Khi nhận được đơn khởi kiện từ trung tâm trọng tài (hoặc trực tiếp từ nguyên đơn trong trọng tài vụ việc), bị đơn thường có 30 ngày để gửi bản tự bảo vệ, trừ khi các bên thoả thuận khác hoặc quy tắc của trung tâm quy định khác. Trong cùng khoảng thời gian đó, bị đơn còn phải chọn trọng tài viên, quyết định có phản đối thẩm quyền không và có kiện lại không. Ba mươi ngày trôi rất nhanh nếu doanh nghiệp để thư nằm trên bàn kế toán một tuần.
Bài này viết cho bị đơn là doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh lần đầu nhận thư của trung tâm trọng tài. Mục tiêu là giúp bạn chia việc theo tuần, biết bản tự bảo vệ cần có gì, và tránh những phản ứng làm mình bất lợi như im lặng chờ xem, hoặc trả lời bằng một trang giấy đầy cảm xúc.
Tuần đầu tiên: năm việc không được để trôi
Ngay khi mở thư, ghi lại ngày nhận vì mọi thời hạn tính từ đó. Sau đó làm lần lượt:
- Đọc toàn bộ đơn và tài liệu kèm, gạch ra từng yêu cầu của nguyên đơn và số tiền tương ứng. Đây là danh sách bạn phải trả lời.
- Tìm hợp đồng gốc và điều khoản trọng tài ở hồ sơ của mình, đối chiếu với bản nguyên đơn nộp: có đúng hợp đồng đó không, điều khoản ghi trung tâm nào, ai ký.
- Gom người biết việc: người phụ trách bán hàng, kho, kế toán công nợ. Hỏi họ còn lưu email, tin nhắn, biên bản nào liên quan, và yêu cầu không xoá gì.
- Đọc quy tắc tố tụng của trung tâm được nêu trong thư, nhất là phần thời hạn, cách chọn trọng tài viên, cách xin gia hạn.
- Quyết định có cần luật sư không, vì người được thuê càng sớm càng có thời gian đọc hồ sơ trước khi hết hạn.
Kiểm thẩm quyền trước khi trả lời nội dung
Có thoả thuận trọng tài không? Nếu hợp đồng bạn ký không có điều khoản trọng tài, hoặc điều khoản nằm trong một văn bản bạn chưa từng ký, đó là vấn đề thẩm quyền.
Thoả thuận có hiệu lực và thực hiện được không? Người ký phía bạn có thẩm quyền không; điều khoản có ghi rõ trung tâm hay không; tranh chấp có thuộc loại được giải quyết bằng trọng tài không.
Yêu cầu có nằm trong phạm vi thoả thuận không? Nguyên đơn có thể đòi cả những khoản phát sinh từ hợp đồng khác không có điều khoản trọng tài.
Nêu sớm, nêu bằng văn bản. Phản đối thẩm quyền nên nêu ngay ở giai đoạn đầu, tốt nhất trong bản tự bảo vệ hoặc văn bản riêng gửi cùng lúc. Tiếp tục tham gia mà không phản đối vi phạm trong thời hạn có thể làm mất quyền phản đối sau này, kể cả khi đến giai đoạn yêu cầu huỷ phán quyết.
Chọn trọng tài viên phía mình trong cùng khoảng thời gian
Với hội đồng ba người, bị đơn thường cũng có 30 ngày kể từ khi nhận đơn khởi kiện để chọn trọng tài viên của mình, trừ khi quy tắc của trung tâm hoặc thoả thuận khác đi. Hết hạn mà không chọn, chủ tịch trung tâm trọng tài sẽ chỉ định thay với trọng tài quy chế; với trọng tài vụ việc, bên kia có thể yêu cầu toà án chỉ định. Người được chỉ định vẫn hoàn toàn hợp lệ, nhưng bị đơn đã bỏ qua một trong số ít quyền chủ động của mình.
Khi chọn, nên ưu tiên người hiểu ngành của vụ việc: tranh chấp thi công cần người đọc được hồ sơ nghiệm thu, tranh chấp vận tải cần người quen chứng từ giao nhận. Trọng tài viên do bạn chọn không phải người bênh bạn; họ phải độc lập và vô tư như mọi thành viên khác. Lợi ích của việc chọn đúng người là hội đồng có ít nhất một người hiểu sâu những chi tiết kỹ thuật mà bạn cần trình bày.
Trước khi gửi tên, hãy kiểm người đó không có quan hệ với doanh nghiệp bạn trong vụ việc này, như từng tư vấn hợp đồng hay từng đại diện cho bạn. Một lựa chọn bị yêu cầu thay đổi sẽ làm mất thêm nhiều tuần.
Bản tự bảo vệ gồm những gì
Luật Trọng tài thương mại 2010 yêu cầu bản tự bảo vệ có các nội dung chính như ngày tháng, tên và địa chỉ của bị đơn, cơ sở và chứng cứ tự bảo vệ, cùng tên và địa chỉ trọng tài viên mà bị đơn chọn hoặc đề nghị chỉ định. Một bản tự bảo vệ dùng được thường đi theo khung sau:
- Phần mở: thông tin bị đơn, người đại diện, số hồ sơ vụ việc do trung tâm cấp.
- Ý kiến về thẩm quyền, nếu có phản đối; nếu không phản đối thì không cần viết phần này.
- Trình bày sự việc theo cách nhìn của bị đơn, theo thứ tự thời gian, chỉ ra chỗ nào đồng ý và chỗ nào không đồng ý với đơn khởi kiện.
- Trả lời từng yêu cầu của nguyên đơn theo đúng thứ tự trong đơn: chấp nhận, chấp nhận một phần hay bác, kèm lý do và chứng cứ.
- Yêu cầu của bị đơn đối với hội đồng: bác yêu cầu, giảm số tiền, hoặc kèm đơn kiện lại nếu có.
- Danh mục chứng cứ đánh số, tách rời với danh mục của nguyên đơn để không bị lẫn.
- Tên trọng tài viên được chọn hoặc đề nghị chỉ định.
Trả lời từng yêu cầu là phần quan trọng nhất. Bị đơn hay mắc lỗi chỉ phản bác ý chính rồi bỏ qua các khoản nhỏ như lãi chậm trả, phạt vi phạm, chi phí. Khoản nào không trả lời, hội đồng khó biết bạn phản đối vì lý do gì.
Thừa nhận đúng chỗ cũng là chiến lược
Nhiều vụ tranh chấp tiền hàng không phải "có nợ hay không" mà là "nợ bao nhiêu". Ví dụ giả định: một xưởng in bị kiện đòi tiền giấy, trong đó có một lô giấy ẩm phải trả lại và một khoản lãi tính sai mốc. Nếu bản tự bảo vệ phủ nhận toàn bộ, hội đồng dễ nhìn bị đơn như bên chây ì. Nếu bản tự bảo vệ thừa nhận phần tiền hàng đã nhận đủ chất lượng, rồi tập trung phản bác lô giấy hỏng và cách tính lãi, cuộc tranh luận thu hẹp lại đúng chỗ bị đơn có lý.
Thừa nhận một phần cũng mở đường cho thương lượng. Các bên vẫn có quyền tự thoả thuận hoặc yêu cầu hội đồng trọng tài hoà giải trong suốt quá trình tố tụng. Nếu phần tranh chấp thật chỉ còn là con số lãi, khả năng thoả thuận cao hơn nhiều.
Tuy vậy, mọi thừa nhận trong bản tự bảo vệ đều trở thành chứng cứ bất lợi cho chính bạn nếu sau này đổi ý. Trước khi thừa nhận khoản nào, hãy đối chiếu kỹ với sổ sách.
Xin gia hạn, không nộp, nộp muộn: hệ quả khác nhau
Khi không kịp chuẩn bị, bị đơn có mấy lựa chọn với hệ quả không giống nhau:
| Tình huống | Điều thường xảy ra | Lưu ý |
|---|---|---|
| Xin gia hạn trước khi hết 30 ngày | Trung tâm có thể gia hạn theo quy tắc nếu có lý do | Gửi văn bản nêu lý do cụ thể, đừng chờ ngày cuối |
| Không nộp bản tự bảo vệ | Tố tụng trọng tài vẫn tiếp tục | Hội đồng vẫn xét trên tài liệu đã có; bị đơn mất cơ hội trình bày sớm |
| Nộp muộn sau thời hạn | Có thể được chấp nhận hoặc không, tuỳ quy tắc và hội đồng | Không có quyền chắc chắn; càng muộn càng khó |
| Không chọn trọng tài viên | Người có thẩm quyền theo quy tắc sẽ chỉ định thay | Bị đơn mất quyền chọn người mình tin |
Im lặng không làm vụ việc dừng lại. Đây là điểm khác lớn với cách nghĩ "không trả lời thì bên kia cũng chẳng làm gì được". Phán quyết trọng tài là chung thẩm và có thể được yêu cầu thi hành như bản án.
Giữ chứng cứ và người biết việc ngay từ bây giờ
Khoá hộp thư và nhóm chat liên quan. Yêu cầu nhân viên không xoá email, tin nhắn, ảnh chụp liên quan đến hợp đồng. Xuất bản sao các cuộc trò chuyện quan trọng kèm thời gian và tên người gửi, vì điện thoại có thể hỏng hoặc nhân viên nghỉ việc mang theo máy.
Ghi lời kể của người trong cuộc khi còn nhớ rõ. Thủ kho, tài xế, người nghiệm thu thường là người biết chi tiết nhất. Một bản ghi ngắn có ngày tháng về những gì họ nhớ giúp bạn viết bản tự bảo vệ sát thực tế và chuẩn bị nếu cần mời họ làm chứng.
Rà sổ sách công nợ hai chiều. Đối chiếu số liệu của bạn với số liệu nguyên đơn đưa ra. Chênh lệch thường nằm ở hàng trả lại, chiết khấu, các khoản đã bù trừ bằng lời mà không có văn bản.
Đánh số tài liệu ngay từ đầu. Dùng một hệ thống số riêng cho bên bị đơn, ví dụ B-1, B-2, để khi trình bày không bị lẫn với tài liệu của nguyên đơn.
Khi nào nên có luật sư bên cạnh
Bị đơn không bắt buộc phải có luật sư. Nhưng có mấy dấu hiệu cho thấy nên có người làm nghề ngay từ tuần đầu: số tiền bị đòi đủ lớn để ảnh hưởng dòng tiền của doanh nghiệp; có vấn đề thẩm quyền cần phản đối; nguyên đơn là doanh nghiệp có luật sư chuyên về trọng tài; tranh chấp kéo theo nhiều hợp đồng hoặc nhiều bên; có yếu tố nước ngoài.
Nếu chưa quyết thuê ai, bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn để được đọc sơ bộ đơn khởi kiện và nhận danh sách việc cần chuẩn bị, rồi mới quyết định có cần đại diện cho cả vụ hay không. Dù làm cách nào, đừng để đến tuần thứ tư mới bắt đầu tìm người, vì bản tự bảo vệ cần thời gian đọc hồ sơ.
Người được uỷ quyền tham gia tố tụng cần giấy uỷ quyền rõ phạm vi: được ký bản tự bảo vệ, được chọn trọng tài viên, được thoả thuận hoà giải hay không. Phạm vi mơ hồ dễ gây tranh cãi khi đến bước quan trọng.
Câu hỏi thường gặp
Ba mươi ngày tính từ ngày trên thư hay ngày nhận?
Thời hạn nộp bản tự bảo vệ tính từ ngày bị đơn nhận được đơn khởi kiện và tài liệu kèm. Vì vậy cần lưu phong bì, phiếu báo phát hoặc email thông báo để chứng minh ngày nhận thật nếu có tranh cãi.
Bản tự bảo vệ có cần dài không?
Không cần dài, cần đủ. Một bản tự bảo vệ tốt trả lời hết các yêu cầu của nguyên đơn, có chứng cứ đánh số cho từng ý. Vài trang rõ ràng tốt hơn nhiều chục trang kể lể. Các lập luận chi tiết có thể trình bày thêm ở những vòng sau theo lịch của hội đồng.
Có được nộp thêm chứng cứ sau bản tự bảo vệ không?
Thường được, theo lịch trình mà hội đồng trọng tài đặt ra. Các bên có quyền sửa đổi, bổ sung bản tự bảo vệ, nhưng hội đồng có thể không chấp nhận nếu việc bổ sung bị lạm dụng để gây chậm trễ. Chứng cứ chính nên có ngay từ đầu.
Bị đơn ở tỉnh khác có phải lên tận nơi trung tâm trọng tài không?
Việc nộp bản tự bảo vệ thường làm được qua bưu chính hoặc phương thức điện tử theo quy tắc của trung tâm. Phiên họp có thể tổ chức tại địa điểm hội đồng quyết định, và nhiều trung tâm cho phép họp trực tuyến nếu các bên đồng ý.
Không nộp bản tự bảo vệ có bị coi là thừa nhận yêu cầu không?
Không nộp không đồng nghĩa với thừa nhận. Hội đồng vẫn phải xem xét yêu cầu của nguyên đơn có căn cứ hay không. Tuy vậy, bị đơn bỏ mất cơ hội đưa chứng cứ phản bác, và hội đồng chỉ còn tài liệu của một phía để cân nhắc.
Có thể vừa phản đối thẩm quyền vừa trả lời nội dung không?
Có, và thường nên làm vậy để phòng trường hợp hội đồng bác phản đối. Hãy ghi rõ phần trả lời nội dung được đưa ra mà không từ bỏ ý kiến phản đối thẩm quyền.