Sửa điều khoản trọng tài lỗi khi hai bên còn hợp tác tốt là việc rẻ nhất trong mọi cách xử lý lỗi này. Có hai công cụ chính: phụ lục sửa đổi điều khoản giải quyết tranh chấp của từng hợp đồng, hoặc một thoả thuận trọng tài riêng áp dụng cho toàn bộ quan hệ giữa hai bên. Cả hai đều là văn bản ngắn, nhưng phải được ký bởi người có thẩm quyền và nói rõ thay thế điều gì.
Bài này dành cho doanh nghiệp nhỏ vừa phát hiện điều khoản của mình có vấn đề, dù là ghi "trọng tài hoặc toà án", ghi sai tên trung tâm, ghi chung chung hay mâu thuẫn giữa các văn bản. Nội dung đi theo trình tự: kiểm kê, chọn cách sửa, đề nghị đối tác, xử lý khi bị từ chối, rồi sửa tận gốc ở mẫu.
Kiểm kê trước khi sửa
Đừng sửa từng hợp đồng khi tình cờ phát hiện. Làm một lượt kiểm kê có hệ thống:
- Liệt kê hợp đồng còn hiệu lực hoặc còn nghĩa vụ chưa xong, kể cả hợp đồng đã hết hạn nhưng còn bảo hành, còn công nợ.
- Với mỗi hợp đồng, chép nguyên văn điều khoản tranh chấp, ghi người ký hai bên và ngày ký.
- Phân loại lỗi: lựa chọn kép, tên trung tâm, mơ hồ, mâu thuẫn văn bản, thiếu thành phần, người ký đáng ngờ.
- Xếp hạng ưu tiên theo giá trị còn lại của hợp đồng và khả năng phát sinh tranh chấp, không theo thứ tự ký.
- Ghi chú hợp đồng nào ký theo mẫu của mình, hợp đồng nào theo mẫu của đối tác, vì cách tiếp cận đối tác khác nhau.
Bảng kiểm kê này thường cho thấy lỗi tập trung ở vài mẫu cũ. Sửa mẫu xong, phần lớn hợp đồng mới sẽ sạch; phần việc còn lại chỉ là những hợp đồng đang chạy.
Phụ lục từng hợp đồng hay thoả thuận chung
Hai công cụ có ưu nhược khác nhau, chọn theo số lượng hợp đồng và mức độ quen biết với đối tác:
| Tiêu chí | Phụ lục sửa đổi từng hợp đồng | Thoả thuận trọng tài chung với một đối tác |
|---|---|---|
| Phạm vi | Một hợp đồng cụ thể | Mọi hợp đồng giữa hai bên, cả cũ và mới |
| Phù hợp khi | Ít hợp đồng, mỗi hợp đồng giá trị lớn | Nhiều đơn hàng, hợp đồng nhỏ, quan hệ lâu dài |
| Rủi ro | Bỏ sót hợp đồng | Mâu thuẫn với hợp đồng mới ký sau nếu mẫu chưa sửa |
| Câu then chốt | "Thay thế toàn bộ Điều về giải quyết tranh chấp" | "Áp dụng cho mọi tranh chấp giữa các bên, ưu tiên hơn điều khoản tranh chấp trong từng hợp đồng" |
Với thoả thuận chung, nên ghi rõ nó có áp dụng cho tranh chấp đã phát sinh trước ngày ký hay không. Nếu bỏ ngỏ, khi có chuyện sẽ lại thêm một câu hỏi.
Ai ký, ký thế nào, lưu ở đâu
Phụ lục sửa điều khoản tranh chấp nên do người đại diện theo pháp luật của hai bên ký, hoặc người có văn bản uỷ quyền rõ ràng cho việc này. Đừng để nhân viên bán hàng hai bên ký cho nhanh, vì chính chữ ký đó có thể trở thành điểm yếu khi điều khoản mới được viện dẫn. Kiểm giấy uỷ quyền của phía đối tác và lưu bản sao kèm phụ lục.
Phụ lục nên ghi số và ngày của hợp đồng gốc, trích dẫn điều khoản bị thay thế, rồi viết nguyên văn điều khoản mới. Một câu chung chung kiểu "các bên thống nhất giải quyết tranh chấp bằng trọng tài" lại tạo ra đúng loại lỗi mơ hồ mà bạn đang muốn chữa. Nếu ký bằng chữ ký số, đảm bảo hai bên giữ được tệp gốc có chữ ký, không chỉ bản in.
Lưu phụ lục cùng hợp đồng gốc, trong cùng thư mục, và cập nhật bảng kiểm kê. Nhiều doanh nghiệp ký phụ lục xong lại cất ở hồ sơ riêng của người phụ trách; đến khi có tranh chấp, người khác mở hợp đồng gốc ra và không hề biết điều khoản đã được sửa.
Đề nghị đối tác ký: cách viết để được đồng ý
Đối tác thường lo một điều khi nhận đề nghị sửa điều khoản tranh chấp: bên kia đang chuẩn bị kiện mình. Thư đề nghị nên xoá nỗi lo này ngay đoạn đầu: đây là đợt rà soát định kỳ, áp dụng cho mọi đối tác, không gắn với vụ việc cụ thể nào. Nêu ngắn gọn lỗi đang có và vì sao lỗi đó bất lợi cho cả hai bên khi có chuyện.
Gửi kèm bản phụ lục đã soạn sẵn, không phải chỉ một lời đề nghị chung chung. Chọn phương án trung lập: một trung tâm trọng tài mà hai bên đều chấp nhận được, địa điểm hợp lý với cả hai, số trọng tài viên phù hợp quy mô. Đề nghị càng cân bằng, càng ít bị sửa ngược lại.
Với đối tác lớn dùng mẫu của họ, mục tiêu thực tế hơn là làm rõ chứ không đổi lựa chọn. Nếu điều khoản của họ ghi tên trung tâm cũ, đề nghị cập nhật tên mới; nếu ghi lựa chọn kép, hỏi họ muốn giữ nhánh nào. Câu hỏi làm rõ ít khi bị từ chối.
Khi đối tác không ký
Điều khoản cũ vẫn còn nguyên giá trị. Không ký phụ lục không làm điều khoản cũ mất hiệu lực. Bạn chỉ mất cơ hội sửa, không mất gì thêm.
Lưu lại thư đề nghị và phản hồi. Thư trao đổi là chứng cứ về cách hai bên hiểu điều khoản. Nếu đối tác trả lời "trọng tài ở đây là Trung tâm trọng tài X", câu trả lời đó đã có giá trị dù không ký phụ lục.
Cân nhắc lại vào lần gia hạn. Lần gia hạn hợp đồng hoặc ký đơn hàng lớn tiếp theo là thời điểm tự nhiên để đưa điều khoản mới vào.
Đánh giá rủi ro còn lại. Với hợp đồng giá trị lớn mà điều khoản lỗi nặng, chuẩn bị sẵn phương án khi tranh chấp xảy ra: biết trước sẽ nộp đơn ở đâu, chứng cứ nào về ý chí các bên.
Đừng ép bằng cách dừng giao hàng. Dùng việc dừng thực hiện hợp đồng để ép ký phụ lục có thể tự đẩy bạn vào vi phạm hợp đồng.
Thời điểm vàng và thời điểm muộn
Thời điểm tốt nhất để sửa là khi ký hợp đồng mới, gia hạn hợp đồng cũ, hoặc khi hai bên vừa hoàn tất một đơn hàng suôn sẻ. Lúc đó không ai nghĩ đến tranh chấp, đề nghị sửa nghe như một việc hành chính bình thường.
Thời điểm kém nhất là khi đã có dấu hiệu bất đồng: hàng bị trả về, thanh toán chậm, thư phàn nàn qua lại. Gửi đề nghị sửa điều khoản tranh chấp lúc này dễ bị đọc là đang chuẩn bị kiện, và đối tác có lý do để từ chối mọi thứ có lợi cho bạn.
Khi tranh chấp đã phát sinh, vẫn có thể ký thoả thuận trọng tài mới, vì thoả thuận trọng tài lập sau tranh chấp vẫn có giá trị. Nhưng khi ấy, đây là một cuộc đàm phán thật, không còn là việc sửa kỹ thuật. Mỗi bên sẽ cân nhắc nơi nào có lợi cho mình. Cách tiếp cận hiệu quả là nhấn vào lợi ích chung: một nơi, một vụ, chi phí thấp hơn cho cả hai.
Sửa tận gốc: rà mẫu và quy trình nội bộ
Sửa hợp đồng đang chạy mà không sửa mẫu là để lỗi quay lại vào năm sau. Những việc nên làm trong nội bộ:
- Chọn một điều khoản giải quyết tranh chấp chuẩn của công ty, hoặc hai, ba bản theo quy mô hợp đồng, và giao một người giữ.
- Thay toàn bộ mẫu hợp đồng, điều kiện chung, mẫu đơn đặt hàng, mẫu phụ lục bằng bản chép nguyên văn điều khoản chuẩn.
- Xoá các mẫu cũ khỏi thư mục dùng chung, để nhân viên không vô tình lấy lại.
- Đưa điều khoản tranh chấp vào danh sách duyệt trước khi ký, ngang với giá và thanh toán.
- Rà định kỳ mỗi năm một lần, kiểm tra tên trung tâm còn đúng không và luật có thay đổi gì không.
- Với hợp đồng song ngữ, sửa cả hai bản cùng lúc và đọc so.
Nếu bạn chưa chắc nên chọn trọng tài hay toà án cho từng loại hợp đồng, hoặc muốn có người đọc lại điều khoản chuẩn trước khi áp dụng cho cả công ty, có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn với nguyên văn điều khoản và mô tả loại hợp đồng của mình. Việc này một lần, dùng cho nhiều năm.
Ví dụ giả định: công ty phân phối vật tư nông nghiệp
Một công ty phân phối phân bón và giống cây ở Đắk Lắk có khoảng ba mươi đại lý cấp dưới và bốn nhà cung cấp. Trong đợt rà soát cuối năm, kế toán phát hiện ba kiểu lỗi: mẫu hợp đồng đại lý ghi "trọng tài hoặc toà án", hai nhà cung cấp dùng mẫu của họ ghi một trung tâm trọng tài theo tên cũ, một hợp đồng khung có phụ lục ghi toà án.
Công ty xử lý theo thứ tự: sửa mẫu hợp đồng đại lý trước, chọn hẳn một trung tâm trọng tài với một trọng tài viên; gửi các đại lý thoả thuận chung áp dụng cho mọi đơn hàng, ký đồng loạt vào dịp ký hợp đồng năm mới. Với hai nhà cung cấp, công ty chỉ đề nghị cập nhật tên trung tâm, cả hai đồng ý bằng thư điện tử. Với hợp đồng khung, công ty ký phụ lục xác nhận điều khoản trọng tài trong hợp đồng khung được ưu tiên.
Điểm đáng chú ý là công ty không cố sửa mọi thứ theo ý mình. Với nhà cung cấp lớn, công ty chấp nhận giữ trung tâm họ đã chọn, chỉ làm rõ tên; nhờ vậy đề nghị được trả lời trong vài ngày thay vì bị treo hàng tháng. Toàn bộ việc này mất vài tuần làm việc rải rác của một người. So với một vụ tranh chấp thẩm quyền kéo dài, chi phí gần như không đáng kể.
Câu hỏi thường gặp
Sửa điều khoản trọng tài bằng phụ lục có cần đối tác đồng ý không?
Có. Điều khoản giải quyết tranh chấp là thoả thuận của hai bên, nên mọi sửa đổi phải có sự đồng ý của cả hai, lập bằng văn bản và ký bởi người có thẩm quyền.
Thoả thuận trọng tài chung có áp dụng cho hợp đồng đã ký trước không?
Có thể, nếu thoả thuận ghi rõ áp dụng cho mọi hợp đồng giữa hai bên kể cả hợp đồng đã ký. Nên viết thẳng câu về phạm vi theo thời gian và về thứ tự ưu tiên với điều khoản trong từng hợp đồng.
Đối tác chỉ đồng ý qua thư điện tử, không ký phụ lục, có được không?
Thư điện tử là một hình thức văn bản của thoả thuận trọng tài theo luật. Nếu nội dung rõ và người trả lời có thẩm quyền, thư có giá trị. Tuy vậy, một phụ lục có chữ ký vẫn chắc chắn hơn khi phải chứng minh.
Nên sửa hợp đồng nào trước?
Ưu tiên hợp đồng có giá trị còn lại lớn, hợp đồng với đối tác đã có dấu hiệu chậm trễ, và các mẫu đang dùng cho nhiều giao dịch. Sửa mẫu trước giúp chặn lỗi ở mọi hợp đồng mới.
Có cần công chứng phụ lục sửa điều khoản tranh chấp không?
Với hợp đồng thương mại thông thường thì không bắt buộc. Nếu hợp đồng chính thuộc loại phải công chứng theo luật, phụ lục sửa đổi nên làm theo cùng hình thức.
Bao lâu nên rà điều khoản tranh chấp một lần?
Mỗi năm một lần là hợp lý cho doanh nghiệp nhỏ, cộng thêm mỗi khi có thay đổi lớn như luật mới về trọng tài, trung tâm được chọn đổi tên hoặc doanh nghiệp đổi mô hình kinh doanh.