Theo Luật Trọng tài thương mại 2010, tranh chấp không có yếu tố nước ngoài dùng tiếng Việt trong tố tụng trọng tài; tranh chấp có yếu tố nước ngoài, hoặc có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, thì ngôn ngữ do các bên thoả thuận, không thoả thuận được thì hội đồng trọng tài quyết định. Địa điểm giải quyết tranh chấp cũng do các bên thoả thuận, không có thoả thuận thì hội đồng quyết định; hội đồng còn có thể họp ở nơi khác thuận tiện cho từng việc.
Hai câu hỏi này nghe như thủ tục, nhưng với doanh nghiệp nhỏ lại ảnh hưởng thẳng đến công sức và khả năng theo vụ: một vụ chạy bằng tiếng Anh đòi dịch cả tập chứng cứ, một phiên họp ở thành phố khác đòi người chủ chốt nghỉ việc nhiều ngày. Bài này đi theo các tình huống thường gặp và những việc nên đề xuất với hội đồng ngay từ đầu.
Ngôn ngữ nào cho vụ của bạn
Có thể tự xác định nhanh theo bảng sau, rồi đối chiếu điều khoản trọng tài và quy tắc của trung tâm:
| Tình huống | Ngôn ngữ tố tụng | Ghi chú |
|---|---|---|
| Hai doanh nghiệp Việt Nam, vốn trong nước, giao dịch trong nước | Tiếng Việt | Bên nào không dùng được tiếng Việt thì được chọn người phiên dịch |
| Một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thành lập tại Việt Nam | Do các bên thoả thuận | Không thoả thuận được thì hội đồng quyết định |
| Tranh chấp có yếu tố nước ngoài, như đối tác ở nước ngoài | Do các bên thoả thuận | Hợp đồng thường đã ghi ngôn ngữ; nếu chưa, hội đồng quyết định |
| Hợp đồng song ngữ, hai bản có giá trị như nhau | Theo thoả thuận về ngôn ngữ tố tụng, không tự động theo ngôn ngữ hợp đồng | Nên thoả thuận rõ bản nào ưu tiên khi vênh nghĩa |
Điểm hay bị hiểu nhầm: hợp đồng viết bằng tiếng Anh không có nghĩa vụ trọng tài phải chạy bằng tiếng Anh. Với hai doanh nghiệp vốn trong nước không có yếu tố nước ngoài, luật vẫn dẫn về tiếng Việt, và tài liệu tiếng Anh khi đó được nộp kèm bản dịch theo yêu cầu.
Doanh nghiệp nhỏ đối đầu một bên muốn dùng tiếng Anh
Tình huống hay gặp: một hộ kinh doanh hay công ty nhỏ cung cấp hàng cho một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài ở khu công nghiệp. Hợp đồng do bên mua soạn, bằng tiếng Anh hoặc song ngữ, và bên mua đề nghị tố tụng bằng tiếng Anh. Vì một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, ngôn ngữ do các bên thoả thuận; nếu hợp đồng đã ghi tiếng Anh thì đó là thoả thuận.
Nếu hợp đồng chưa ghi, bên nhỏ có thể đề xuất tiếng Việt, hoặc song ngữ cho một số loại tài liệu, và trình bày lý do với hội đồng: người làm chứng chủ yếu nói tiếng Việt, chứng cứ phần lớn bằng tiếng Việt, giao dịch diễn ra tại Việt Nam. Hội đồng cân nhắc sự thuận tiện và công bằng giữa các bên khi quyết định.
Trước khi ký hợp đồng mới với đối tác lớn, đây là điểm đáng thương lượng ngay từ khâu soạn điều khoản giải quyết tranh chấp, vì đến lúc có tranh chấp thì bên soạn hợp đồng đã có lợi thế.
Bản dịch và phiên dịch: làm sao cho đỡ tốn công
Hỏi hội đồng phạm vi cần dịch. Không phải tài liệu nào cũng cần dịch đầy đủ. Đề nghị hội đồng cho phép dịch trích những phần được dẫn chiếu, các phần còn lại nộp nguyên văn kèm tóm tắt.
Thống nhất người dịch hoặc cách đối chiếu. Khi cả hai bên cùng dùng một bản dịch đã thống nhất cho các tài liệu chung như hợp đồng, sẽ bớt được nhiều tranh cãi về nghĩa.
Phiên dịch cho người làm chứng. Người làm chứng không nói được ngôn ngữ tố tụng có thể trình bày qua phiên dịch. Báo trước cho hội đồng để sắp xếp và để bên kia biết.
Thuật ngữ chuyên ngành. Tranh chấp kỹ thuật, xây dựng, vận tải có nhiều thuật ngữ khó dịch. Lập bảng thuật ngữ song ngữ, nộp kèm hồ sơ, giúp hội đồng và bên kia đọc thống nhất.
Tính trước thời gian dịch vào lịch trình. Dịch một tập chứng cứ dày có thể mất nhiều tuần. Khi hội đồng hỏi ý kiến về lịch trình, hãy nêu rõ khối lượng cần dịch để xin thời hạn hợp lý, thay vì nhận lịch gấp rồi nộp bản dịch vội vàng, sai sót.
Chốt ngôn ngữ và nơi họp ngay ở giai đoạn thủ tục đầu
Sau khi hội đồng được thành lập, nhiều hội đồng tổ chức một buổi trao đổi thủ tục, trực tiếp hoặc trực tuyến, để thống nhất lịch trình, ngôn ngữ, cách nộp tài liệu, hình thức phiên họp. Đây là thời điểm tốt nhất để doanh nghiệp nhỏ nêu các đề xuất về ngôn ngữ và nơi họp, vì mọi thứ còn đang được sắp đặt và hội đồng sẵn lòng nghe.
Đến buổi đó với đề xuất cụ thể có lý do: ngôn ngữ nào, tài liệu nào cần dịch, người làm chứng ở đâu, có cần họp tại chỗ để xem hiện trạng không, phần nào có thể làm trực tuyến. Một đề xuất mơ hồ kiểu "xin tạo điều kiện cho bên ở xa" khó được đáp ứng hơn một đề xuất có danh sách việc rõ ràng.
Những gì đã thống nhất nên được ghi vào biên bản hoặc quyết định thủ tục của hội đồng. Về sau, khi có bên muốn thay đổi, văn bản đó là điểm tựa để hội đồng cân nhắc.
Địa điểm giải quyết tranh chấp và nơi tổ chức phiên họp
Luật phân biệt hai việc. Thứ nhất là địa điểm giải quyết tranh chấp, do các bên thoả thuận, không có thoả thuận thì hội đồng quyết định; địa điểm này có thể trong hoặc ngoài lãnh thổ Việt Nam và có hệ quả pháp lý quan trọng với phán quyết, đặc biệt khi có yếu tố nước ngoài. Thứ hai là nơi hội đồng thực sự ngồi họp cho từng việc cụ thể.
Trừ khi các bên thoả thuận khác, hội đồng có thể tiến hành phiên họp ở nơi được xem là thích hợp để trao đổi ý kiến giữa các thành viên, lấy lời khai người làm chứng, tham vấn chuyên gia hoặc tiến hành giám định. Ví dụ giả định: địa điểm giải quyết tranh chấp là Thành phố Hồ Chí Minh, nhưng hội đồng có thể xuống công trình ở Khánh Hoà để xem hiện trạng, hoặc nghe người làm chứng ở Hà Nội.
Với doanh nghiệp nhỏ ở xa, điều này mở ra khả năng đề nghị tổ chức một số phần ở nơi thuận tiện hơn, hoặc qua trực tuyến. Đề nghị nên đưa ra sớm, có lý do, và tính đến sự thuận tiện của bên kia.
Họp trực tuyến: những điều cần thống nhất trước
Nhiều trung tâm trọng tài đã quen tổ chức phiên họp trực tuyến hoặc kết hợp, theo quy tắc của trung tâm và sự đồng ý của các bên. Để phiên họp trực tuyến không bị chính các bên phản đối về sau, nên thống nhất trước các điểm:
- Các bên đồng ý bằng văn bản với hình thức họp trực tuyến hoặc kết hợp, ghi trong biên bản hay quyết định thủ tục của hội đồng.
- Nền tảng sử dụng, ai là người tổ chức kết nối, cách xử lý khi mất kết nối giữa chừng.
- Cách xác minh danh tính người tham dự và người làm chứng, ai được có mặt trong phòng cùng người làm chứng.
- Cách chia sẻ tài liệu trong phiên họp, bảo đảm hội đồng và các bên nhìn cùng một trang.
- Có ghi âm, ghi hình hay không, ai giữ bản ghi, theo nghĩa vụ bảo mật của tố tụng trọng tài.
- Múi giờ nếu có bên ở nước ngoài, và lịch nghỉ giữa phiên.
Một phiên họp trực tuyến diễn ra suôn sẻ nhưng không có thoả thuận rõ về hình thức có thể bị bên thua viện dẫn là thủ tục không phù hợp với thoả thuận của các bên. Vài dòng thống nhất trước tránh được rủi ro đó.
Khi bên kia phản đối họp trực tuyến
Không phải bên nào cũng đồng ý họp trực tuyến. Có bên lo người làm chứng phía kia được nhắc bài ngoài khung hình, có bên muốn hội đồng nhìn trực tiếp hiện trạng hàng hoá. Những lo ngại này cần được xử lý cụ thể thay vì bị gạt đi: đề xuất camera thứ hai cho thấy toàn phòng, người làm chứng ngồi một mình, có đại diện của cả hai bên cùng có mặt tại điểm cầu, hoặc kết hợp, phần nghe người làm chứng trực tiếp còn phần trình bày pháp lý trực tuyến.
Khi các bên không thống nhất, hội đồng cân nhắc theo quy tắc của trung tâm và nguyên tắc đối xử bình đẳng. Bên đề xuất trực tuyến nên chứng minh được rằng hình thức đó không làm bên kia mất cơ hội trình bày hay hỏi người làm chứng. Thiếu sự đồng ý rõ ràng, phần đó nên được tổ chức trực tiếp để phán quyết không bị chê về thủ tục.
Ví dụ giả định: nhà cung cấp ở Thanh Hoá và bên mua ở khu công nghiệp phía Nam
Một xưởng may nhỏ ở Thanh Hoá gia công cho một doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài tại Bình Dương cũ, nay thuộc Thành phố Hồ Chí Minh. Hợp đồng song ngữ, điều khoản trọng tài ghi trung tâm trọng tài ở Thành phố Hồ Chí Minh nhưng không nhắc ngôn ngữ. Tranh chấp về tiền gia công một đơn hàng bị trả lại.
Bên mua đề nghị tiếng Anh vì bộ phận pháp chế của họ làm việc bằng tiếng Anh. Xưởng may đề nghị tiếng Việt vì toàn bộ chứng từ sản xuất, biên bản kiểm hàng, tin nhắn giữa tổ trưởng và nhân viên chất lượng bên mua đều bằng tiếng Việt, và người làm chứng là công nhân không nói tiếng Anh. Không thoả thuận được, hội đồng quyết định sau khi nghe hai bên; dù kết quả thế nào, việc trình bày có lý do cụ thể giúp hội đồng cân nhắc thực chất.
Về nơi họp, xưởng may đề nghị nghe người làm chứng qua trực tuyến từ Thanh Hoá thay vì đưa cả tổ sản xuất vào thành phố. Đây là đề nghị hợp lý và thường dễ được các bên chấp nhận nếu chuẩn bị kỹ phần kỹ thuật.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng ghi tiếng Anh nhưng hai bên đều là doanh nghiệp Việt thì trọng tài dùng tiếng gì?
Nếu tranh chấp không có yếu tố nước ngoài và không bên nào là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, luật quy định ngôn ngữ tố tụng là tiếng Việt. Hợp đồng tiếng Anh khi đó được nộp kèm bản dịch theo yêu cầu của hội đồng.
Phán quyết có được viết song ngữ không?
Phán quyết được ban hành bằng ngôn ngữ tố tụng. Các bên có thể thoả thuận hoặc đề nghị kèm bản dịch theo quy tắc của trung tâm; khi có khác biệt, bản bằng ngôn ngữ tố tụng thường là bản gốc để đối chiếu.
Địa điểm giải quyết tranh chấp ở nước ngoài có ảnh hưởng gì?
Có, và ảnh hưởng lớn: phán quyết ban hành ngoài lãnh thổ Việt Nam có thể bị coi là phán quyết trọng tài nước ngoài, muốn thi hành tại Việt Nam phải qua thủ tục công nhận. Doanh nghiệp nhỏ nên hỏi luật sư trước khi đồng ý chọn địa điểm ở nước ngoài.
Có thể đề nghị đổi ngôn ngữ giữa chừng không?
Ngôn ngữ thường được chốt sớm vì mọi văn bản đều phụ thuộc vào nó. Đổi giữa chừng cần sự đồng ý của các bên và hội đồng, và chỉ hợp lý khi có lý do mới quan trọng.
Người làm chứng ở nước ngoài có phải sang Việt Nam không?
Không nhất thiết. Hội đồng có thể nghe người làm chứng ở địa điểm thích hợp hoặc qua trực tuyến, nếu các bên đồng ý và có cách xác minh danh tính phù hợp. Cần sắp xếp phiên dịch nếu người đó không nói ngôn ngữ tố tụng.
Phiên họp trực tuyến có giá trị như phiên họp trực tiếp không?
Khi được tổ chức theo quy tắc của trung tâm và sự đồng ý của các bên, phiên họp trực tuyến là một cách tiến hành tố tụng hợp lệ. Điều quan trọng là sự đồng ý được ghi nhận và các bên đều có cơ hội trình bày ngang nhau.