Khi văn bản hoà giải thành buộc một bên giao tài sản, trả mặt bằng hay nhận lại hàng, văn bản cần mô tả tài sản đến mức người lạ nhận ra được, chốt hiện trạng bằng biên bản có ảnh, hẹn ngày giờ và nơi giao nhận, và nói rõ rủi ro mất mát chuyển từ lúc nào. Nghĩa vụ giao vật khó thi hành hơn nghĩa vụ trả tiền nhiều: tiền thì đếm được, còn một mặt bằng "trả lại nguyên trạng" thì mỗi bên hiểu một kiểu.
Bài viết theo các tình huống hay gặp sau hoà giải thương mại và hoà giải ở cơ sở: trả mặt bằng thuê, nhận lại máy móc cho thuê, trả lại hàng lỗi, giao nốt hàng còn thiếu, dọn dẹp vật dụng trên phần đất chung. Thủ tục đăng ký sang tên tài sản như nhà đất, xe chỉ được nhắc ở mức nguyên lý; khi đụng tới, nên đối chiếu quy định hiện hành.
Vì sao nghĩa vụ giao vật hay sinh tranh chấp lần hai
Một nghĩa vụ trả tiền chỉ có hai trạng thái: đã chuyển đủ hoặc chưa. Nghĩa vụ giao vật có nhiều trạng thái trung gian: đã giao nhưng thiếu phụ kiện, đã trả mặt bằng nhưng còn đồ đạc, đã nhận hàng nhưng chưa kiểm, đã dọn nhưng tường hư hỏng. Mỗi trạng thái trung gian là một cơ hội để hai bên cãi nhau tiếp, lần này về việc thực hiện thoả thuận hoà giải chứ không còn về hợp đồng ban đầu.
Nguyên nhân sâu xa là tài sản thay đổi theo thời gian. Từ lúc ký văn bản đến lúc giao có khi vài tuần, vài tháng; máy móc có thể hư thêm, hàng có thể ẩm mốc, mặt bằng có thể bị dột. Nếu văn bản không chốt hiện trạng tại thời điểm ký và không nói ai chịu rủi ro trong khoảng thời gian chờ, hai bên sẽ đổ lỗi cho nhau.
Thêm một khó khăn khi thi hành: nếu văn bản được toà công nhận và bên kia vẫn không giao, cơ quan thi hành án chỉ thi hành được khi tài sản được xác định rõ. Một câu như "trả lại toàn bộ thiết bị đã thuê" mà không có danh sách thì rất khó để chấp hành viên biết phải thu hồi cái gì.
Cuối cùng là mối nối giữa giao vật và trả tiền. Phần lớn văn bản kiểu này có hai chiều: một bên giao tài sản, bên kia trả tiền hoặc hoàn cọc. Nếu không ghi bên nào làm trước, hoặc ghi "đồng thời" mà không mô tả cách làm đồng thời, cả hai sẽ đứng chờ nhau. Cách gọn là gắn việc trả tiền với biên bản giao nhận: ký biên bản xong thì trong số ngày cụ thể phải chuyển tiền, hoặc chuyển tiền ngay tại buổi giao.
Mô tả tài sản: những thông tin nên có
Tuỳ loại tài sản, mô tả nên đủ để một người không dự hoà giải cũng nhận ra đúng vật. Gợi ý theo từng loại:
- Mặt bằng, nhà xưởng: địa chỉ đầy đủ theo đơn vị hành chính hiện hành, diện tích hoặc phạm vi (tầng nào, phòng nào), các vật gắn liền như hệ thống điện nước, điều hoà, biển hiệu khung, cửa cuốn.
- Máy móc, thiết bị: tên, nhãn hiệu, số máy hoặc số khung, năm sản xuất nếu biết, phụ kiện đi kèm, tài liệu kỹ thuật, chìa khoá, phần mềm điều khiển.
- Hàng hoá: chủng loại, quy cách, số lượng, số lô, tình trạng đóng gói, nơi đang lưu kho.
- Phương tiện: biển số, số khung, số máy, giấy tờ đi kèm. Việc sang tên theo thủ tục đăng ký riêng.
- Tài sản trên đất, vật dụng ở phần chung: vị trí cụ thể, kích thước, mô tả bằng ảnh và sơ đồ đơn giản do hai bên ký.
Danh sách dài thì đưa vào phụ lục có chữ ký hai bên trên từng trang, thân văn bản chỉ dẫn chiếu. Ảnh chụp có ngày giờ là bằng chứng hiện trạng rất có giá trị; nên in kèm hoặc lưu trữ chung cả hai bên cùng có.
Hiện trạng và rủi ro trong thời gian chờ giao
Chốt hiện trạng ngay khi ký. Lập biên bản kiểm tra chung, liệt kê hư hỏng đã có, chụp ảnh, ghi chỉ số công tơ điện nước với mặt bằng. Biên bản này là mốc để so sánh lúc giao thật.
Ai chịu rủi ro trong lúc chờ. Thông thường bên đang giữ tài sản chịu trách nhiệm bảo quản cho đến khi giao. Nên ghi rõ điều này, và ghi cách xử lý nếu tài sản hư thêm do sự kiện khách quan như ngập lụt.
Hao mòn tự nhiên. Trả mặt bằng hay máy cho thuê sau thời gian sử dụng thì có hao mòn. Văn bản nên phân biệt hao mòn bình thường với hư hỏng do sử dụng sai, và nói rõ ai chịu chi phí sửa phần nào.
Chi phí phát sinh trong lúc chờ. Tiền điện nước, phí quản lý, tiền thuê kho cho hàng chờ trả. Nếu không ghi, các khoản nhỏ này sẽ trở thành lý do để một bên giữ lại tài sản hoặc tiền cọc.
Bảo hiểm tài sản. Nếu tài sản có bảo hiểm, ghi rõ bên nào tiếp tục duy trì đến khi giao và ai được nhận tiền bảo hiểm nếu có sự cố.
Ngày giao nhận: trình tự nên ghi trong văn bản
Thay vì một câu "giao trước ngày…", văn bản nên mô tả buổi giao nhận như một sự kiện có kế hoạch:
- Ngày, khung giờ và địa điểm giao nhận; nếu có thể dời thì dời tối đa bao nhiêu ngày, báo trước bao lâu.
- Người đại diện mỗi bên có mặt; nếu một bên là doanh nghiệp thì ghi chức danh hoặc yêu cầu giấy uỷ quyền.
- Việc kiểm tra tại chỗ: so với biên bản hiện trạng và phụ lục danh sách tài sản.
- Lập biên bản giao nhận ghi rõ đã nhận gì, thiếu gì, hư hỏng gì phát sinh thêm.
- Bàn giao chìa khoá, mã cửa, giấy tờ, tài khoản phần mềm nếu có.
- Xử lý khoản chênh: hư hỏng thêm thì khấu trừ thế nào, thiếu thì bù trong bao lâu.
- Nếu một bên không có mặt: bên có mặt được làm gì, ví dụ lập biên bản với người chứng kiến, và hệ quả với bên vắng mặt.
Bước cuối giúp tránh tình huống bên giao chờ cả buổi mà bên nhận không đến, rồi sau đó lại bị trách là chưa giao. Ghi trước cách xử lý khi vắng mặt là cách bảo vệ bên thiện chí.
Trả mặt bằng thuê: những điểm riêng
Trả mặt bằng là tình huống hay gặp nhất sau hoà giải thuê nhà kinh doanh. Ngoài tiền cọc và tiền thuê, vốn đã được bàn kỹ trong buổi hoà giải, văn bản cần chốt thêm phần vật chất: những gì người thuê đã lắp đặt thì tháo hay để lại, nếu để lại thì có được bù tiền không, sơn sửa trả lại màu cũ hay giữ nguyên.
Biển hiệu, quầy kệ, hệ thống điện lắp thêm là những thứ hay gây tranh cãi. Văn bản nên liệt kê từng hạng mục với lựa chọn rõ ràng: tháo đi, để lại không tính tiền, hoặc để lại có bù một khoản. Đăng ký hộ kinh doanh, địa chỉ trên giấy tờ của người thuê cũng cần được chuyển đi đúng hạn, nếu không chủ nhà có thể gặp phiền phức khi cho người khác thuê.
Nên ghi rõ thời điểm chuyển quyền chiếm hữu: từ lúc nào chủ nhà được vào mặt bằng, thay khoá, cho thuê lại. Nếu người thuê còn để lại đồ sau thời điểm đó, văn bản nên quy định chủ nhà được xử lý thế nào sau một thời hạn thông báo. Không có quy định này, chủ nhà tự dọn đồ có thể bị khiếu nại ngược.
Nhận lại hàng lỗi, máy cho thuê: điểm riêng của giao nhận hàng hoá
Khi văn bản hoà giải thành chốt rằng bên mua trả lại hàng lỗi để được hoàn tiền hoặc đổi hàng, rắc rối hay nằm ở chi phí và rủi ro vận chuyển. Ai thuê xe, ai bốc xếp, hàng hư thêm trên đường thì ai chịu. Nên ghi rõ nơi giao trả là kho của bên bán hay bên bán đến lấy tại kho bên mua, vì nơi giao quyết định phần lớn các câu hỏi đó.
Với hàng cần kiểm kỹ thuật, nên tách hai bước: giao nhận về số lượng và tình trạng bên ngoài ngay tại chỗ, rồi kiểm tra chất lượng trong một thời hạn ngắn sau đó. Văn bản ghi rõ thời hạn kiểm tra, cách thông báo kết quả, và nếu bên nhận im lặng quá thời hạn thì coi như đã nhận đạt.
Với máy móc cho thuê bị thu hồi sau hoà giải, phần mềm điều khiển, mật khẩu, dữ liệu lưu trên máy là chỗ hay bị quên. Bên thuê có thể cần sao lưu dữ liệu của mình trước khi trả; bên cho thuê cần mật khẩu quản trị để dùng lại máy. Ghi một dòng về việc này trong văn bản tiết kiệm được nhiều cuộc gọi qua lại sau buổi giao.
Khi bên kia không giao tài sản như đã thoả thuận
Bước đầu tiên là lập chứng cứ về việc không giao: biên bản buổi giao nhận mà bên kia không đến, có người chứng kiến; thư thông báo yêu cầu giao gửi qua kênh để lại dấu vết. Tiếp theo, đọc lại văn bản hoà giải thành xem có điều khoản phạt hay hệ quả khi chậm giao không, và áp dụng đúng điều khoản đó.
Nếu văn bản đã được toà công nhận, bên được giao có thể yêu cầu thi hành án dân sự để buộc giao tài sản. Nếu chưa được công nhận và vẫn còn trong thời hạn yêu cầu công nhận theo Bộ luật Tố tụng dân sự, có thể cân nhắc nộp yêu cầu công nhận. Nếu đã quá thời hạn, con đường còn lại thường là khởi kiện yêu cầu thực hiện thoả thuận.
Tuyệt đối tránh tự ý chiếm giữ, phá khoá, hay mang tài sản đi khi chưa có căn cứ. Hành vi đó có thể làm bạn mất lợi thế và phát sinh trách nhiệm pháp lý. Với tài sản giá trị lớn hoặc bên kia có dấu hiệu tẩu tán, nên hỏi ý kiến luật sư sớm để chọn biện pháp phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Trả lại mặt bằng "nguyên trạng" có nghĩa là gì?
Không có định nghĩa chung áp cho mọi trường hợp; nghĩa của nó phụ thuộc vào hiện trạng lúc nhận mặt bằng ban đầu. Vì vậy nên dẫn chiếu tới biên bản bàn giao lúc bắt đầu thuê, hoặc lập biên bản hiện trạng ngay khi ký văn bản hoà giải thành, thay vì dùng chữ nguyên trạng trần.
Bên nhận lại hàng có được từ chối nếu hàng không đúng như mô tả không?
Có thể, nếu văn bản đã mô tả hàng rõ ràng và hàng giao không khớp. Nên ghi nhận ngay trong biên bản giao nhận những điểm không khớp, chụp ảnh, và thông báo bằng văn bản. Từ chối mà không lập biên bản thì sau này khó chứng minh.
Có cần công chứng biên bản giao nhận không?
Thường không bắt buộc với biên bản giao nhận tài sản thông thường. Chữ ký của người đại diện hợp lệ hai bên, có người chứng kiến nếu cần, là đủ cho mục đích chứng minh. Riêng giao dịch chuyển quyền sở hữu tài sản phải đăng ký thì theo thủ tục riêng.
Tài sản bị hư trong lúc chờ giao do mưa bão thì ai chịu?
Nếu văn bản đã quy định thì theo văn bản. Nếu không, việc xác định trách nhiệm phụ thuộc vào ai đang giữ tài sản, có lỗi trong bảo quản không, và các quy định về rủi ro của pháp luật dân sự. Đây là lý do nên ghi điều khoản rủi ro ngay khi soạn.
Giao tài sản trong hoà giải ở cơ sở có cần biên bản không?
Nên có. Với việc trong xóm, biên bản đơn giản ghi rõ đã giao gì, ngày nào, có chữ ký hai bên và hoà giải viên chứng kiến giúp tránh tranh cãi lại. Tổ hoà giải có thể hỗ trợ việc lập biên bản này.
Bên giao chậm vài ngày có làm mất hiệu lực văn bản hoà giải thành không?
Chậm giao không tự làm mất hiệu lực văn bản. Bên còn lại có quyền yêu cầu thực hiện và áp dụng hệ quả đã thoả thuận cho việc chậm. Văn bản chỉ chấm dứt hoặc bị thay thế khi hai bên thoả thuận lại, hoặc theo căn cứ pháp luật quy định.