Thoả thuận trọng tài do người không có thẩm quyền xác lập là một trong những trường hợp vô hiệu mà Luật Trọng tài thương mại 2010 nêu ra. Tuy vậy, theo hướng dẫn áp dụng của Hội đồng Thẩm phán Toà án nhân dân tối cao, nếu người có thẩm quyền sau đó đã chấp nhận, hoặc biết mà không phản đối, thì thoả thuận không bị coi là vô hiệu vì lý do này. Thực tế, phần lớn tranh cãi về người ký xoay quanh câu hỏi doanh nghiệp đã "chấp nhận" hay chưa.
Bài này đi theo những người ký hay gặp trong doanh nghiệp nhỏ: trưởng chi nhánh, trưởng phòng kinh doanh, kế toán trưởng, người thân của chủ hộ kinh doanh, người cầm giấy uỷ quyền. Mục tiêu là giúp bạn biết lúc nào lá đơn phản đối có cơ sở, lúc nào chỉ là phí thời gian, và làm sao để điều khoản của chính mình không bị bên kia lật lại.
Ai ký thì đủ thẩm quyền: các trường hợp hay gặp
Bảng dưới đây mô tả nguyên tắc chung. Thẩm quyền cụ thể phụ thuộc vào điều lệ công ty, quyết định bổ nhiệm và văn bản uỷ quyền thực tế:
| Người ký | Nguồn thẩm quyền | Điểm hay vướng |
|---|---|---|
| Người đại diện theo pháp luật của công ty | Luật Doanh nghiệp và điều lệ | Công ty có nhiều người đại diện, điều lệ chia phạm vi |
| Giám đốc chi nhánh | Uỷ quyền của doanh nghiệp, quy chế chi nhánh | Chi nhánh không có tư cách pháp nhân; phạm vi uỷ quyền có thể giới hạn |
| Trưởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng | Giấy uỷ quyền cụ thể | Thường không có uỷ quyền, hoặc chỉ uỷ quyền ký đơn hàng nhỏ |
| Kế toán trưởng | Chức danh không tự cho quyền ký hợp đồng thương mại | Hay ký thay "cho kịp" khi giám đốc đi vắng |
| Thành viên gia đình của chủ hộ kinh doanh | Uỷ quyền của chủ hộ | Người nhà ký thay mà không có văn bản uỷ quyền |
Điểm chung: chức danh không đồng nghĩa với thẩm quyền. Một trưởng phòng ký hàng trăm đơn hàng mỗi năm vẫn có thể không có quyền ký một thoả thuận trọng tài thay công ty, nếu giấy uỷ quyền chỉ cho phép ký đơn hàng theo giá niêm yết.
Uỷ quyền ký hợp đồng có bao gồm điều khoản trọng tài không
Đây là câu hỏi hay gặp. Khi người được uỷ quyền ký một hợp đồng mua bán, điều khoản trọng tài nằm trong hợp đồng đó là một phần của hợp đồng. Nếu giấy uỷ quyền cho phép ký loại hợp đồng này mà không loại trừ gì, lập luận phổ biến là người đó đủ quyền ký cả điều khoản trọng tài. Bên phản đối sẽ khó thuyết phục nếu chỉ nói "giấy uỷ quyền không nhắc chữ trọng tài".
Tình huống khác hẳn khi thoả thuận trọng tài được lập riêng sau khi tranh chấp đã phát sinh. Lúc này thoả thuận trọng tài không còn là một phần của giao dịch bình thường mà là quyết định về cách giải quyết một tranh chấp cụ thể. Người được uỷ quyền "ký hợp đồng mua bán" ký thêm một thoả thuận chọn trọng tài cho tranh chấp đang có là chỗ dễ bị tranh cãi. Nên có văn bản uỷ quyền riêng hoặc người đại diện theo pháp luật trực tiếp ký.
Giấy uỷ quyền có giới hạn giá trị cũng là chỗ cần để ý. Nếu người ký chỉ được ký hợp đồng dưới một mức tiền nhất định mà lại ký hợp đồng vượt mức, toàn bộ hợp đồng, kể cả điều khoản trọng tài, có thể bị đặt câu hỏi.
"Chấp nhận" hay "biết mà không phản đối" trông như thế nào
Thực hiện hợp đồng một thời gian dài. Doanh nghiệp nhận hàng, thanh toán nhiều đợt theo hợp đồng do trưởng chi nhánh ký mà không ai phản đối là dấu hiệu mạnh của việc chấp nhận hợp đồng, trong đó có điều khoản trọng tài.
Người có thẩm quyền ký phụ lục hoặc văn bản liên quan. Giám đốc ký một phụ lục bổ sung khối lượng cho hợp đồng gốc do người khác ký là bằng chứng giám đốc biết và chấp nhận hợp đồng gốc.
Thư từ nhắc đến điều khoản trọng tài. Một thư của chính doanh nghiệp viết "theo hợp đồng, tranh chấp sẽ đưa ra trọng tài" gần như khoá lại lập luận về người ký.
Nhận hoá đơn, xuất hoá đơn theo hợp đồng. Kế toán của trụ sở chính ghi nhận công nợ, nhận hoặc xuất hoá đơn theo đúng số hợp đồng do người khác ký cho thấy bộ máy của doanh nghiệp đã biết hợp đồng tồn tại. Một doanh nghiệp vừa hạch toán hợp đồng vào sổ sách vừa nói không biết đến nó sẽ khó thuyết phục.
Tham gia tố tụng trọng tài mà không phản đối kịp thời. Nộp bản tự bảo vệ, chọn trọng tài viên mà không nêu vấn đề thẩm quyền người ký có thể bị coi là đã chấp nhận thẩm quyền của trọng tài.
Bạn là bên bị kiện và nghi người ký không đủ thẩm quyền
Trình tự gợi ý trước khi quyết định phản đối:
- Xác định ai đã ký, chức danh gì, có văn bản uỷ quyền nào vào thời điểm ký.
- Kiểm điều lệ, quyết định bổ nhiệm, quy chế chi nhánh có liên quan.
- Tự hỏi trung thực: sau khi ký, công ty đã thực hiện hợp đồng, ký văn bản liên quan hay nhắc đến điều khoản trọng tài chưa?
- Nếu đã có dấu hiệu chấp nhận rõ ràng, cân nhắc không phản đối thẩm quyền mà tập trung vào nội dung tranh chấp.
- Nếu thật sự có cơ sở, nêu phản đối ngay trong bản tự bảo vệ, kèm tài liệu chứng minh, đừng giữ lại "làm át chủ bài" về sau.
- Vẫn chọn trọng tài viên và tuân thủ các thời hạn tố tụng trong lúc chờ hội đồng xem xét thẩm quyền.
Việc phản đối thẩm quyền người ký đôi khi mang lại hiệu ứng ngược: thừa nhận trước hội đồng trọng tài rằng quy trình ký kết của chính công ty mình lỏng lẻo.
Bạn là bên khởi kiện: chuẩn bị trước câu hỏi về người ký
Nếu bạn biết hợp đồng của mình do một người không phải người đại diện theo pháp luật của bên kia ký, đừng đợi bên kia nêu ra mới đi tìm chứng cứ. Gom sẵn từ trước khi nộp đơn: bản sao giấy uỷ quyền của người ký nếu có, các chứng từ thanh toán do bên kia thực hiện, phụ lục hoặc biên bản có chữ ký của người có thẩm quyền, thư từ trong đó bên kia nhắc đến hợp đồng như một hợp đồng đang có hiệu lực.
Trong đơn khởi kiện, có thể dành một đoạn ngắn nêu những chứng cứ này dưới dạng trình bày quá trình thực hiện hợp đồng, không cần biến nó thành một lập luận phòng thủ. Khi bên kia phản đối thẩm quyền, hội đồng trọng tài đã có sẵn bức tranh về việc doanh nghiệp đó biết và thực hiện hợp đồng ra sao.
Nếu không có chứng cứ nào về việc người có thẩm quyền đã chấp nhận, chẳng hạn hợp đồng vừa ký đã phát sinh tranh chấp, hãy cân nhắc trước khả năng điều khoản trọng tài bị coi là vô hiệu và tranh chấp phải đi theo con đường toà án. Biết trước kịch bản này giúp bạn không bị bất ngờ, và có thể chủ động đề nghị bên kia ký một thoả thuận trọng tài mới do người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp.
Ví dụ giả định: chi nhánh ký, trụ sở chính không nhận
Một công ty sản xuất bao bì có trụ sở ở Hà Nội và chi nhánh ở Thanh Hoá. Giám đốc chi nhánh ký hợp đồng mua hạt nhựa với một nhà cung cấp, hợp đồng có điều khoản trọng tài tại "Trung tâm trọng tài X". Trụ sở chính chuyển tiền thanh toán ba đợt đầu. Đến đợt thứ tư, công ty cho rằng hạt nhựa kém chất lượng và ngừng trả.
Nhà cung cấp khởi kiện ra trọng tài. Công ty phản đối: quy chế chi nhánh chỉ cho giám đốc chi nhánh ký hợp đồng dưới một mức giá trị, hợp đồng này vượt mức. Nhà cung cấp đáp lại: chính trụ sở chính đã chuyển tiền ba đợt, kế toán trụ sở còn gửi thư xác nhận công nợ theo hợp đồng. Với những chứng cứ như vậy, lập luận "người ký không đủ thẩm quyền" khó đứng vững, vì người có thẩm quyền đã biết và thực hiện hợp đồng.
Nếu ngay từ đầu nhà cung cấp kiểm quy chế chi nhánh và yêu cầu trụ sở chính xác nhận bằng văn bản, cuộc tranh cãi này không xảy ra. Còn công ty bao bì, nếu muốn giới hạn thẩm quyền chi nhánh, cần thông báo giới hạn đó cho đối tác chứ không chỉ để trong quy chế nội bộ.
Phòng trước khi ký: danh sách kiểm cho cả hai phía
Những việc nhỏ dưới đây chặn phần lớn tranh cãi về người ký điều khoản trọng tài:
- Yêu cầu bên kia cung cấp giấy uỷ quyền khi người ký không phải người đại diện theo pháp luật, lưu bản sao cùng hợp đồng.
- Đọc phạm vi uỷ quyền: loại hợp đồng, giá trị tối đa, thời hạn uỷ quyền còn hiệu lực vào ngày ký.
- Với hợp đồng giá trị lớn ký qua chi nhánh, đề nghị trụ sở chính xác nhận bằng văn bản.
- Với hộ kinh doanh, kiểm người ký có đúng là chủ hộ hoặc có văn bản uỷ quyền của chủ hộ.
- Trong nội bộ, lập bảng thẩm quyền ký: ai được ký loại hợp đồng nào, đến mức nào, kể cả thoả thuận chọn trọng tài sau tranh chấp.
- Khi ký thoả thuận trọng tài sau tranh chấp, để người đại diện theo pháp luật ký trực tiếp hoặc có uỷ quyền riêng cho việc này.
Khi đã có tranh chấp và câu hỏi về người ký trở thành trọng tâm, nên nhờ người làm nghề đọc hồ sơ. Bạn có thể hỏi luật sư trên AI Cố Vấn, gửi kèm giấy uỷ quyền, quy chế liên quan và chuỗi thư từ, để biết lập luận của mình mạnh đến đâu trước khi đưa ra hội đồng trọng tài.
Câu hỏi thường gặp
Giám đốc chi nhánh có được ký hợp đồng có điều khoản trọng tài không?
Được, nếu doanh nghiệp uỷ quyền cho giám đốc chi nhánh ký loại hợp đồng đó. Chi nhánh không có tư cách pháp nhân, nên thẩm quyền của giám đốc chi nhánh đến từ uỷ quyền và quy chế của doanh nghiệp. Cần kiểm phạm vi và giới hạn giá trị.
Người ký không có thẩm quyền thì thoả thuận trọng tài có tự động vô hiệu không?
Không tự động. Theo hướng dẫn áp dụng hiện hành, nếu người có thẩm quyền đã chấp nhận hoặc biết mà không phản đối, thoả thuận không bị coi là vô hiệu vì lý do này. Việc thực hiện hợp đồng, ký phụ lục, thư từ là những chứng cứ hay được xem xét.
Kế toán trưởng ký hợp đồng khi giám đốc đi vắng có được không?
Chức danh kế toán trưởng không tự cho quyền ký hợp đồng thương mại thay doanh nghiệp. Cần có văn bản uỷ quyền. Nếu không có, hợp đồng và điều khoản trọng tài có thể bị đặt câu hỏi, trừ khi người có thẩm quyền sau đó chấp nhận.
Phản đối thẩm quyền người ký phải nêu lúc nào?
Càng sớm càng tốt, thường là ngay trong bản tự bảo vệ. Luật Trọng tài thương mại có nguyên tắc mất quyền phản đối nếu một bên biết vấn đề mà vẫn tiếp tục tố tụng không phản đối trong thời hạn.
Người nhà ký thay chủ hộ kinh doanh có ràng buộc hộ không?
Chỉ khi có uỷ quyền hoặc chủ hộ sau đó chấp nhận. Nếu chủ hộ biết, nhận hàng và thanh toán theo hợp đồng, khó lập luận rằng hộ không bị ràng buộc bởi điều khoản trọng tài trong đó.
Có nên yêu cầu đóng dấu để chắc chắn về thẩm quyền không?
Con dấu không thay thế được thẩm quyền của người ký. Điều quan trọng là người ký có quyền đại diện hay được uỷ quyền. Kiểm giấy tờ về thẩm quyền quan trọng hơn kiểm con dấu.