Trong tố tụng trọng tài, các bên có quyền và nghĩa vụ cung cấp chứng cứ để chứng minh sự việc mình đưa ra; hội đồng trọng tài có thể, theo yêu cầu của một bên hoặc tự mình, yêu cầu cung cấp tài liệu, trưng cầu giám định, và khi cần thì đề nghị toà án hỗ trợ thu thập chứng cứ. Luật Trọng tài thương mại 2010 trao cho hội đồng nhiều quyền chủ động hơn nhiều người nghĩ, nhưng gánh nặng chính vẫn nằm ở các bên.
Doanh nghiệp nhỏ thường thua không phải vì không có lý mà vì chứng cứ nằm rải rác trong email của nhân viên cũ, trong nhóm chat, trong sổ kho viết tay. Bài này hướng dẫn cách sắp chứng cứ cho hội đồng dễ đọc, xử lý tài liệu tiếng nước ngoài, đề nghị thu thập tài liệu đang nằm trong tay bên kia hoặc bên thứ ba, và quyết định có cần giám định không.
Ai phải chứng minh điều gì
Nguyên tắc chung giống mọi tranh chấp: bên nào đưa ra yêu cầu hay khẳng định một sự việc thì có nghĩa vụ chứng minh. Nguyên đơn đòi tiền hàng phải chứng minh đã giao hàng và số tiền chưa được thanh toán. Bị đơn cho rằng hàng lỗi phải chứng minh lỗi đó và việc đã thông báo đúng hạn. Bên đòi bồi thường phải chứng minh thiệt hại thực tế và mối liên hệ với vi phạm.
Trọng tài không áp dụng nguyên xi Bộ luật Tố tụng dân sự, nhưng hội đồng thường đánh giá chứng cứ theo lô-gic quen thuộc: tài liệu gốc mạnh hơn bản sao không đối chiếu được; văn bản lập cùng lúc với sự việc mạnh hơn lời kể sau này; tài liệu do bên kia lập hoặc ký nhận mạnh hơn tài liệu tự mình lập.
Ngay từ khi chuẩn bị, hãy viết cho mỗi yêu cầu một câu hỏi: "Tài liệu nào chứng minh điều này?" Yêu cầu nào không có câu trả lời là yêu cầu yếu, nên bổ sung chứng cứ hoặc cân nhắc bỏ.
Sắp tập chứng cứ để hội đồng đọc nhanh
Hội đồng trọng tài thường gồm những người bận rộn, đọc hồ sơ của nhiều vụ. Một tập chứng cứ dễ đọc là lợi thế thật. Cách sắp được nhiều người làm nghề dùng:
- Đánh số liên tục theo bên: nguyên đơn dùng một tiền tố, bị đơn dùng tiền tố khác, không bao giờ đánh lại số khi bổ sung mà nối tiếp.
- Sắp theo thời gian của sự việc, không theo loại giấy tờ; hội đồng hiểu câu chuyện qua dòng thời gian.
- Danh mục chứng cứ ở đầu tập: số, ngày của tài liệu, mô tả ngắn, chứng minh cho điều gì.
- Email và tin nhắn in đủ thông tin người gửi, người nhận, thời gian; nếu là chuỗi trao đổi thì in cả chuỗi, không cắt đoạn có lợi.
- Bảng tính số tiền có cột dẫn chiếu sang chứng cứ cho từng dòng.
- Ảnh chụp ghi rõ ai chụp, chụp lúc nào, ở đâu; nếu có thể thì giữ tệp gốc có dữ liệu thời gian.
- Bản điện tử có thể tìm kiếm được, cùng cấu trúc với bản giấy, nếu quy tắc của trung tâm cho phép nộp điện tử.
Tài liệu tiếng nước ngoài và bản dịch
Ngôn ngữ tố tụng quyết định cần dịch hay không. Nếu ngôn ngữ tố tụng là tiếng Việt, tài liệu tiếng nước ngoài thường cần bản dịch. Hội đồng có quyền yêu cầu dịch tài liệu sang ngôn ngữ tố tụng.
Dịch đúng phần cần thiết. Một hợp đồng tiếng Anh dài có thể chỉ cần dịch các điều khoản liên quan, nếu hội đồng chấp nhận. Hỏi trước để tránh tốn công dịch cả trăm trang không ai đọc.
Thống nhất thuật ngữ. Cùng một từ trong hợp đồng phải được dịch giống nhau ở mọi tài liệu, nếu không bên kia có thể bắt lỗi về nghĩa. Lập bảng thuật ngữ cho cả vụ.
Bên kia phản đối bản dịch. Khi có tranh cãi về nghĩa, hội đồng có thể yêu cầu dịch lại hoặc xem xét bản gốc; nên lưu ý chọn người dịch có chuyên môn ngành.
Tài liệu nằm trong tay bên kia hoặc bên thứ ba
Có những chứng cứ quyết định mà bạn không giữ: sổ kho của bên mua cho thấy đã nhập hàng, hồ sơ của đơn vị vận chuyển, sao kê của ngân hàng. Trước hết, bạn có thể đề nghị hội đồng trọng tài yêu cầu bên kia xuất trình tài liệu cụ thể. Đề nghị càng hẹp, càng rõ tài liệu gì và chứng minh điều gì thì càng dễ được chấp nhận; đề nghị kiểu "toàn bộ thư từ của bị đơn trong hai năm" thường bị từ chối.
Với tài liệu nằm ở bên thứ ba, hội đồng có thể yêu cầu cung cấp, nhưng hội đồng không có quyền cưỡng chế như toà án. Luật Trọng tài thương mại 2010 vì vậy mở thêm một đường: khi đã áp dụng các biện pháp cần thiết mà không thu thập được chứng cứ, hội đồng trọng tài hoặc đương sự với sự chấp thuận của hội đồng có thể đề nghị toà án có thẩm quyền yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân đang lưu giữ cung cấp.
Đường này mất thời gian và cần chứng minh đã cố gắng thu thập mà không được. Hãy lưu lại thư yêu cầu bạn đã gửi bên thứ ba và câu trả lời, hoặc sự im lặng của họ.
Giám định trong trọng tài: khi nào cần và ai yêu cầu
Nhiều tranh chấp xoay quanh câu hỏi chuyên môn mà cả hai bên và hội đồng đều không tự trả lời được: chất lượng hàng có đạt quy chuẩn không, công trình có lỗi thi công không, khối lượng thực tế là bao nhiêu. Khi đó giám định là chứng cứ then chốt.
| Loại tranh chấp | Câu hỏi thường cần giám định | Gợi ý chuẩn bị |
|---|---|---|
| Mua bán hàng hoá | Hàng có đúng chủng loại, chất lượng theo hợp đồng không | Giữ mẫu lưu có niêm phong, biên bản lấy mẫu có chữ ký hai bên |
| Thi công xây dựng | Lỗi do thiết kế, thi công hay sử dụng; khối lượng đã làm | Giữ nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu từng phần, ảnh hiện trạng |
| Thiết bị, máy móc | Hỏng do lỗi sản xuất, lắp đặt hay vận hành | Không tự sửa trước khi lập biên bản hiện trạng |
| Bảo hiểm, vận tải | Tổn thất hàng hoá xảy ra ở khâu nào, mức độ bao nhiêu | Biên bản giám định tổn thất tại thời điểm nhận hàng |
Các bên có thể tự thuê tổ chức giám định và nộp kết quả như một chứng cứ; hội đồng cũng có thể, theo yêu cầu của một bên hoặc các bên, trưng cầu giám định. Kết quả giám định do một bên tự thuê dễ bị bên kia phản bác là thiếu khách quan; giám định do hội đồng trưng cầu, với câu hỏi được các bên góp ý, thường khó bị bác hơn.
Đề nghị hội đồng trưng cầu giám định
Nếu quyết định đề nghị giám định, làm theo thứ tự để đề nghị được chấp nhận và kết quả dùng được:
- Xác định chính xác câu hỏi chuyên môn cần trả lời; câu hỏi mơ hồ cho ra kết luận mơ hồ.
- Kiểm đối tượng giám định còn nguyên trạng không: mẫu hàng còn không, công trình đã sửa chưa.
- Gửi văn bản đề nghị cho hội đồng, nêu câu hỏi, đối tượng, lý do cần giám định và đề xuất loại tổ chức giám định phù hợp.
- Góp ý vào câu hỏi giám định mà hội đồng dự kiến, nhất là khi bên kia đề nghị câu hỏi theo hướng có lợi cho họ.
- Tham gia buổi lấy mẫu hoặc khảo sát hiện trường nếu được mời; ghi nhận ý kiến vào biên bản.
- Đọc kết luận giám định cẩn thận, gửi ý kiến bằng văn bản nếu thấy phương pháp hoặc phạm vi có vấn đề.
Ví dụ giả định: lô cà phê bị chê ẩm
Một cơ sở rang xay ở Lâm Đồng bán cà phê nhân cho một công ty chế biến ở Đắk Lắk. Bên mua nhận hàng, ba tuần sau báo hàng bị ẩm, từ chối trả nửa giá trị lô. Bên bán kiện ra trọng tài đòi tiền. Chứng cứ bên bán có: hợp đồng, biên bản giao nhận có chữ ký thủ kho bên mua không ghi chú gì về chất lượng, kết quả đo độ ẩm do chính bên bán tự đo trước khi xuất kho.
Bên mua có: ảnh chụp bao hàng bị mốc, kết quả kiểm nghiệm do một phòng thí nghiệm thực hiện sau ba tuần, thư báo lỗi gửi sau ngày nhận hàng. Điểm nút của vụ việc là hàng ẩm từ lúc giao hay ẩm do bảo quản tại kho bên mua. Không bên nào có mẫu lưu niêm phong lấy lúc giao nhận có chữ ký của cả hai.
Trong tình huống này, cả hai đều có chứng cứ một phía, và hội đồng sẽ phải cân nhắc điều khoản kiểm tra hàng, thời hạn thông báo lỗi, điều kiện bảo quản. Bài học cho cả hai bên: một mẫu lưu niêm phong và một biên bản lấy mẫu ký chung tại lúc giao hàng có giá trị hơn mọi kết quả kiểm nghiệm làm sau.
Chứng cứ điện tử và những bẫy hay gặp
Tin nhắn trên ứng dụng chat, email, ảnh chụp màn hình ngày càng là chứng cứ chính trong tranh chấp của doanh nghiệp nhỏ. Bẫy lớn nhất là ảnh chụp màn hình không cho thấy ai gửi, gửi lúc nào, và có thể bị chỉnh sửa. Nên giữ thiết bị gốc, xuất dữ liệu theo cách giữ được thông tin thời gian và người gửi, và khi cần thì nhờ lập vi bằng hoặc nhờ giám định.
Bẫy thứ hai là cắt đoạn. Một câu "đồng ý trả trước ngày 30" mà bỏ đi câu phía trước "nếu bên bán giao đủ lô còn thiếu" có thể bị bên kia lật ngược ngay tại phiên họp, kéo theo nghi ngờ với toàn bộ tập chứng cứ của bạn.
Bẫy thứ ba là chứng cứ thu thập trái phép, như ghi âm lén trong cuộc họp có thoả thuận bảo mật hoặc truy cập hộp thư của người khác. Ngoài rủi ro pháp lý, chứng cứ loại này dễ bị hội đồng gạt đi. Cách xử lý chứng cứ điện tử chi tiết nên tham khảo ý kiến người làm nghề.
Câu hỏi thường gặp
Có hạn chót nộp chứng cứ trong trọng tài không?
Hội đồng trọng tài thường đặt lịch trình tố tụng, trong đó có thời hạn nộp chứng cứ và các vòng trình bày. Nộp sau hạn có thể bị từ chối hoặc chỉ được chấp nhận khi có lý do. Đọc kỹ lịch trình hội đồng gửi và hỏi lại nếu chưa rõ.
Chứng cứ trong trọng tài có phải công chứng, chứng thực không?
Không có yêu cầu chung bắt buộc mọi bản sao phải chứng thực. Hội đồng có thể yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu khi có nghi ngờ. Với tài liệu quan trọng, chuẩn bị sẵn bản gốc giúp tránh tranh cãi.
Bên kia nộp chứng cứ giả thì làm sao?
Nêu ý kiến bằng văn bản cho hội đồng, chỉ ra điểm bất thường và đề nghị xuất trình bản gốc hoặc giám định. Việc làm giả tài liệu có thể có hệ quả pháp lý nghiêm trọng ngoài phạm vi vụ trọng tài; trường hợp này nên có luật sư.
Kết luận giám định có bắt buộc hội đồng phải theo không?
Kết luận giám định là một chứng cứ quan trọng, hội đồng đánh giá cùng các chứng cứ khác. Các bên có quyền nêu ý kiến về kết luận, và hội đồng có thể cân nhắc giám định bổ sung nếu thấy cần.
Có nên nộp toàn bộ tài liệu mình có cho chắc không?
Không nên. Tập chứng cứ quá dày làm hội đồng khó thấy tài liệu then chốt và đôi khi lộ ra những thứ bất lợi không cần thiết. Chọn tài liệu chứng minh trực tiếp cho từng yêu cầu, giữ phần còn lại để bổ sung khi cần.
Thông tin bí mật kinh doanh trong chứng cứ có bị lộ không?
Tố tụng trọng tài giải quyết không công khai, trừ khi các bên thoả thuận khác, và trọng tài viên có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung vụ tranh chấp. Bạn vẫn có thể đề nghị hội đồng có biện pháp riêng với tài liệu đặc biệt nhạy cảm.