Khi đối tác nước ngoài im lặng, mục tiêu của bạn không còn là nhận được câu trả lời mà là tạo ra bằng chứng chắc chắn rằng họ đã được thông báo đúng cách. Bằng chứng đó sẽ là nền cho mọi bước sau: huỷ hợp đồng, khởi kiện ở trọng tài, xin công nhận phán quyết, hay đơn giản là cho thấy bạn đã thiện chí. Gửi thư đúng người, đúng địa chỉ trong hợp đồng, bằng kênh để lại dấu vết và bằng ngôn ngữ đã thoả thuận là bốn yêu cầu cơ bản.
Doanh nghiệp nhỏ thường chỉ có một địa chỉ email của nhân viên kinh doanh bên kia. Khi người đó nghỉ việc hoặc chặn liên lạc, mọi trao đổi bị đứt. Bài đi theo các bước cụ thể để bạn biết gửi gì, gửi qua đâu và giữ lại những gì.
Vì sao cách gửi quan trọng ngang nội dung
Trong tranh chấp có yếu tố nước ngoài, câu hỏi "bên kia có được thông báo không" xuất hiện ở nhiều chỗ. Nhiều hợp đồng yêu cầu thông báo vi phạm và cho thời hạn khắc phục trước khi huỷ. Điều khoản trọng tài nhiều tầng thường yêu cầu thương lượng hoặc hoà giải trong một khoảng thời gian trước khi khởi kiện. Và ở bước cuối, khi xin công nhận phán quyết trọng tài theo Công ước New York, toà án nơi thi hành có thể từ chối nếu bên phải thi hành không được thông báo thích đáng về việc chỉ định trọng tài viên hoặc về tố tụng trọng tài.
Ở mỗi chỗ đó, bên im lặng có thể sau này quay lại nói: "Chưa bao giờ nhận được gì." Nếu bạn chỉ có một email gửi tới địa chỉ cá nhân không ghi trong hợp đồng, lập luận đó có thể có sức nặng. Nếu bạn có bằng chứng gửi tới địa chỉ thông báo chính thức, qua nhiều kênh, với xác nhận phát, lập luận đó yếu đi rất nhiều.
Nói cách khác, cách gửi không phải thủ tục hình thức. Nó quyết định việc bạn có dùng được các quyền mình đang có hay không. Với doanh nghiệp nhỏ không có phòng pháp chế, việc này càng cần làm đúng ngay từ lá thư đầu, vì lá thư đầu thường là thứ bị soi kỹ nhất khi tranh chấp lên tới người xử: nó cho biết bạn đã nêu yêu cầu từ khi nào, có cho bên kia cơ hội khắc phục không, và có đi đúng trình tự đã thoả thuận không.
Kiểm hợp đồng trước khi gửi
Trước khi soạn thư, mở lại hợp đồng và các tài liệu kèm theo để tìm những điểm quy định về thông báo. Nhiều doanh nghiệp nhỏ bỏ qua bước này và gửi sai ngay từ đầu.
- Điều khoản thông báo: địa chỉ, người nhận, chức danh, email chính thức, hình thức được chấp nhận như thư bảo đảm, chuyển phát, email; thời điểm thông báo được coi là đã nhận.
- Điều khoản giải quyết tranh chấp: có yêu cầu thương lượng hay hoà giải trong một số ngày trước khi kiện không; có yêu cầu thông báo bằng hình thức đặc biệt không.
- Ngôn ngữ: hợp đồng quy định ngôn ngữ thông báo hoặc ngôn ngữ hợp đồng là gì; thư nên dùng đúng ngôn ngữ đó.
- Thông tin pháp nhân: tên đầy đủ, nước đăng ký, địa chỉ trụ sở đăng ký; đối chiếu với tra cứu công khai để biết có thay đổi không.
- Các thay đổi đã được thông báo: đối tác có từng gửi thông báo đổi địa chỉ, đổi người liên hệ không; nếu có, dùng địa chỉ mới nhưng gửi thêm bản về địa chỉ cũ.
Nếu hợp đồng không có điều khoản thông báo, nguyên tắc an toàn là gửi tới địa chỉ trụ sở đăng ký của pháp nhân và tới mọi kênh đã dùng trong giao dịch.
Các kênh gửi và giá trị chứng minh
Không kênh nào hoàn hảo, nên thường dùng kết hợp. Bảng so các kênh theo khả năng chứng minh việc gửi và việc nhận.
| Kênh | Chứng minh được gì | Điểm yếu |
|---|---|---|
| Email tới địa chỉ chính thức trong hợp đồng | Thời điểm gửi, nội dung, tệp đính kèm | Khó chứng minh người nhận đã đọc; có thể vào thư rác |
| Email tới người liên hệ quen | Thời điểm gửi, nội dung | Người đó có thể không còn làm việc hoặc không có thẩm quyền |
| Chuyển phát quốc tế có xác nhận phát | Thời điểm phát, địa chỉ phát, đôi khi tên người ký nhận | Chậm, tốn kém hơn; nội dung bên trong phải tự chứng minh |
| Thư bảo đảm qua bưu chính quốc tế | Việc gửi, đôi khi có báo phát | Theo dõi qua biên giới có thể không đầy đủ |
| Ứng dụng nhắn tin đã dùng trong giao dịch | Thời điểm gửi, đôi khi đã xem | Tài khoản cá nhân, dễ bị phủ nhận thẩm quyền |
Cách làm hay dùng: gửi email tới địa chỉ chính thức và người liên hệ, đồng thời gửi bản in có chữ ký qua chuyển phát có xác nhận phát tới trụ sở đăng ký. Trong email ghi rõ bản gốc đã được gửi qua đường chuyển phát, kèm mã vận đơn.
Soạn một thông báo dùng được về sau
Thông báo dùng được là thông báo một người thứ ba đọc vào sẽ hiểu ngay ai đòi ai, đòi gì, căn cứ gì, hạn đến khi nào. Bố cục gợi ý dưới đây chỉ là các mục cần có, không phải mẫu chuẩn.
- Tiêu đề rõ, ví dụ "Thông báo vi phạm và yêu cầu khắc phục theo hợp đồng số…", ghi ngày.
- Thông tin hai bên: tên pháp nhân đầy đủ, địa chỉ, người nhận theo hợp đồng.
- Tóm tắt sự việc: hợp đồng, đơn hàng, nghĩa vụ liên quan, điều gì đã xảy ra, kèm danh mục tài liệu đính kèm.
- Yêu cầu cụ thể: trả bao nhiêu, giao gì, sửa gì, theo cách nào.
- Thời hạn: hạn cuối cụ thể theo ngày, phù hợp với thời hạn trong hợp đồng nếu có.
- Hậu quả nếu không khắc phục: chẳng hạn huỷ hợp đồng, khởi kiện theo điều khoản giải quyết tranh chấp; chỉ nêu những biện pháp bạn có quyền và thực sự sẽ dùng.
- Đề nghị đối thoại: để ngỏ khả năng thương lượng hoặc hoà giải, nêu cách liên hệ.
- Chữ ký người có thẩm quyền của doanh nghiệp bạn.
Giọng văn nên bình tĩnh, chính xác. Thư gay gắt không làm bên im lặng trả lời nhanh hơn, nhưng có thể bị dùng để cho rằng bạn không thiện chí.
Lưu giữ bằng chứng gửi và theo dõi
Gửi xong chưa phải là xong. Bạn cần lưu lại bằng chứng theo cách có thể trình ra sau này. Với email, lưu bản gốc kèm thông tin kỹ thuật của thư, không chỉ ảnh chụp màn hình; xuất cả các thư trả lời tự động, thông báo không gửi được nếu có. Với chuyển phát, lưu biên lai, mã vận đơn, ảnh chụp trang tra cứu trạng thái phát, và yêu cầu bằng chứng phát nếu dịch vụ có cung cấp.
Ghi nhật ký sự việc: ngày gửi, kênh gửi, nội dung tóm tắt, kết quả. Nhật ký này giúp bạn, luật sư hoặc hội đồng trọng tài nắm nhanh chuỗi sự kiện. Nếu thư bị trả về vì sai địa chỉ, ghi lại và tìm địa chỉ đăng ký mới nhất của pháp nhân để gửi lại.
Đặt lịch theo dõi thời hạn: hết hạn bạn đưa ra mà bên kia vẫn im lặng thì gửi thông báo tiếp theo, nêu rõ bạn sẽ thực hiện bước đã báo. Đồng thời ghi chú thời hiệu khởi kiện theo luật áp dụng để không để thương lượng một phía kéo dài vô hạn.
Khi đã khởi kiện: thông báo không còn hoàn toàn do bạn lo
Thông báo trước tranh chấp do bạn tự gửi. Khi vụ việc đã đưa ra trọng tài hoặc toà án, việc gửi giấy tờ cho bên kia chuyển sang theo quy tắc của thủ tục đó, và bạn cần hiểu để không bị bất ngờ.
Ở trọng tài, Luật Trọng tài thương mại 2010 cho phép các bên thoả thuận cách gửi thông báo; nếu không có thoả thuận, thông báo được gửi tới địa chỉ của các bên theo quy định của luật và quy tắc tố tụng áp dụng. Với tổ chức trọng tài, việc gửi đơn khởi kiện và các văn bản cho bị đơn thường do tổ chức đó thực hiện. Phần của bạn là cung cấp địa chỉ chính xác, đầy đủ, kèm bằng chứng các lần thông báo trước đó, để hội đồng trọng tài và sau này là toà án nơi thi hành thấy bên kia đã có cơ hội tham gia.
Ở toà án Việt Nam, việc tống đạt cho bị đơn ở nước ngoài thường phải qua kênh tương trợ tư pháp, có thể mất nhiều tháng và đôi khi không thành. Đây là một lý do khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ ưu tiên điều khoản trọng tài có quy định rõ cách gửi thông báo, kể cả qua email, ngay từ khi ký hợp đồng.
Ví dụ giả định: nhà thầu nội thất và chủ dự án nước ngoài
Ví dụ giả định: một xưởng nội thất ở Huế làm đồ cho một chuỗi khách sạn nhỏ của nhà đầu tư nước ngoài, ký hợp đồng với pháp nhân ở nước ngoài. Sau đợt giao cuối, khoản thanh toán cuối không về. Người quản lý dự án bên kia nghỉ việc, email cũ không còn phản hồi.
Xưởng mở lại hợp đồng, thấy điều khoản thông báo yêu cầu gửi tới giám đốc pháp nhân tại địa chỉ trụ sở, và điều khoản trọng tài yêu cầu ba mươi ngày thương lượng trước khi khởi kiện. Xưởng soạn thông báo bằng tiếng Anh theo ngôn ngữ hợp đồng, gửi email tới địa chỉ chính thức và bản in có chữ ký qua chuyển phát quốc tế có xác nhận phát. Email ghi rõ mã vận đơn và đề nghị họp trực tuyến.
Sau ba mươi ngày không có phản hồi, xưởng gửi thông báo thứ hai nêu sẽ khởi kiện theo điều khoản trọng tài. Bộ hồ sơ gửi thông báo có xác nhận phát sau này trở thành phần quan trọng khi hồ sơ khởi kiện được chuẩn bị, giúp chứng minh điều kiện tiên quyết đã được đáp ứng và bên kia đã biết về tranh chấp.
Câu hỏi thường gặp
Email không bị trả về có phải là bằng chứng bên kia đã nhận không?
Không chắc chắn. Email không bị trả về cho thấy thư đã được gửi đi và có thể đã tới máy chủ của bên nhận, nhưng không chứng minh người có thẩm quyền đã đọc. Vì vậy nên kết hợp email với kênh có xác nhận phát, và gửi tới địa chỉ chính thức ghi trong hợp đồng.
Có cần dịch thông báo sang tiếng của nước đối tác không?
Nếu hợp đồng quy định ngôn ngữ, dùng đúng ngôn ngữ đó là đủ trong phần lớn trường hợp. Khi không có quy định, dùng ngôn ngữ hai bên đã dùng trong giao dịch. Với thủ tục tại toà án nước ngoài sau này, có thể cần bản dịch chính thức theo yêu cầu của nước đó, nhưng đó là bước khác.
Đối tác đổi địa chỉ mà không báo thì gửi về đâu?
Gửi tới địa chỉ ghi trong hợp đồng và đồng thời tới địa chỉ trụ sở đăng ký mới nhất tra được. Việc bạn đã gửi tới cả hai giúp chứng minh thiện chí và cẩn trọng. Lưu lại kết quả tra cứu địa chỉ cùng ngày tra để làm bằng chứng.
Có nên nhờ văn phòng luật ở nước đối tác gửi thư không?
Một lá thư từ văn phòng luật địa phương đôi khi khiến bên kia phản hồi nghiêm túc hơn và giúp chắc chắn về cách gửi hợp lệ theo luật nước đó. Với khoản nhỏ, bạn có thể tự gửi đúng cách trước, và chỉ nhờ người làm nghề khi bước sang thủ tục chính thức.
Im lặng có phải là đồng ý với yêu cầu trong thông báo không?
Thông thường không. Im lặng tự nó hiếm khi được coi là chấp nhận, trừ khi hợp đồng hoặc thói quen giao dịch giữa hai bên quy định như vậy. Vì thế đừng coi việc bên kia im lặng là thắng; thông báo chỉ giúp bạn đủ điều kiện để đi bước tiếp theo.
Có nên đăng thông tin đối tác không trả tiền lên mạng để gây sức ép?
Không nên. Việc này có thể khiến bạn vướng trách nhiệm về xúc phạm uy tín ở Việt Nam hoặc ở nước đối tác, và làm bạn kém thiện chí trong mắt người xử sau này. Sức ép hợp pháp là thông báo đúng cách, thời hạn rõ ràng và sự sẵn sàng sử dụng kênh giải quyết tranh chấp đã thoả thuận.