Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài là hai năm, kể từ thời điểm quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ trường hợp luật chuyên ngành có quy định khác. Con số hai năm thì dễ nhớ; cái khó là xác định ngày nào được coi là ngày quyền lợi bị xâm phạm trong một hợp đồng có nhiều đợt giao hàng, nhiều đợt thanh toán.
Doanh nghiệp nhỏ hay mất quyền khởi kiện không phải vì không biết luật mà vì để công nợ kéo dài, nhắc qua điện thoại, chờ bên kia "xoay được tiền". Bài này giúp bạn tìm mốc cho từng loại hợp đồng hay gặp, biết khi nào có luật riêng, và nên làm gì khi thấy thời hiệu sắp hết.
Hai năm tính từ "quyền lợi bị xâm phạm" nghĩa là gì
Mốc không phải ngày ký hợp đồng, cũng không phải ngày bạn phát hiện ra thiệt hại theo cảm nhận riêng. Đó là thời điểm nghĩa vụ đến hạn mà bên kia không thực hiện, hoặc thời điểm bên kia làm một việc trái hợp đồng. Với nghĩa vụ trả tiền, mốc thường là ngày tiếp theo sau hạn thanh toán ghi trong hợp đồng. Với nghĩa vụ giao hàng, mốc thường là ngày giao hàng đã thoả thuận mà hàng không đến, hoặc ngày hàng giao bị phát hiện sai quy cách theo cách kiểm tra hai bên đã thống nhất.
Vì vậy bước đầu tiên luôn là đọc lại điều khoản thanh toán và giao nhận. Hợp đồng ghi "thanh toán trong 30 ngày kể từ ngày nhận hoá đơn" thì phải tìm ngày nhận hoá đơn thật, không phải ngày xuất hoá đơn. Hợp đồng ghi "thanh toán sau nghiệm thu" thì mốc nằm sau biên bản nghiệm thu, và nếu bên kia cố tình không ký nghiệm thu thì vụ việc phức tạp hơn, nên hỏi người làm nghề.
Khi có tranh chấp về chính cái mốc này, hội đồng trọng tài sẽ xem xét dựa trên chứng cứ hai bên đưa ra. Bên khởi kiện nên chủ động trình bày cách mình tính mốc ngay trong đơn, thay vì để bị đơn nêu ra trước.
Mốc tính thời hiệu trong các loại hợp đồng hay gặp
Bảng dưới là cách xác định thường gặp, mang tính tham khảo; điều khoản cụ thể của từng hợp đồng có thể làm mốc dịch chuyển.
| Loại hợp đồng | Vi phạm thường gặp | Mốc thường được xem xét |
|---|---|---|
| Mua bán hàng hoá trả chậm | Không trả tiền đúng hạn | Ngày kế tiếp sau hạn thanh toán của từng đợt hoặc từng hoá đơn |
| Mua bán hàng hoá | Giao hàng sai chất lượng | Ngày phát hiện theo thủ tục kiểm tra hàng đã thoả thuận, gắn với thời hạn khiếu nại |
| Thi công xây dựng | Chủ đầu tư chậm thanh toán | Hạn thanh toán sau từng đợt nghiệm thu hoặc quyết toán |
| Thi công xây dựng | Nhà thầu chậm tiến độ | Ngày hoàn thành đã cam kết mà không bàn giao được |
| Thuê mặt bằng kinh doanh | Không trả tiền thuê | Ngày kế tiếp sau mỗi kỳ hạn trả tiền thuê |
| Đại lý, phân phối | Không quyết toán hoa hồng, công nợ | Hạn quyết toán theo kỳ đã thoả thuận |
Hợp đồng nhiều đợt thanh toán có thể có nhiều mốc khác nhau: khoản của đợt đầu có thể đã gần hết thời hiệu trong khi khoản đợt cuối còn dài. Đừng nhìn vào đợt mới nhất rồi yên tâm cho cả hợp đồng.
Khi nào hai năm không áp dụng
Luật chuyên ngành có quy định riêng. Luật Trọng tài thương mại để ngỏ cho luật chuyên ngành. Một số lĩnh vực như vận chuyển hàng hoá bằng đường biển có quy định thời hiệu riêng trong luật chuyên ngành, có thể ngắn hơn hai năm. Hợp đồng thuộc lĩnh vực đặc thù thì nên kiểm luật riêng trước.
Thời hạn khiếu nại trong hợp đồng hoặc trong luật thương mại. Đây là khái niệm khác thời hiệu khởi kiện nhưng hay đi kèm: với khiếu nại về số lượng, chất lượng hàng, luật thương mại và hợp đồng có thể đặt thời hạn khiếu nại ngắn. Bỏ lỡ thời hạn khiếu nại có thể làm yếu yêu cầu dù thời hiệu khởi kiện còn.
Tranh chấp có yếu tố nước ngoài. Luật áp dụng cho nội dung hợp đồng có thể là luật nước ngoài, và câu hỏi thời hiệu khi đó có thể theo luật đó. Trường hợp này nên có luật sư.
Ví dụ giả định: một xưởng gỗ và ba hoá đơn
Một xưởng gỗ ở Đồng Nai bán bàn ghế cho một chuỗi quán cà phê theo hợp đồng khung, mỗi đợt giao có hoá đơn riêng, thanh toán trong 45 ngày kể từ ngày giao. Đợt một giao tháng 3 năm thứ nhất, đợt hai tháng 7, đợt ba tháng 11. Chuỗi quán trả một phần đợt một rồi ngừng hẳn. Chủ xưởng gọi điện nhắc nhiều lần, đến tháng 5 năm thứ ba mới tìm người hỏi chuyện kiện.
Đặt lên giấy, mỗi đợt có một hạn thanh toán riêng: khoảng giữa tháng 4 năm thứ nhất cho đợt một, khoảng cuối tháng 8 cho đợt hai, khoảng cuối tháng 12 cho đợt ba. Cộng hai năm vào từng mốc, phần còn nợ của đợt một đã chạm hoặc vượt mốc hai năm vào tháng 5 năm thứ ba, đợt hai còn khoảng ba tháng, đợt ba còn khoảng bảy tháng. Chủ xưởng nghĩ "cả hợp đồng còn hạn" vì đợt cuối mới cách hơn một năm rưỡi, nhưng thực ra khoản nguy hiểm nhất lại là phần còn nợ của đợt sớm nhất.
Từ ví dụ này có hai bài học. Thứ nhất, tính mốc theo từng khoản, không theo hợp đồng. Thứ hai, những cuộc gọi nhắc nợ không để lại dấu vết văn bản gần như không giúp gì cho việc lập luận về thời hiệu. Giá như có một biên bản đối chiếu công nợ được ký vào năm thứ hai, chủ xưởng đã có thêm chỗ dựa.
Điều khoản bắt thương lượng, hoà giải trước có làm chậm mốc không
Nhiều hợp đồng ghi kiểu "tranh chấp được giải quyết bằng thương lượng trong 30 ngày, không thành thì đưa ra trọng tài". Có người hiểu rằng thời hiệu chỉ bắt đầu sau 30 ngày thương lượng. Cách hiểu này không an toàn: điều khoản thương lượng trước quy định trình tự giữa hai bên, còn thời hiệu do luật quy định và tính từ khi quyền lợi bị xâm phạm.
Hệ quả thực tế là nếu bạn chờ đến sát mốc hai năm mới gửi đề nghị thương lượng, có thể bạn kẹt giữa hai thứ: chưa đi hết bước thương lượng theo hợp đồng thì sợ bị phản đối là khởi kiện sớm, đi hết thì đã quá thời hiệu. Cách tránh là bắt đầu bước thương lượng hoặc hoà giải từ sớm, bằng văn bản có ngày tháng, để khi cần khởi kiện thì đã xong bước tiền tố tụng.
Nếu đã sát mốc, nhiều người làm nghề chọn nộp đơn để giữ quyền, đồng thời nêu rõ vẫn sẵn sàng thương lượng; hội đồng trọng tài có thể sắp xếp lịch để hai bên thử thương lượng trước khi đi vào nội dung. Đây là quyết định nên bàn với luật sư vì nó phụ thuộc cách viết điều khoản cụ thể.
Nhắc nợ, đối chiếu công nợ có làm mốc tính lại không
Nhiều chủ doanh nghiệp tin rằng cứ gửi thư nhắc nợ là thời hiệu được tính lại từ đầu. Điều này không chắc chắn. Bộ luật Dân sự 2015 có quy định về việc bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện trong một số trường hợp, như bên có nghĩa vụ thừa nhận hoặc thực hiện một phần nghĩa vụ. Cách áp dụng các quy định này cho thủ tục trọng tài, và việc một văn bản cụ thể có được coi là thừa nhận nghĩa vụ hay không, là chỗ dễ tranh cãi.
Biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký của người có thẩm quyền bên kia là chứng cứ mạnh về số nợ, và trong nhiều tình huống có thể được viện dẫn để lập luận về thời hiệu. Nhưng thư nhắc nợ một chiều mà bên kia không trả lời thì không phải là sự thừa nhận. Tin nhắn "để tuần sau anh chuyển" có giá trị đến đâu còn tuỳ người gửi là ai và ngữ cảnh.
Cách an toàn nhất là không đặt cược vào việc thời hiệu bắt đầu lại. Hãy tính theo mốc sớm nhất có thể bị bên kia viện dẫn, và nộp đơn trước mốc đó.
Thấy thời hiệu sắp hết: thứ tự việc cần làm
Khi còn vài tháng, hoặc vài tuần, trước mốc hai năm, nên làm theo trình tự sau để không mất quyền khởi kiện:
- Lập bảng các khoản tiền theo từng hoá đơn hoặc từng đợt, ghi hạn thanh toán và mốc hai năm tương ứng; đánh dấu khoản sắp hết hạn sớm nhất.
- Kiểm lại điều khoản trọng tài: trung tâm nào, trọng tài vụ việc hay quy chế, có yêu cầu thương lượng hay hoà giải trước không và trong bao lâu.
- Nếu điều khoản đòi thương lượng hoặc hoà giải trước, bắt đầu ngay bằng văn bản có ngày tháng rõ ràng; đừng để bước này ăn hết thời gian còn lại.
- Soạn đơn khởi kiện với chứng cứ chính; các chứng cứ phụ có thể bổ sung sau.
- Nộp đơn tại trung tâm, hoặc gửi cho bị đơn với trọng tài vụ việc, theo cách lưu được bằng chứng ngày nhận.
- Lưu toàn bộ bằng chứng nộp đơn, vì mốc bắt đầu tố tụng là thứ bị đơn có thể tranh luận.
Hết thời hiệu thì còn gì
Khi bị đơn viện dẫn thời hiệu và hội đồng trọng tài xác định thời hiệu đã hết, yêu cầu của bạn có thể không được chấp nhận dù khoản nợ là có thật. Đây là chỗ đau nhất của việc chần chừ: hồ sơ đầy đủ, lý lẽ đúng, nhưng đến muộn.
Vẫn còn một số khả năng cần xem xét cùng người làm nghề: có văn bản nào của bên kia mang tính thừa nhận nợ trong khoảng thời gian gần đây không; có khoản nào trong hợp đồng có hạn muộn hơn; có trở ngại khách quan hay sự kiện bất khả kháng làm bạn không thể khởi kiện trong một khoảng thời gian không. Mỗi khả năng đều cần chứng cứ cụ thể, không nên tự kết luận.
Về mặt quản trị, bài học là đặt lịch nhắc thời hiệu cho từng khoản công nợ ngay khi nó quá hạn, giống như cách kế toán đặt lịch kê khai thuế. Công nợ quá hạn sáu tháng mà chưa có kế hoạch xử lý là tín hiệu nên xem lại.
Câu hỏi thường gặp
Thời hiệu khởi kiện tại trọng tài có giống tại toà án không?
Không hẳn. Tại toà, tranh chấp hợp đồng thương mại từng có cách hiểu khác nhau giữa mức hai năm của Luật Thương mại 2005 và mức ba năm của Bộ luật Dân sự 2015, thực tiễn chưa thật thống nhất. Với thủ tục trọng tài, Luật Trọng tài thương mại 2010 ghi rõ hai năm, nên bên khởi kiện nên lấy mốc này làm chuẩn.
Thời hiệu tính đến ngày nộp đơn hay ngày trung tâm thụ lý?
Với trọng tài quy chế, tố tụng bắt đầu khi trung tâm nhận được đơn khởi kiện, trừ khi các bên có thoả thuận khác. Với trọng tài vụ việc, tố tụng bắt đầu khi bị đơn nhận được đơn. Vì vậy cách gửi đơn phải để lại bằng chứng ngày nhận.
Hợp đồng ghi thời hiệu khởi kiện một năm thì có hiệu lực không?
Thời hiệu là do luật quy định; việc các bên tự rút ngắn hay kéo dài thời hiệu bằng hợp đồng có được chấp nhận hay không là vấn đề dễ tranh cãi. Gặp điều khoản như vậy, an toàn nhất là khởi kiện trong mốc ngắn hơn, và hỏi luật sư nếu đã lỡ mốc đó.
Bị đơn không nêu chuyện hết thời hiệu thì hội đồng có tự xét không?
Trong tố tụng dân sự tại toà, việc áp dụng thời hiệu thường gắn với yêu cầu của đương sự. Ở trọng tài, cách xử lý cụ thể phụ thuộc quy tắc tố tụng và quan điểm của hội đồng. Bên khởi kiện không nên trông vào việc bị đơn quên nêu.
Đang thương lượng thì thời hiệu có tạm dừng không?
Không nên mặc định là có. Thương lượng kéo dài vẫn có thể ăn hết thời hiệu. Nếu muốn tiếp tục thương lượng gần mốc hai năm, nên nộp đơn để giữ quyền, rồi vẫn thương lượng song song; các bên có quyền tự thoả thuận và rút đơn khi đã xong.
Khoản lãi chậm trả có thời hiệu riêng không?
Lãi phát sinh theo từng ngày chậm trả của khoản gốc. Khi khởi kiện đòi gốc trong thời hiệu, thường đòi kèm lãi đến ngày thanh toán. Nếu khoản gốc đã hết thời hiệu, việc đòi riêng phần lãi cũng gặp khó khăn tương ứng.