Một văn bản hoà giải thành ngoài toà án thi hành được khi mỗi nghĩa vụ trả lời đủ năm câu: ai phải làm, làm việc gì, số lượng hay số tiền bao nhiêu, hạn chót là ngày nào, và làm ở đâu hoặc bằng cách nào. Thiếu một trong năm câu đó, bên được hưởng thường phải quay lại thương lượng, hoặc tệ hơn là toà án không công nhận được vì không xác định được nội dung cần thi hành.
Bài này dành cho người đang ngồi soạn hoặc rà bản thoả thuận sau một buổi hoà giải thương mại, hoà giải ở cơ sở hay hai bên tự ngồi lại với nhau. Bài không đưa ra mẫu văn bản dựng sẵn; nội dung là những thứ nên có và những cách viết hay gây vướng, để bạn tự soi bản của mình hoặc mang đi hỏi người làm nghề.
Vì sao văn bản hoà giải thành hay "chết" ở câu chữ
Buổi hoà giải thường kết thúc trong không khí dễ chịu: hai bên đã nhượng nhau, ai cũng muốn ký cho xong. Đó cũng là lúc câu chữ bị viết vội. Những câu như "bên A sẽ hỗ trợ bên B một khoản hợp lý", "hai bên sẽ thu xếp bàn giao trong thời gian sớm nhất", "bên B cam kết khắc phục các lỗi còn tồn tại" đọc lên thấy thiện chí, nhưng tới lúc một bên không làm thì không ai đo được họ đã vi phạm hay chưa.
Với văn bản hoà giải thành ngoài toà, câu chữ mơ hồ gây hại theo hai lớp. Lớp thứ nhất là giữa hai bên: mỗi người hiểu một kiểu, tranh chấp cũ quay lại dưới dạng tranh chấp mới về cách hiểu thoả thuận. Lớp thứ hai là khi muốn nhờ cơ quan nhà nước can thiệp: toà án xét yêu cầu công nhận cần biết chính xác nghĩa vụ là gì, còn cơ quan thi hành án dân sự chỉ thi hành được những gì đã ghi rõ trong quyết định. Một nghĩa vụ không đo được thì rất khó cưỡng chế.
Vì vậy, cách nghĩ đúng khi soạn là đặt mình vào vị trí người thứ ba không dự buổi hoà giải: một thẩm phán, một chấp hành viên, hay chính bạn sau ba năm khi đã quên hết bối cảnh. Đọc bản thoả thuận, người đó có biết phải làm gì để buộc bên kia thực hiện không. Nếu câu trả lời là "phải hỏi lại hai bên", câu đó cần viết lại.
Năm câu hỏi cho mỗi nghĩa vụ
Cách rà nhanh nhất là tách văn bản thành từng nghĩa vụ riêng lẻ, rồi với mỗi nghĩa vụ kiểm năm câu hỏi dưới đây. Bảng đặt cách viết hay gặp cạnh cách viết đo được để bạn thấy khoảng cách.
| Câu hỏi | Cách viết hay gặp | Cách viết đo được |
|---|---|---|
| Ai phải làm | "Công ty" hoặc "bên kia" | Tên đầy đủ của doanh nghiệp hoặc cá nhân, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ tuỳ thân, đúng như phần thông tin các bên ở đầu văn bản |
| Làm việc gì | "Hỗ trợ", "khắc phục", "giải quyết dứt điểm" | Động từ cụ thể: trả tiền, giao hàng, tháo dỡ, sửa chữa hạng mục cụ thể, rút đơn, xoá bài đăng |
| Bao nhiêu | "Một khoản hợp lý", "phần còn lại" | Con số bằng số và bằng chữ, đơn vị tính, loại tiền; với hàng hoá thì chủng loại, số lượng, quy cách |
| Khi nào | "Sớm nhất", "sau khi ổn định" | Ngày cụ thể, hoặc số ngày tính từ một sự kiện kiểm chứng được như ngày ký văn bản |
| Ở đâu, bằng cách nào | Bỏ trống | Số tài khoản nhận tiền, địa điểm giao nhận, người nhận, cách xác nhận đã làm xong |
Một nghĩa vụ trả lời đủ năm câu thì gần như không còn chỗ để cãi về việc đã làm hay chưa. Nếu một câu không trả lời được vì hai bên chưa thống nhất, đó là dấu hiệu buổi hoà giải chưa xong, chứ không phải chỗ để viết lấp lửng cho qua.
Những cụm từ nên tránh hoặc phải đi kèm định nghĩa
"Phần còn lại", "số tiền còn nợ". Còn lại so với con số nào, tính đến ngày nào. Nên ghi luôn con số tuyệt đối đã chốt, kèm câu xác nhận hai bên đã đối chiếu và thống nhất số đó tại buổi hoà giải.
"Khắc phục lỗi", "sửa chữa hoàn thiện". Lỗi nào, hoàn thiện đến mức nào. Nên liệt kê từng hạng mục, hoặc dẫn chiếu tới một biên bản kiểm tra đính kèm có ảnh, và ghi tiêu chí coi là đã xong, ví dụ được bên kia ký xác nhận hoặc qua một lần kiểm tra chung.
"Trong thời gian sớm nhất", "khi điều kiện cho phép". Đây là câu không có hạn. Nếu thật sự chưa chốt được ngày, ghi một hạn tối đa và cơ chế báo trước, ví dụ giả định: "không muộn hơn ngày… và báo trước ít nhất bảy ngày".
"Hai bên không còn khiếu nại gì". Câu này cần rõ phạm vi: không khiếu nại về hợp đồng nào, giai đoạn nào, khoản nào. Viết quá rộng có thể vô tình xoá luôn những quyền mà một bên không định bỏ, chẳng hạn khoản bảo hành chưa phát sinh.
"Theo hợp đồng cũ". Dẫn chiếu được, nhưng phải nêu rõ số và ngày hợp đồng, và điều khoản nào còn hiệu lực, điều khoản nào bị thay thế bởi văn bản hoà giải thành. Không nói rõ thì hai văn bản dễ đá nhau.
Tách nghĩa vụ chính và nghĩa vụ phụ
Nhiều văn bản hoà giải thành gom mọi thứ vào một đoạn văn dài: trả tiền, nhận lại hàng, xin lỗi, rút đơn khiếu nại, giữ bí mật. Khi một bên chỉ làm được một phần, không ai biết phần nào là cốt lõi. Cách viết dễ dùng hơn là đánh số từng nghĩa vụ, mỗi nghĩa vụ một mục, và ghi rõ nghĩa vụ nào là điều kiện của nghĩa vụ nào.
Ví dụ giả định: một xưởng in và một cửa hàng thống nhất rằng cửa hàng trả tiền còn nợ, xưởng in giao nốt lô hàng còn giữ lại. Nếu không ghi thứ tự, cả hai đều có thể chờ bên kia làm trước. Nên ghi rõ: cửa hàng chuyển tiền đợt một trước ngày cụ thể; trong số ngày cụ thể kể từ khi nhận tiền, xưởng giao hàng tại kho của cửa hàng. Thứ tự và mối nối giữa các nghĩa vụ là phần hay bị bỏ quên nhất.
Với những cam kết khó thi hành bằng cưỡng chế như xin lỗi, giữ bí mật, không đăng bài nói xấu, vẫn nên ghi nhưng tách riêng và gắn với hệ quả cụ thể nếu vi phạm. Đừng để các cam kết này lẫn vào nghĩa vụ tiền bạc, vì khi cần xin công nhận hay thi hành, phần tiền mới là phần có thể buộc thực hiện rõ ràng nhất.
Thông tin nền văn bản phải có trước phần nghĩa vụ
Nghĩa vụ có rõ đến đâu mà phần nền thiếu thì văn bản vẫn yếu. Theo pháp luật về hoà giải thương mại và thực tế xét công nhận, phần nền nên có tối thiểu:
- Thông tin đầy đủ của các bên: tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp hoặc giấy tờ tuỳ thân, người đại diện ký và căn cứ người đó được ký (đại diện theo pháp luật hay theo uỷ quyền).
- Thông tin hoà giải viên hoặc tổ chức hoà giải, nếu hoà giải qua người trung gian; với hoà giải ở cơ sở là tổ hoà giải và hoà giải viên chủ trì.
- Tóm tắt tranh chấp: phát sinh từ hợp đồng hay quan hệ nào, mỗi bên yêu cầu gì. Phần này giúp người đọc sau hiểu thoả thuận đang giải quyết cái gì.
- Câu xác nhận các bên tự nguyện thoả thuận, có đủ năng lực, và người ký có quyền quyết định về nội dung thoả thuận.
- Ngày, nơi lập văn bản, số bản, mỗi bên giữ mấy bản; chữ ký của các bên và của hoà giải viên nếu có.
Phần nền này không phải thủ tục cho đẹp. Khi xin toà công nhận, toà xem các bên có đúng là người có quyền, nghĩa vụ đối với nội dung thoả thuận hay không, và thoả thuận có tự nguyện hay không. Phần nền đầy đủ trả lời sẵn các câu đó.
Rà lại văn bản trước khi ký: trình tự gọn
Trước khi đặt bút, nên dành một khoảng nghỉ ngắn, đọc lại bản thoả thuận theo trình tự sau. Không cần luật sư cũng làm được, chỉ cần đọc chậm.
- Gạch dưới mọi động từ chỉ việc phải làm. Mỗi động từ là một nghĩa vụ, đánh số chúng.
- Với mỗi nghĩa vụ, kiểm năm câu hỏi: ai, việc gì, bao nhiêu, khi nào, ở đâu hoặc bằng cách nào.
- Tìm các tính từ và trạng từ mơ hồ như hợp lý, sớm, đầy đủ, hoàn thiện, phù hợp. Thay bằng con số, ngày hoặc tiêu chí.
- Kiểm thứ tự: nghĩa vụ nào làm trước, nghĩa vụ nào chỉ phát sinh khi nghĩa vụ kia xong.
- Đọc câu "không còn khiếu nại" hoặc "chấm dứt tranh chấp" và hỏi: phạm vi đúng như mình muốn chưa.
- Kiểm tên người ký và giấy tờ chứng minh quyền ký; với công ty, kiểm người ký là đại diện theo pháp luật hay có văn bản uỷ quyền phù hợp.
- Hỏi chính mình: nếu bên kia không làm, mình sẽ cầm văn bản này đi đâu, và người nhận có hiểu ngay không.
Văn bản có giá trị lớn, liên quan tài sản phải đăng ký như nhà đất, xe, hoặc có nhiều bên cùng chịu nghĩa vụ, nên nhờ người có chuyên môn rà trước khi ký. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, gửi kèm bản nháp và hợp đồng gốc, để được chỉ ra những câu dễ vướng khi xin công nhận hoặc thi hành.
Một ví dụ giả định: từ câu mơ hồ đến câu đo được
Ví dụ giả định: một công ty nội thất nhỏ ở Thành phố Hồ Chí Minh và một chủ quán cà phê hoà giải xong tranh chấp về bộ bàn ghế giao thiếu và lỗi. Bản nháp đầu tiên ghi: "Công ty sẽ giao bổ sung và sửa các bộ bàn ghế bị lỗi, chủ quán sẽ thanh toán phần còn lại sau khi nhận đủ hàng". Câu này thiếu số lượng, thiếu hạn, thiếu tiêu chí "lỗi", thiếu con số "phần còn lại".
Bản viết lại tách thành ba nghĩa vụ. Một: công ty giao thêm số bộ bàn ghế đúng mẫu đã giao, tại địa chỉ quán, trước ngày cụ thể. Hai: công ty sửa các bộ được liệt kê trong biên bản kiểm tra đính kèm có ảnh, hoàn thành trước ngày cụ thể; việc sửa coi là xong khi chủ quán ký xác nhận hoặc không có phản hồi bằng văn bản trong số ngày cụ thể sau khi được báo. Ba: chủ quán chuyển số tiền cụ thể vào tài khoản ghi rõ trong số ngày cụ thể sau khi cả hai nghĩa vụ trên hoàn thành.
Bản thứ hai dài hơn, nhưng mọi câu đều đo được. Nếu một bên không làm, bên kia biết ngay ai vi phạm, vi phạm từ ngày nào, và cần cầm gì đi đâu. Đó là khác biệt giữa một tờ giấy thể hiện thiện chí và một văn bản thi hành được.
Câu hỏi thường gặp
Văn bản hoà giải thành ngoài toà có bắt buộc theo một mẫu nào không?
Pháp luật về hoà giải thương mại và hoà giải ở cơ sở nêu những nội dung chính cần có, nhưng không buộc theo một mẫu trình bày cố định cho mọi trường hợp. Điều quan trọng là đủ thông tin các bên, nội dung thoả thuận rõ ràng và chữ ký hợp lệ. Tổ chức hoà giải có thể có biểu mẫu riêng của họ.
Viết nghĩa vụ chi tiết quá có làm bên kia ngại ký không?
Có thể có, nhưng sự ngại ngùng đó thường cho thấy hai bên chưa thật sự thống nhất. Viết chi tiết là để lộ ra chỗ chưa thống nhất ngay tại bàn hoà giải, nơi còn hoà giải viên giúp, thay vì để nó nổ ra sau này khi mỗi bên hiểu một kiểu.
Có cần ghi số tiền bằng chữ không?
Nên ghi cả bằng số và bằng chữ, kèm loại tiền. Đây là thói quen phổ biến trong văn bản giao dịch để tránh nhầm số không hoặc dấu phân cách. Nếu hai cách ghi lệch nhau, việc giải thích sẽ phức tạp, nên đọc lại kỹ trước khi ký.
Văn bản hoà giải thành có thay thế hợp đồng cũ không?
Tuỳ hai bên thoả thuận. Văn bản có thể chỉ giải quyết một tranh chấp cụ thể và để hợp đồng cũ tiếp tục, hoặc chấm dứt hợp đồng cũ. Nên ghi rõ điều nào của hợp đồng cũ còn hiệu lực, điều nào bị thay thế, để hai văn bản không mâu thuẫn.
Nếu phát hiện câu chữ mơ hồ sau khi đã ký thì làm sao?
Cách gọn nhất là hai bên ký thêm một văn bản bổ sung làm rõ câu đó, cũng nên có hoà giải viên chứng kiến nếu đã hoà giải qua người trung gian. Nếu bên kia không chịu làm rõ, việc giải thích thoả thuận sẽ theo nguyên tắc của pháp luật dân sự, và lúc đó nên hỏi luật sư.
Hoà giải ở tổ hoà giải thôn có cần viết chi tiết như hoà giải thương mại không?
Mức độ phức tạp thường thấp hơn, nhưng nguyên tắc năm câu hỏi vẫn đúng. Nếu sau này muốn xin toà công nhận kết quả hoà giải ở cơ sở, nội dung càng rõ thì càng thuận lợi. Việc nhỏ trong xóm cũng nên ghi rõ số tiền, hạn và cách giao nhận.