Điều khoản trọng tài chỉ có một câu "tranh chấp được giải quyết tại Trung tâm trọng tài X" vẫn là điều khoản hợp lệ và dùng được. Những gì các bên không thoả thuận sẽ được lấp bằng Luật Trọng tài thương mại 2010 và quy tắc tố tụng của trung tâm: không thoả thuận số trọng tài viên thì hội đồng gồm ba người; không thoả thuận địa điểm thì hội đồng trọng tài quyết định; tranh chấp không có yếu tố nước ngoài thì dùng tiếng Việt, với ngoại lệ cho doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Lấp chỗ trống không có nghĩa là lấp đúng ý bạn. Một vụ đòi tiền hàng nhỏ mà phải lập hội đồng ba trọng tài viên sẽ chậm và tốn hơn nhiều so với một trọng tài viên. Bài này đi qua từng thành phần hay bị bỏ trống, hệ quả khi bỏ trống, và khi nào nên điền.
Thiếu gì thì luật lấp thế nào
Bảng dưới tóm tắt quy tắc mặc định theo Luật Trọng tài thương mại; quy tắc của từng trung tâm có thể chi tiết hơn. Nên đối chiếu nguyên văn trước khi dựa vào trong vụ việc thật:
| Thành phần bị bỏ trống | Mặc định | Hệ quả thực tế |
|---|---|---|
| Số trọng tài viên | Hội đồng gồm ba trọng tài viên | Vụ nhỏ cũng phải chọn ba người, lâu hơn, tốn hơn |
| Địa điểm giải quyết | Hội đồng trọng tài quyết định | Có thể không thuận cho bạn và nhân chứng |
| Ngôn ngữ, tranh chấp trong nước | Tiếng Việt | Ngoại lệ khi có bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài |
| Ngôn ngữ, tranh chấp có yếu tố nước ngoài | Hội đồng trọng tài quyết định | Chi phí dịch thuật có thể lớn |
| Luật áp dụng, tranh chấp trong nước | Pháp luật Việt Nam | Thường không có vấn đề |
| Quy tắc tố tụng | Quy tắc của trung tâm được chọn | Nên nói rõ để tránh tranh cãi khi trung tâm sửa quy tắc |
Đọc bảng này theo chiều ngược lại: mỗi dòng là một quyết định bạn đã để cho người khác đưa ra. Có những quyết định nên để, có những quyết định nên tự chốt từ đầu.
Một hay ba trọng tài viên: quyết định đáng giá nhất
Với hội đồng ba người, mỗi bên chọn một trọng tài viên, hai người này chọn người thứ ba làm chủ tịch, hoặc trung tâm chỉ định theo quy tắc. Mỗi bước có thời hạn, mỗi người phải xác nhận không có xung đột lợi ích, lịch họp phải khớp với ba người. Vụ việc lớn, phức tạp, có nhiều chuyên môn đan xen thì ba người là hợp lý.
Với vụ đòi tiền hàng, tiền thuê, tiền công thi công vài trăm triệu đồng, một trọng tài viên duy nhất thường là lựa chọn hợp lý hơn: nhanh hơn, ít phải điều phối lịch, và thù lao trọng tài viên là một phần chi phí đáng kể của vụ việc. Nếu điều khoản không nói gì, mặc định ba người sẽ áp dụng, trừ khi sau khi tranh chấp phát sinh hai bên đồng ý giảm xuống.
Khi tranh chấp đã nổ ra, hai bên hiếm khi đồng ý được bất cứ điều gì, kể cả chuyện số trọng tài viên. Vì vậy, nếu hợp đồng của bạn chủ yếu là giao dịch giá trị vừa và nhỏ, ghi luôn "một trọng tài viên" là cách tiết kiệm đơn giản nhất. Có thể viết linh hoạt hơn: một trọng tài viên nếu giá trị tranh chấp dưới một mức các bên tự đặt, ba trọng tài viên nếu vượt mức.
Ngôn ngữ: khi nào thiếu câu này là chuyện lớn
Hai doanh nghiệp Việt Nam thông thường. Không ghi cũng ổn, mặc định là tiếng Việt. Ghi thêm cũng không hại gì.
Một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Đây là ngoại lệ của quy tắc tiếng Việt. Nếu không ghi, ngôn ngữ có thể thành chủ đề tranh cãi, và bên nước ngoài thường muốn tiếng Anh. Với doanh nghiệp nhỏ trong nước, tố tụng bằng tiếng Anh nghĩa là dịch toàn bộ chứng cứ và thuê người làm việc được bằng tiếng Anh.
Đối tác nước ngoài. Hội đồng trọng tài quyết định ngôn ngữ nếu các bên không thoả thuận. Ghi rõ từ đầu luôn tốt hơn.
Hai ngôn ngữ. Ghi "tiếng Việt và tiếng Anh" nghe công bằng nhưng làm mọi tài liệu phải có hai bản, chi phí tăng mạnh. Chỉ chọn khi thật cần.
Câu ngôn ngữ nên đi cùng câu về bản dịch. Khi chọn tiếng Việt cho hợp đồng có đối tác nước ngoài, có thể thêm câu bên nào nộp tài liệu bằng ngôn ngữ khác thì tự chịu chi phí dịch. Câu nhỏ này tránh một vòng tranh cãi về ai trả tiền dịch hàng trăm trang chứng từ.
Chứng cứ bằng ngôn ngữ khác. Kể cả khi ngôn ngữ tố tụng là tiếng Việt, chứng cứ bằng tiếng nước ngoài thường phải kèm bản dịch theo yêu cầu của hội đồng.
Địa điểm trong tranh chấp trong nước
Với tranh chấp giữa hai doanh nghiệp trong nước, địa điểm giải quyết ảnh hưởng đến hai chuyện thực tế. Chuyện thứ nhất là đi lại: các phiên họp, nhân chứng, việc xem xét hiện trường. Một nhà thầu ở Lào Cai tranh chấp với chủ đầu tư ở Thành phố Hồ Chí Minh sẽ thấy rõ sự khác biệt. Chuyện thứ hai là toà án nào có thẩm quyền đối với các việc hỗ trợ và giám sát trọng tài, như yêu cầu huỷ phán quyết, thường gắn với nơi hội đồng trọng tài ra phán quyết.
Không ghi địa điểm, hội đồng trọng tài sẽ quyết định, thường cân nhắc sự thuận tiện chung. Nhưng "thuận tiện chung" có thể không phải thuận tiện cho bạn. Nếu một nơi hợp lý hiển nhiên với cả hai bên, ghi luôn vào điều khoản.
Cũng lưu ý cách ghi địa điểm sau sáp nhập tỉnh từ ngày 1/7/2025: dùng tên tỉnh, thành phố hiện hành. Một hợp đồng mới mà ghi địa danh của tỉnh cũ đã sáp nhập là tự tạo ra chỗ phải giải thích không cần thiết. Còn trong các buổi họp, nhiều trung tâm cho phép họp trực tuyến nếu các bên đồng ý, giúp giảm bớt gánh nặng đi lại.
Tranh chấp đã phát sinh: còn thoả thuận lấp chỗ trống được không
Điều khoản sơ sài không khoá chặt các bên. Sau khi đơn khởi kiện được nộp, hai bên vẫn có thể thoả thuận về số trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ, miễn quy tắc của trung tâm cho phép và thoả thuận được lập thành văn bản. Vấn đề là thời điểm: mỗi bước tố tụng có thời hạn, nếu chờ thoả thuận quá lâu thì quy tắc mặc định sẽ tự áp dụng.
Bên khởi kiện nên nêu đề xuất ngay trong đơn, chẳng hạn đề nghị một trọng tài viên duy nhất vì giá trị tranh chấp nhỏ, kèm lý do. Bên bị kiện có thể đồng ý trong bản tự bảo vệ. Một đề xuất rõ ràng, có lợi cho cả hai về chi phí và thời gian, thường dễ được chấp nhận hơn người ta nghĩ, kể cả khi hai bên đang bất đồng về nội dung tranh chấp.
Bên bị kiện cũng đừng phản xạ từ chối mọi đề xuất của bên kia. Hội đồng ba người nghĩa là bên bị kiện cũng phải chọn một trọng tài viên và cùng gánh phần chi phí tương ứng theo cách phân bổ cuối cùng. Đồng ý một trọng tài viên chưa chắc là nhượng bộ, có khi là quyết định tiết kiệm cho chính mình.
Những câu "thêm vào cho chắc" lại gây hại
Ngược với điều khoản sơ sài là điều khoản nhồi nhét. Những câu sau hay xuất hiện và thường gây rắc rối hơn là giúp:
- "Trước khi đưa ra trọng tài, các bên phải thương lượng." Không có thời hạn, không biết thế nào là đã thương lượng đủ; bên kia có thể viện ra để nói việc khởi kiện là quá sớm.
- "Phán quyết trọng tài phải được toà án phê chuẩn." Không phù hợp cơ chế phán quyết trọng tài là chung thẩm, gây hiểu nhầm về giá trị phán quyết.
- "Trọng tài viên phải là người của Bộ X" hoặc yêu cầu trình độ quá hẹp. Có thể không tìm được người đáp ứng, làm điều khoản khó thực hiện.
- "Các bên có quyền khởi kiện ra toà nếu không đồng ý phán quyết." Mâu thuẫn với bản chất chung thẩm, mở đường cho tranh cãi.
- Thời hạn quá ngắn cho các bước, như "hội đồng phải ra phán quyết trong mười ngày". Khó đáp ứng, dễ tạo căn cứ cho tranh cãi về thủ tục.
Điều khoản tốt là điều khoản ngắn, đủ thành phần cần thiết và không có câu tự mâu thuẫn. Điều khoản mẫu do chính trung tâm công bố là điểm khởi đầu an toàn.
Ví dụ giả định: hai mức trọng tài viên cho xưởng chế biến hải sản
Một xưởng chế biến hải sản ở Khánh Hoà bán hàng cho khoảng hai mươi đại lý, mỗi đơn vài chục đến vài trăm triệu đồng, và có một hợp đồng lớn với một nhà xuất khẩu. Mẫu hợp đồng đại lý cũ chỉ ghi tên một trung tâm trọng tài. Khi một đại lý nợ tiền, xưởng nhận ra rằng theo mặc định phải lập hội đồng ba người cho một khoản nợ không lớn.
Xưởng sửa mẫu hợp đồng đại lý: một trọng tài viên, địa điểm tại tỉnh của xưởng, tiếng Việt, theo quy tắc tố tụng của trung tâm, và nếu quy tắc của trung tâm có thủ tục rút gọn cho vụ nhỏ thì áp dụng thủ tục đó. Với hợp đồng xuất khẩu, xưởng giữ ba trọng tài viên và thêm câu về ngôn ngữ, vì đối tác là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài.
Ví dụ này cho thấy không có một điều khoản đúng cho mọi hợp đồng. Doanh nghiệp có thể có hai, ba mẫu điều khoản tuỳ quy mô và loại đối tác, miễn mỗi mẫu được soạn có chủ đích chứ không phải chép lại từ hợp đồng gần nhất.
Câu hỏi thường gặp
Điều khoản trọng tài không ghi số trọng tài viên thì sao?
Theo Luật Trọng tài thương mại, nếu các bên không thoả thuận số lượng, hội đồng trọng tài gồm ba trọng tài viên. Các bên vẫn có thể thoả thuận lại sau khi tranh chấp phát sinh, nhưng lúc đó khó đồng ý hơn.
Không ghi ngôn ngữ thì tố tụng bằng tiếng gì?
Với tranh chấp không có yếu tố nước ngoài, ngôn ngữ là tiếng Việt, trừ trường hợp có ít nhất một bên là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. Với tranh chấp có yếu tố nước ngoài hoặc thuộc ngoại lệ đó, nếu không thoả thuận thì hội đồng trọng tài quyết định.
Có nên ghi một trọng tài viên cho mọi hợp đồng không?
Không nhất thiết. Một trọng tài viên hợp với tranh chấp giá trị vừa và nhỏ, tính chất đơn giản. Hợp đồng lớn, nhiều chuyên môn đan xen hoặc có đối tác nước ngoài thường hợp với ba trọng tài viên.
Ghi địa điểm trọng tài có ý nghĩa gì với tranh chấp trong nước?
Ảnh hưởng đến việc đi lại của các bên và nhân chứng, và gắn với toà án có thẩm quyền trong các việc liên quan như yêu cầu huỷ phán quyết. Ghi rõ giúp tránh để hội đồng quyết định thay.
Có cần ghi luật áp dụng trong hợp đồng giữa hai doanh nghiệp Việt Nam không?
Không bắt buộc, vì tranh chấp không có yếu tố nước ngoài áp dụng pháp luật Việt Nam. Ghi thêm cũng không sao. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài thì nên ghi rõ.
Điều khoản mẫu của trung tâm trọng tài có dùng nguyên được không?
Dùng được và thường là cách an toàn. Nên bổ sung số trọng tài viên, địa điểm, ngôn ngữ cho phù hợp với hợp đồng của mình, tránh thêm những câu tự chế mâu thuẫn với điều khoản mẫu.