Biên bản thoả thuận do hai bên tự lập sau khi thương lượng, không qua hoà giải viên hay tổ hoà giải, vẫn là một giao dịch dân sự ràng buộc nếu đáp ứng điều kiện có hiệu lực; nhưng nó thường không đi được đường xin toà công nhận kết quả hoà giải thành ngoài toà án, nên khi bên kia không thực hiện, bạn phải khởi kiện hoặc đưa ra trọng tài nếu có thoả thuận trọng tài áp dụng.
Phần lớn tranh chấp nhỏ của doanh nghiệp và hộ kinh doanh được giải quyết theo cách này: gọi điện, gặp nhau, ký một tờ thoả thuận. Cách làm nhanh và không tốn phí trung gian. Bài này giúp bạn biết tờ thoả thuận đó mạnh và yếu ở đâu, khi nào nên nâng lên thành hoà giải có người trung gian, và viết thế nào để nó có ích khi chuyện xấu xảy ra.
Giá trị pháp lý của biên bản hai bên tự ký
Theo Bộ luật Dân sự 2015, thoả thuận giữa các bên làm phát sinh, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ là một giao dịch dân sự. Nếu người ký có năng lực, tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm, không trái đạo đức xã hội và hình thức phù hợp với loại giao dịch, biên bản thoả thuận tự lập có hiệu lực ràng buộc như bất kỳ hợp đồng nào.
Nói cách khác, chữ "hoà giải viên" không quyết định việc văn bản có giá trị hay không. Điều nó quyết định là con đường xử lý khi bên kia bội ước. Kết quả hoà giải thành do người, tổ chức có thẩm quyền hoà giải theo pháp luật thực hiện có thể được toà án công nhận để đưa thẳng sang thi hành án. Thoả thuận tự lập thường không có cửa đó, nên phải đi qua một thủ tục giải quyết tranh chấp trước.
Dù vậy, một biên bản tự lập tốt vẫn là chứng cứ rất mạnh khi khởi kiện. Nó ghi nhận sự thừa nhận của bên kia về số tiền, tài sản, lỗi, và cam kết cụ thể. Vụ kiện dựa trên một thoả thuận rõ ràng thường hẹp và ngắn hơn nhiều so với vụ kiện phải chứng minh lại tranh chấp từ đầu.
Tự hoà giải và hoà giải có người trung gian: khác nhau ở đâu
Bảng so sánh ở góc thực tế, dành cho người đang cân nên tự ngồi lại hay mời người trung gian.
| Yếu tố | Hai bên tự thoả thuận | Qua hoà giải viên, tổ hoà giải |
|---|---|---|
| Thời gian, chi phí | Nhanh, không tốn phí trung gian | Cần sắp xếp, có thể phát sinh phí với hoà giải thương mại |
| Cân bằng lực | Bên mạnh hơn dễ áp đặt | Người trung gian giúp cân bằng, kiểm tra sự tự nguyện |
| Chất lượng câu chữ | Phụ thuộc vào hai bên | Hoà giải viên thường giúp làm rõ nội dung |
| Xin toà công nhận | Thường không thuộc diện | Có thể, nếu đủ điều kiện và trong thời hạn |
| Chứng minh tự nguyện | Khó hơn nếu bên kia sau này nói bị ép | Có người thứ ba trung lập chứng kiến |
| Hợp với | Việc nhỏ, quan hệ tốt, thực hiện ngay | Giá trị lớn, lịch thực hiện dài, quan hệ đã căng |
Bảng không nói cách nào tốt hơn. Nó giúp bạn khớp cách làm với tình huống. Một khoản nợ nhỏ trả hết trong tuần thì tự thoả thuận là đủ; một khoản lớn trả trong một năm thì nên cân nhắc mời người trung gian để có thêm đường công nhận.
Những thứ biên bản tự lập nên có
Không có người trung gian giúp, hai bên phải tự lo phần câu chữ. Những nội dung nên có để biên bản dùng được khi cần:
- Thông tin đầy đủ của các bên và người ký, kèm căn cứ người ký có quyền nếu là tổ chức.
- Mô tả ngắn tranh chấp: phát sinh từ hợp đồng, giao dịch nào, mỗi bên đã yêu cầu gì.
- Phần thừa nhận: số tiền, số hàng, sự kiện mà hai bên cùng xác nhận. Phần này có giá trị chứng cứ lớn.
- Nghĩa vụ cụ thể của mỗi bên: ai, việc gì, bao nhiêu, hạn nào, cách thực hiện.
- Hệ quả khi vi phạm: lãi chậm trả trong giới hạn luật, đến hạn toàn bộ, quyền quay lại yêu cầu theo hợp đồng gốc nếu hai bên đồng ý ghi.
- Kênh giải quyết nếu có tranh chấp về chính biên bản này: toà án hay trọng tài.
- Câu xác nhận tự nguyện, ngày ký, số bản, chữ ký; nếu có người làm chứng thì ghi rõ họ tên.
Người làm chứng không biến thoả thuận thành kết quả hoà giải được công nhận, nhưng giúp chứng minh sự tự nguyện và việc ký thật sự diễn ra. Nên chọn người không có quyền lợi liên quan.
Khi nào nên dừng tự thương lượng và mời người trung gian
Hai bên đã gặp nhau vài lần mà vẫn quanh quẩn. Một người ngoài có kỹ năng thường phá được thế bí, vì họ tách được cảm xúc khỏi con số và giúp mỗi bên nhìn thấy rủi ro của mình.
Giá trị lớn hoặc lịch thực hiện dài. Cửa xin toà công nhận đáng giá hơn khi khoản tiền lớn và nghĩa vụ kéo dài. Hoà giải qua hoà giải viên thương mại hoặc tổ hoà giải mở ra cửa này.
Có chênh lệch lực rõ rệt. Một bên là doanh nghiệp lớn, bên kia là hộ kinh doanh; hoặc một bên có luật sư, bên kia không. Người trung gian giúp giảm nguy cơ văn bản bị lật lại vì không tự nguyện.
Quan hệ đã căng tới mức khó nói chuyện. Khi mỗi cuộc gọi biến thành cãi vã, ngồi trực tiếp với nhau không còn hiệu quả. Với mâu thuẫn trong xóm, tổ hoà giải ở cơ sở là lựa chọn gần gũi.
Nhiều bên cùng liên quan. Ba bên trở lên, hoặc có người thứ ba có quyền lợi liên quan tài sản, thì cần người điều phối để không ai bị bỏ sót.
Nâng một thoả thuận tự lập lên thành kết quả hoà giải
Nếu đã ký với nhau rồi mới thấy muốn có đường công nhận, vẫn có cách. Trình tự gợi ý:
- Hai bên thống nhất mời một hoà giải viên thương mại, tổ chức hoà giải thương mại hoặc tổ hoà giải ở cơ sở, tuỳ loại tranh chấp.
- Đưa biên bản tự lập làm tài liệu đầu vào; hoà giải viên rà lại, làm rõ những điểm mơ hồ.
- Tiến hành hoà giải theo thủ tục của loại hoà giải đã chọn, dù nội dung có thể đã gần xong.
- Lập văn bản hoà giải thành mới, có chữ ký của các bên và người hoà giải.
- Nếu muốn, nộp yêu cầu công nhận trong thời hạn tính từ ngày đạt thoả thuận mới.
Cách này tốn thêm thời gian, nhưng đổi lại văn bản có người trung gian xác nhận sự tự nguyện và có cửa công nhận. Với khoản lớn, đây thường là khoản đầu tư hợp lý.
Lưu ý rằng hoà giải lại không phải hình thức đóng dấu cho thoả thuận cũ. Hoà giải viên có trách nhiệm bảo đảm các bên thật sự tự nguyện và hiểu nội dung; nếu trong quá trình rà lại phát hiện điểm bất hợp lý, một bên có thể đề nghị điều chỉnh. Bên đang có lợi từ thoả thuận cũ nên chuẩn bị tinh thần cho khả năng đó.
Những lỗi hay gặp khi hai bên tự viết
Dùng tên gọi thân mật thay cho tên đầy đủ. Ghi "anh Hai tiệm sắt", "chị chủ kho" thay vì họ tên và giấy tờ tuỳ thân. Khi cần khởi kiện, việc xác định đúng người có nghĩa vụ trở thành một bước chứng minh riêng.
Chỉ một bên giữ bản gốc. Một tờ giấy duy nhất do một bên giữ thì bên kia không có gì trong tay khi cần. Nên lập ít nhất hai bản, mỗi bên giữ một, hoặc chụp ảnh rõ toàn bộ ngay khi ký.
Thiếu ngày ký. Không có ngày, khó xác định thời điểm phát sinh nghĩa vụ và mốc tính thời hiệu. Đây là lỗi nhỏ nhưng gây hậu quả lớn.
Ghi lẫn lời hứa và nghĩa vụ. Những câu như "sẽ cố gắng", "sẽ xem xét" xen giữa các nghĩa vụ cụ thể làm người đọc khó phân biệt đâu là cam kết ràng buộc. Nên tách riêng hoặc bỏ hẳn.
Không nói tới hợp đồng gốc. Thoả thuận mới giải quyết tranh chấp nhưng không nói hợp đồng gốc còn hiệu lực hay không, điều khoản nào bị thay. Hai văn bản có thể đá nhau, và mỗi bên viện dẫn văn bản có lợi cho mình.
Ví dụ giả định: một tờ giấy viết tay ở tiệm sửa xe
Ví dụ giả định: chủ một tiệm sửa xe ở Tây Ninh và một khách quen tranh cãi về hoá đơn sửa máy cày nông nghiệp. Hai bên ngồi lại ở tiệm, viết tay một tờ thoả thuận: khách trả bảy phần mười số tiền, tiệm bảo hành thêm ba tháng. Tờ giấy chỉ ghi tên gọi thân mật, không ghi số tiền cụ thể, không ghi hạn trả.
Ba tháng sau, khách chưa trả, máy lại hỏng, khách đòi tiệm sửa miễn phí theo bảo hành. Tờ giấy giờ thành nguồn tranh cãi mới: bảy phần mười của số nào, trả khi nào, bảo hành những bộ phận nào. Thoả thuận có giá trị, nhưng gần như không dùng được để đòi tiền.
Nếu tờ giấy ghi rõ họ tên đầy đủ, số tiền cụ thể, hạn trả, phạm vi bảo hành và câu "bảo hành có hiệu lực khi khách đã trả đủ", tranh chấp lần hai có lẽ đã không xảy ra. Tự hoà giải không có lỗi; lỗi là viết quá sơ sài.
Trong ví dụ này, khi hai bên quay lại tìm người phân xử, tổ hoà giải ở ấp là lựa chọn gần và phù hợp: đây là tranh chấp nhỏ giữa người quen, hoà giải viên biết cả hai bên. Lần này, văn bản hoà giải thành có tên tổ hoà giải, chữ ký hoà giải viên, số tiền và hạn trả cụ thể, và nếu cần, chủ tiệm có thêm lựa chọn xin toà công nhận trong thời hạn luật định.
Câu hỏi thường gặp
Biên bản viết tay có giá trị như đánh máy không?
Hình thức viết tay hay đánh máy không quyết định giá trị, miễn đủ nội dung và chữ ký hợp lệ. Bản viết tay cần dễ đọc, không tẩy xoá; nếu có sửa thì hai bên ký bên cạnh chỗ sửa. Với giao dịch phải công chứng theo luật thì phải theo hình thức riêng.
Có cần mời chính quyền xã, phường chứng kiến thoả thuận tự lập không?
Không bắt buộc với thoả thuận dân sự thông thường. Nếu muốn có người trung gian từ cơ sở, có thể đề nghị tổ hoà giải ở thôn, tổ dân phố tham gia; khi đó đó là hoà giải ở cơ sở chứ không còn là thoả thuận tự lập.
Tin nhắn thống nhất qua điện thoại có được coi là thoả thuận không?
Giao dịch dân sự có thể xác lập bằng thông điệp dữ liệu điện tử. Tin nhắn có thể là chứng cứ về thoả thuận, nhưng thường thiếu chi tiết và khó chứng minh người gửi. Với khoản đáng kể, nên lập văn bản có chữ ký hoặc ký điện tử hợp lệ.
Thoả thuận tự lập có thời hạn để khởi kiện không?
Có. Tranh chấp phát sinh từ thoả thuận tuân theo thời hiệu khởi kiện của pháp luật dân sự hoặc thương mại tuỳ quan hệ. Không nên để quá lâu sau khi bên kia vi phạm; nếu không chắc thời hiệu, nên hỏi luật sư sớm.
Đã tự thoả thuận rồi, bên kia có được kiện lại tranh chấp cũ không?
Nếu thoả thuận đã giải quyết tranh chấp cũ và có hiệu lực, việc kiện lại thường gặp khó vì quan hệ đã được thay đổi bằng thoả thuận mới. Nên ghi rõ phạm vi những gì đã được giải quyết để tránh tranh cãi về điểm này.