Đơn khởi kiện là văn bản mở ra cả vụ trọng tài, nên nó phải nói được năm điều: ai kiện ai, căn cứ vào thoả thuận trọng tài nào, chuyện gì đã xảy ra, đòi cụ thể cái gì với giá trị bao nhiêu, và bên khởi kiện chọn trọng tài viên nào. Luật Trọng tài thương mại 2010 liệt kê các nội dung bắt buộc; thiếu mục nào thì trung tâm trọng tài thường yêu cầu bổ sung, và thời gian chờ bổ sung là thời gian vụ việc đứng yên.
Bài này đi theo góc của bên khởi kiện, thường là doanh nghiệp nhỏ hoặc hộ kinh doanh bị nợ tiền hàng, bị chậm thanh toán, bị giao hàng sai. Bạn sẽ thấy cách ghi từng phần của đơn, cách tính và trình bày yêu cầu tiền, các tài liệu nên nộp kèm và những lỗi làm đơn bị hỏi đi hỏi lại. Phần trình tự toàn bộ vụ trọng tài không nhắc lại ở đây; bài chỉ tập trung vào tờ đơn.
Những mục luật bắt buộc phải có trong đơn
Luật Trọng tài thương mại 2010 yêu cầu đơn khởi kiện có các nội dung chính dưới đây. Quy tắc tố tụng của từng trung tâm có thể đòi thêm, nên trước khi viết bạn nên đọc quy tắc của đúng trung tâm được ghi trong hợp đồng.
- Ngày, tháng, năm làm đơn. Ngày này quan trọng vì gắn với việc tính thời hiệu và thời điểm bắt đầu tố tụng.
- Tên và địa chỉ của các bên, kèm thông tin người làm chứng nếu có. Với doanh nghiệp, ghi đúng tên theo giấy chứng nhận đăng ký, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật.
- Tóm tắt nội dung vụ tranh chấp: hợp đồng gì, ký ngày nào, bên kia đã vi phạm nghĩa vụ nào, từ khi nào.
- Cơ sở và chứng cứ khởi kiện: điều khoản hợp đồng bị vi phạm, chứng từ chứng minh việc giao hàng, thanh toán, thư từ trao đổi.
- Yêu cầu cụ thể và giá trị vụ tranh chấp: đòi bao nhiêu tiền, gồm những khoản nào, hay đòi làm một việc cụ thể.
- Tên, địa chỉ trọng tài viên mà bên khởi kiện chọn, hoặc đề nghị chỉ định trọng tài viên nếu các bên muốn một trọng tài viên duy nhất hoặc bạn chưa chọn được.
Đơn phải kèm theo thoả thuận trọng tài, tức là điều khoản trọng tài trong hợp đồng hoặc văn bản thoả thuận riêng ký sau khi có tranh chấp. Không có thoả thuận trọng tài thì trọng tài không có thẩm quyền, dù đơn có viết hay đến đâu.
Phần tóm tắt vụ việc: viết cho người chưa biết gì
Trọng tài viên đọc đơn của bạn lần đầu mà không biết gì về hai doanh nghiệp, về mặt hàng hay thói quen làm ăn của ngành. Vì vậy phần tóm tắt nên đi theo thứ tự thời gian: ký hợp đồng ngày nào, giá trị bao nhiêu, đã giao hàng hoặc làm việc gì, bên kia đã thanh toán đến đâu, từ mốc nào thì dừng, bạn đã nhắc bao nhiêu lần bằng cách nào. Mỗi sự kiện nên chỉ sang một chứng cứ đánh số, ví dụ "xem tài liệu số 4".
Giữ giọng trung tính. Đơn không phải nơi trút giận: những câu như "bên kia cố tình lừa đảo", "chây ì vô trách nhiệm" không làm vụ việc mạnh lên mà còn khiến người đọc dè chừng. Sự kiện và chứng cứ nói thay bạn. Nếu bên kia từng có văn bản thừa nhận nợ, như biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký, hãy đặt nó ở chỗ dễ thấy.
Một lỗi hay gặp là kể lan sang các hợp đồng khác không nằm trong phạm vi thoả thuận trọng tài. Nếu giữa hai bên có ba hợp đồng mà chỉ một hợp đồng có điều khoản trọng tài, đơn chỉ nên nêu tranh chấp của hợp đồng đó; những khoản còn lại có thể phải đi kênh khác, trừ khi các bên thoả thuận gộp.
Ghi yêu cầu tiền sao cho hội đồng tính được
Phần yêu cầu là chỗ quyết định phán quyết sau này viết ra sao. Hội đồng trọng tài chỉ giải quyết trong phạm vi bạn yêu cầu, nên mỗi khoản phải có tên, số tiền, cách tính và căn cứ. Bảng dưới là ví dụ giả định cho một vụ nợ tiền hàng.
| Khoản yêu cầu | Cách trình bày | Căn cứ cần chỉ ra |
|---|---|---|
| Tiền hàng còn nợ | Số tiền gốc, liệt kê theo từng hoá đơn hoặc từng đợt giao | Hợp đồng, biên bản giao nhận, hoá đơn, biên bản đối chiếu |
| Tiền lãi chậm trả | Mức lãi, từ ngày nào đến ngày nào, công thức tính | Điều khoản lãi trong hợp đồng; nếu không thoả thuận thì nêu căn cứ luật áp dụng |
| Tiền phạt vi phạm | Tỷ lệ phạt theo hợp đồng nhân với giá trị phần vi phạm | Điều khoản phạt; lưu ý giới hạn mức phạt theo luật thương mại |
| Bồi thường thiệt hại | Từng loại thiệt hại thực tế, có chứng từ | Chứng từ chi phí phát sinh, hợp đồng với bên thứ ba bị ảnh hưởng |
| Chi phí hợp lý để bảo vệ quyền lợi | Liệt kê riêng, không gộp vào bồi thường | Thoả thuận trong hợp đồng hoặc quy tắc của trung tâm |
Cộng các khoản thành tổng giá trị tranh chấp và ghi rõ đến ngày nào thì tạm tính. Với khoản lãi tiếp tục phát sinh, nên ghi thêm "và lãi tiếp tục tính cho đến ngày thanh toán thực tế" kèm mức lãi, để phán quyết không bị dừng ở con số cũ.
Chọn trọng tài viên ngay trong đơn
Đọc lại điều khoản trọng tài về số lượng trọng tài viên. Hợp đồng có thể đã ghi một trọng tài viên duy nhất hoặc hội đồng ba người. Nếu không ghi, quy tắc của trung tâm thường mặc định hội đồng ba người, mỗi bên chọn một người và hai người này chọn chủ tịch.
Chọn từ danh sách của trung tâm, trừ khi quy tắc cho phép chọn ngoài. Với trọng tài quy chế, các bên thường chọn trong danh sách trọng tài viên của trung tâm. Hãy kiểm chuyên môn của người được chọn có hợp với vụ việc không: tranh chấp xây dựng khác tranh chấp vận tải.
Kiểm quan hệ trước khi chọn. Người từng là luật sư, người đại diện hay người thân của một bên trong vụ việc dễ bị yêu cầu thay đổi, làm chậm cả quá trình. Một cuộc rà soát ngắn từ đầu tiết kiệm được hàng tuần sau này.
Chưa chọn được thì ghi rõ đề nghị. Bạn có thể ghi đề nghị chủ tịch trung tâm chỉ định, nhưng như vậy bạn bỏ quyền chọn người mình tin. Nếu còn thời gian, nên chọn.
Tài liệu nên nộp kèm và cách sắp xếp
Đơn ngắn gọn nhưng tập tài liệu kèm phải đủ để hội đồng hiểu vụ việc mà không cần hỏi lại. Một bộ hồ sơ khởi kiện tiền hàng thường gồm:
- Bản sao hợp đồng có điều khoản trọng tài, các phụ lục, đơn đặt hàng nếu hợp đồng chỉ là hợp đồng khung.
- Giấy tờ chứng minh tư cách: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của bên khởi kiện, giấy uỷ quyền nếu người ký đơn không phải đại diện theo pháp luật.
- Chứng từ thực hiện hợp đồng: biên bản giao nhận, phiếu xuất kho, vận đơn, hoá đơn, chứng từ thanh toán đã nhận.
- Thư từ trao đổi: email, văn bản nhắc nợ, tin nhắn trên ứng dụng chat được in kèm thông tin người gửi, thời gian.
- Bảng tính chi tiết khoản tiền yêu cầu, khớp với phần yêu cầu trong đơn.
- Danh mục tài liệu đánh số thứ tự, mỗi tài liệu một số, để đơn và bản trình bày sau này dẫn chiếu được.
Tài liệu bằng tiếng nước ngoài nên có bản dịch nếu ngôn ngữ tố tụng là tiếng Việt. Số bản cần nộp tuỳ quy tắc của trung tâm, thường đủ cho hội đồng, cho bị đơn và một bản lưu.
Nộp đơn ở đâu và tố tụng bắt đầu từ lúc nào
Với trọng tài quy chế, bạn nộp đơn tại trung tâm trọng tài được chọn trong thoả thuận; tố tụng trọng tài bắt đầu khi trung tâm nhận được đơn khởi kiện, trừ khi các bên thoả thuận khác. Trung tâm sẽ gửi bản sao đơn và tài liệu cho bị đơn sau khi hồ sơ hợp lệ và các khoản tạm ứng theo quy tắc của trung tâm đã được nộp.
Với trọng tài vụ việc, không có trung tâm đứng giữa: bên khởi kiện gửi đơn trực tiếp cho bị đơn, và tố tụng bắt đầu khi bị đơn nhận được đơn. Vì vậy cách gửi phải để lại bằng chứng: gửi bảo đảm có báo phát, gửi qua dịch vụ có xác nhận người nhận, hoặc giao trực tiếp có ký nhận.
Mốc bắt đầu tố tụng gắn với thời hiệu. Nếu thời hiệu sắp hết, đừng chờ gom đủ mọi chứng cứ phụ; hãy nộp đơn với chứng cứ chính rồi bổ sung sau theo thủ tục sửa đổi, bổ sung đơn.
Những lỗi khiến đơn bị hỏi lại hoặc làm yếu vụ việc
Ghi sai tên bị đơn. Doanh nghiệp đổi tên, chuyển trụ sở hoặc đã sáp nhập mà đơn vẫn ghi tên cũ. Tra cứu thông tin đăng ký doanh nghiệp mới nhất trước khi nộp.
Yêu cầu mơ hồ. Ghi "đề nghị buộc bên B bồi thường toàn bộ thiệt hại" mà không có con số. Hội đồng không thể tự nghĩ ra số tiền thay bạn.
Đòi khoản ngoài phạm vi thoả thuận trọng tài. Phần đó có thể bị phản đối thẩm quyền và kéo cả vụ chậm lại.
Kể sự kiện không có chứng cứ đi kèm. Mỗi khẳng định quan trọng nên chỉ được ra tài liệu số mấy.
Người ký đơn không có thẩm quyền. Kế toán hay trưởng phòng ký đơn mà không có giấy uỷ quyền hợp lệ của người đại diện theo pháp luật. Bị đơn có thể nêu ra để kéo dài, và trung tâm sẽ yêu cầu bổ sung giấy tờ.
Con số trong đơn lệch với bảng tính. Tổng tiền ở phần yêu cầu một kiểu, bảng tính kèm theo một kiểu, hoá đơn cộng lại ra kiểu thứ ba. Mỗi chỗ lệch là một câu hỏi bị đơn sẽ khai thác. Cho một người không tham gia soạn đơn cộng lại từ đầu trước khi nộp.
Sau khi nộp: trung tâm kiểm đơn và những việc bên khởi kiện nên làm tiếp
Nộp đơn xong không có nghĩa là chỉ việc ngồi chờ. Trung tâm trọng tài thường kiểm hình thức của đơn trước: đủ nội dung bắt buộc chưa, có thoả thuận trọng tài kèm theo chưa, giấy tờ tư cách và uỷ quyền đã hợp lệ chưa, các khoản tạm ứng theo quy tắc đã nộp chưa. Thiếu gì, trung tâm sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung trong một thời hạn; bên khởi kiện nên trả lời đúng và đủ trong một lần thay vì bổ sung nhỏ giọt.
Khi hồ sơ hợp lệ, trung tâm gửi đơn và tài liệu cho bị đơn. Từ đây bạn nên chuẩn bị cho hai khả năng: bị đơn phản đối thẩm quyền, hoặc bị đơn nộp đơn kiện lại. Cả hai đều phổ biến trong tranh chấp tiền hàng, nhất là khi giữa hai bên có lỗi chồng chéo. Có sẵn hồ sơ về việc ký kết hợp đồng, người ký, thư từ thương lượng trước khi kiện sẽ giúp bạn trả lời nhanh.
Cũng nên chỉ định một đầu mối duy nhất nhận thư từ của trung tâm, có địa chỉ và email được khai trong đơn. Thư của trung tâm thất lạc trong một doanh nghiệp nhỏ là chuyện có thật, và bỏ lỡ một thời hạn trả lời có thể làm bạn mất lợi thế dù đang là bên đi kiện.
Câu hỏi thường gặp
Đơn khởi kiện trọng tài có cần đóng dấu doanh nghiệp không?
Luật không đặt yêu cầu riêng về con dấu cho đơn khởi kiện trọng tài, nhưng thực tế đơn của doanh nghiệp thường được ký bởi người đại diện theo pháp luật hoặc người được uỷ quyền và đóng dấu nếu doanh nghiệp có dấu. Quy tắc của trung tâm có thể nêu rõ hình thức; nên đọc trước khi nộp.
Cá nhân không kinh doanh có được kiện ra trọng tài không?
Trọng tài thương mại giải quyết tranh chấp phát sinh từ hoạt động thương mại, tranh chấp mà ít nhất một bên có hoạt động thương mại, và các tranh chấp khác mà luật cho phép. Cá nhân vẫn có thể là một bên nếu tranh chấp thuộc phạm vi đó và có thoả thuận trọng tài hợp lệ.
Đơn đã nộp rồi mới phát hiện tính thiếu một khoản lãi thì sao?
Các bên có quyền sửa đổi, bổ sung đơn khởi kiện trong quá trình tố tụng. Hội đồng trọng tài có thể không chấp nhận nếu thấy việc bổ sung bị lạm dụng để kéo dài hoặc vượt phạm vi thoả thuận trọng tài, nên bổ sung càng sớm càng tốt và có giải thích.
Có cần thuê luật sư viết đơn khởi kiện trọng tài không?
Không bắt buộc. Với vụ nợ tiền hàng rõ ràng, giá trị vừa phải, doanh nghiệp có thể tự viết nếu nắm hồ sơ. Vụ giá trị lớn, nhiều hợp đồng đan xen hoặc có yếu tố nước ngoài thì nên có luật sư ngay từ tờ đơn, vì đơn quyết định phạm vi của cả vụ.
Một đơn có thể kiện cùng lúc hai công ty không?
Được, nếu cả hai cùng ký thoả thuận trọng tài với bạn về cùng tranh chấp, ví dụ bên mua và bên bảo lãnh cùng ký một hợp đồng ba bên. Nếu một công ty không ký điều khoản trọng tài, trọng tài không có thẩm quyền với công ty đó.
Đơn viết tay có được chấp nhận không?
Không có quy định cấm, nhưng đơn đánh máy dễ đọc, dễ sao gửi và dễ dẫn chiếu hơn nhiều. Với một văn bản sẽ được nhiều người đọc đi đọc lại trong nhiều tháng, nên đánh máy và đánh số trang.