản nhận được bằng văn bản, đối chiếu công nợ định kỳ và nhắc trước mỗi kỳ hạn vài ngày. Chi tiết cách viết văn bản để thi hành được có ở chuyên mục văn bản hoà giải thành của trang.
Nếu hoà giải không thành
Hoà giải không thành không có nghĩa là thời gian đã mất. Qua buổi hoà giải, bạn biết rõ lập luận của bên nợ, biết họ cãi điểm nào và thừa nhận điểm nào, biết khả năng trả thật của họ. Những thông tin đó giúp bạn chọn bước tiếp: trọng tài nếu hợp đồng có thoả thuận trọng tài hợp lệ, toà án nếu không có.
Cần nhớ nguyên tắc bảo mật của hoà giải thương mại: những gì các bên nói, đưa ra trong hoà giải nhằm tìm giải pháp thường không được tuỳ tiện mang ra làm chứng cứ ở trọng tài hay toà án, trừ khi các bên đồng ý hoặc pháp luật có quy định khác. Vì vậy, chứng cứ về số nợ phải là hồ sơ gốc như hoá đơn, biên bản giao nhận, đối chiếu công nợ, chứ không trông vào lời thừa nhận miệng trong phòng hoà giải.
Nếu bạn còn phân vân giữa kiện ngay và hoà giải thêm một vòng, nhất là khi số nợ lớn hoặc bên nợ có dấu hiệu khó khăn kéo dài, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được đánh giá theo hồ sơ cụ thể trước khi quyết.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng mua bán không có điều khoản hoà giải thì còn hoà giải thương mại được không?
Được. Thoả thuận hoà giải có thể lập sau khi tranh chấp đã phát sinh. Hai bên chỉ cần đồng ý bằng văn bản đưa việc đòi nợ ra hoà giải thương mại, chọn hoà giải viên và cách tiến hành. Không có thoả thuận thì không ai bắt được bên kia vào hoà giải.
Bên nợ đồng ý hoà giải rồi không đến buổi hẹn thì sao?
Hoà giải là tự nguyện nên không có chế tài buộc họ tới. Bạn nên gửi văn bản ghi nhận việc họ vắng mặt, cho một lần hẹn lại có thời hạn, và nếu vẫn không tới thì coi như hoà giải kết thúc để chuyển sang trọng tài hoặc toà án.
Có nên miễn lãi chậm trả để bên nợ chịu ký lịch trả?
Đây là quyết định kinh doanh. Nhiều bên bán chọn miễn lãi có điều kiện: trả đúng lịch thì miễn, trễ thì lãi tính lại toàn bộ. Cách này giữ được động lực trả và không làm bạn mất trắng phần lãi nếu bên kia vỡ hẹn.
Người đi hoà giải thay công ty cần giấy tờ gì?
Người đó phải là người đại diện theo pháp luật hoặc có giấy uỷ quyền ghi rõ được quyền thương lượng và ký văn bản hoà giải. Thiếu thẩm quyền ký thì văn bản hoà giải có thể bị bên kia chối bỏ sau này, nên kiểm thẩm quyền của cả hai phía trước buổi họp.
Hoà giải có làm mất quyền kiện ra toà hoặc trọng tài không?
Không. Hoà giải không thành thì các bên vẫn được đưa tranh chấp ra trọng tài nếu có thoả thuận trọng tài, hoặc ra toà án. Điều cần để ý là thời hiệu khởi kiện vẫn chạy trong lúc hoà giải, nên đừng để một vòng hoà giải kéo dài làm lỡ thời hiệu.
Bên nợ đòi giảm cả tiền gốc vì cho rằng hàng có lỗi thì xử lý thế nào?
Nên tách phần không tranh cãi để trả ngay, phần còn lại xử lý riêng. Hai bên có thể cùng chọn một đơn vị giám định độc lập, hoặc thoả thuận một mức giảm giá cụ thể cho lô hàng bị cho là lỗi. Đừng để phần nhỏ đang tranh cãi chặn cả khoản nợ lớn.