Phần cuối của văn bản hoà giải thành, nơi ghi các điều khoản khép lại tranh chấp, quyết định việc tranh chấp có thật sự kết thúc hay chỉ tạm lắng: phạm vi những gì được coi là đã giải quyết, việc rút đơn khởi kiện, đơn khiếu nại, tố giác đang nộp, nghĩa vụ bảo mật, ai chịu chi phí, và kênh xử lý nếu có tranh chấp về chính văn bản này.
Nhiều người dồn hết sức vào số tiền và lịch trả, rồi ký phần cuối theo kiểu đọc lướt. Bài này đi qua từng điều khoản theo tình huống hay gặp, nêu cách viết quá rộng, quá hẹp và hệ quả của mỗi kiểu, để bạn tự kiểm bản của mình hoặc biết cần hỏi gì khi nhờ người làm nghề rà lại.
Phạm vi giải quyết: câu "không còn khiếu nại gì" cần được viết lại
Câu "hai bên không còn khiếu nại gì về sau" là câu quen thuộc nhất và cũng nguy hiểm nhất trong văn bản hoà giải. Viết quá rộng, nó có thể vô tình xoá luôn những quyền một bên không định bỏ: quyền bảo hành của hàng đã giao, quyền đòi một khoản chưa phát sinh, quyền với một hợp đồng khác giữa hai bên. Viết quá hẹp, nó để lại kẽ hở cho bên kia mở một tranh chấp mới về cùng sự việc dưới tên gọi khác.
Cách viết tốt là gọi tên chính xác cái được giải quyết: tranh chấp phát sinh từ hợp đồng số mấy, ngày nào, liên quan khoản tiền hay sự kiện nào, tính đến ngày ký văn bản. Sau đó liệt kê rõ những gì không thuộc phạm vi, nếu có: nghĩa vụ bảo hành còn lại, các hợp đồng khác đang thực hiện, nghĩa vụ phát sinh từ chính văn bản hoà giải thành.
Với tranh chấp có thể kéo theo thiệt hại về sau, như hàng lỗi có thể gây hư hỏng tiếp hoặc công trình có thể lộ khuyết tật ẩn, hai bên nên quyết định rõ: thiệt hại phát sinh sau ngày ký có thuộc phạm vi đã giải quyết không. Đây là câu hỏi khó và đáng để hỏi ý kiến người có chuyên môn trước khi ký.
Rút đơn, rút yêu cầu đang nộp
Khi đã có hồ sơ đang nộp ở cơ quan nào đó, văn bản hoà giải thành nên nói rõ việc xử lý từng hồ sơ. Bảng gợi ý các tình huống hay gặp ở mức nguyên lý.
| Hồ sơ đang có | Nên ghi trong văn bản | Lưu ý |
|---|---|---|
| Đơn khởi kiện ở toà án | Bên nào rút đơn, trong bao nhiêu ngày, hay đề nghị toà ghi nhận thoả thuận | Rút đơn và xin toà ghi nhận sự thoả thuận có hệ quả khác nhau; nên hỏi luật sư để chọn |
| Đơn khởi kiện ở trọng tài | Rút đơn hoặc đề nghị hội đồng trọng tài ghi nhận hoà giải thành | Theo quy tắc tố tụng trọng tài áp dụng |
| Đơn khiếu nại, phản ánh với cơ quan quản lý | Bên đã nộp rút đơn hoặc thông báo đã giải quyết xong | Cơ quan nhà nước có thể vẫn tự xử lý vi phạm hành chính nếu có |
| Đánh giá, bài đăng công khai trên mạng | Gỡ bài trong số ngày cụ thể, không đăng lại về cùng sự việc | Nên mô tả cụ thể bài nào, kênh nào |
| Tố giác về hành vi có dấu hiệu tội phạm | Chỉ ghi nhận việc các bên đã thoả thuận về bồi thường dân sự | Thoả thuận dân sự không thay thế được trách nhiệm hình sự; không được dùng hoà giải để mua chuộc việc tố giác |
Dòng cuối của bảng cần nhấn mạnh: văn bản hoà giải không thể là công cụ để một bên "mua" việc bên kia rút tố giác về hành vi phạm tội. Với những vụ có yếu tố hình sự, phần thoả thuận chỉ nên dừng ở bồi thường dân sự, và nên có luật sư theo sát.
Bảo mật: giữ kín cái gì, với ai, đến khi nào
Bảo mật quá trình hoà giải khác với bảo mật nội dung văn bản. Pháp luật về hoà giải thương mại đặt nguyên tắc bảo mật thông tin trong quá trình hoà giải. Còn việc nội dung văn bản hoà giải thành có được tiết lộ hay không là chuyện các bên tự thoả thuận và nên ghi rõ.
Ngoại lệ cần thiết. Một điều khoản bảo mật hợp lý nên cho phép tiết lộ cho luật sư, kế toán, kiểm toán, cơ quan thuế, cơ quan nhà nước có yêu cầu theo luật, và cho toà án hay cơ quan thi hành án khi cần thi hành văn bản. Thiếu ngoại lệ, chính việc xin công nhận cũng có thể bị coi là vi phạm.
Thông điệp ra bên ngoài. Với tranh chấp từng lộ ra công khai, hai bên có thể thống nhất một câu chung để trả lời khi được hỏi, ví dụ giả định: "hai bên đã giải quyết xong bằng thoả thuận". Cách này tránh mỗi bên kể một kiểu.
Không nói xấu nhau. Điều khoản không bôi nhọ thường được thêm vào. Nên viết cụ thể hành vi bị cấm, và lưu ý điều khoản này không được ngăn một bên thực hiện quyền khai báo, cung cấp thông tin cho cơ quan nhà nước theo luật.
Chi phí và những khoản lặt vặt cần chốt
Những khoản dưới đây nhỏ so với số tiền tranh chấp nhưng hay bị bỏ ngỏ, rồi thành lý do để cãi nhau tiếp:
- Chi phí hoà giải, nếu hoà giải qua tổ chức hoà giải thương mại: mỗi bên chịu một nửa, hay một bên chịu toàn bộ.
- Chi phí luật sư, tư vấn mỗi bên đã bỏ ra: thông thường mỗi bên tự chịu, nhưng nên ghi rõ.
- Chi phí tố tụng đã nộp nếu đang có vụ kiện ở toà hay trọng tài: ai chịu phần đã nộp, có xin lại được phần nào không.
- Chi phí giám định, định giá đã thực hiện trong quá trình tranh chấp.
- Chi phí thực hiện văn bản: vận chuyển hàng trả lại, tháo dỡ, công chứng, đăng ký nếu có.
- Thuế và hoá đơn: khoản tiền bồi thường, giảm giá, hoàn tiền có cần điều chỉnh hoá đơn không; nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế vì phần này có quy định riêng.
Một dòng "mỗi bên tự chịu chi phí của mình, trừ khi văn bản này quy định khác" giải quyết được phần lớn tình huống, nhưng vẫn nên kiểm từng khoản trong danh sách để chắc không có ngoại lệ bị bỏ quên.
Kênh giải quyết nếu có tranh chấp về chính văn bản này
Văn bản hoà giải thành cũng có thể bị tranh chấp: về cách hiểu một câu, về việc đã thực hiện đủ chưa, về hiệu lực. Nếu văn bản im lặng về kênh giải quyết, các bên có thể cãi nhau trước hết về việc ra toà hay ra trọng tài, nhất là khi hợp đồng gốc có điều khoản trọng tài còn văn bản hoà giải thì không.
Có ba cách ghi phổ biến. Một là dẫn chiếu điều khoản giải quyết tranh chấp của hợp đồng gốc và nói rõ nó áp dụng cho cả văn bản hoà giải thành. Hai là chọn riêng một kênh cho văn bản hoà giải, ví dụ toà án, kèm việc xin công nhận nếu đủ điều kiện. Ba là quy định một bước hoà giải lại ngắn với chính hoà giải viên trước khi đi kênh chính thức.
Mỗi cách có ưu nhược riêng. Dẫn chiếu trọng tài của hợp đồng gốc giữ được tính bảo mật nhưng cần điều khoản trọng tài đó viết đúng. Chọn toà án thuận cho việc đi tiếp sau khi được công nhận. Bước hoà giải lại hữu ích với quan hệ lâu dài nhưng không nên kéo dài, nên ghi thời hạn tối đa cho bước này.
Rà phần cuối văn bản trước khi ký
Đọc lại phần cuối văn bản theo trình tự dưới đây, mỗi câu hỏi trả lời bằng một điều khoản cụ thể:
- Văn bản giải quyết tranh chấp nào, tính đến ngày nào; điều gì không thuộc phạm vi.
- Hồ sơ nào đang nộp ở đâu, ai rút hoặc xin ghi nhận, trong bao lâu.
- Bài đăng, đánh giá công khai nào cần gỡ; có cam kết không đăng lại không.
- Bảo mật cái gì, ngoại lệ nào, thời hạn bao lâu.
- Chi phí hoà giải, luật sư, tố tụng, giám định, thực hiện: ai chịu.
- Nếu tranh chấp về chính văn bản này: đi kênh nào, có bước hoà giải lại không.
- Có xin toà công nhận không; ai nộp, trước ngày nào.
Văn bản hoà giải thành với phần cuối được viết cẩn thận là một tranh chấp khép lại thật sự. Văn bản có phần cuối viết vội thì chỉ là một đoạn nghỉ giữa hai lần tranh chấp.
Nếu đi hoà giải qua tổ chức hoà giải thương mại, hoà giải viên thường đã quen với các điều khoản này và có thể gợi ý. Dù vậy, chỉ chính các bên mới biết mình đang có những hồ sơ nào nộp ở đâu, bài đăng nào cần gỡ, khoản chi phí nào đã bỏ ra. Nên tự lập danh sách này trước buổi hoà giải cuối.
Ví dụ giả định: một phần cuối viết vội
Ví dụ giả định: một công ty thiết kế nội thất ở Khánh Hoà và một khách sạn nhỏ hoà giải thương mại xong tranh chấp về tiến độ thi công. Văn bản ghi rõ số tiền khách sạn trả thêm và hạng mục công ty sửa lại, rồi kết thúc bằng câu "hai bên không còn khiếu nại gì". Trong lúc tranh chấp, khách sạn đã đăng một đánh giá tiêu cực về công ty trên mạng, còn công ty đã nộp đơn khởi kiện ở toà mà chưa rút.
Hai tháng sau, công ty sửa xong, khách sạn trả đủ. Nhưng đánh giá tiêu cực vẫn còn, và vụ kiện ở toà vẫn treo vì không ai rút đơn. Công ty cho rằng khách sạn vi phạm câu "không còn khiếu nại"; khách sạn trả lời đánh giá đã đăng trước khi ký và văn bản không nói gì về việc gỡ. Cả hai đều có lý một phần, và một tranh chấp mới, nhỏ nhưng phiền, bắt đầu.
Nếu phần cuối văn bản liệt kê rõ: công ty rút đơn khởi kiện trong số ngày cụ thể, khách sạn gỡ đánh giá trên kênh cụ thể trong số ngày cụ thể và không đăng lại về cùng sự việc, câu chuyện đã khép lại sạch sẽ. Phần cuối văn bản chỉ dài thêm vài dòng, nhưng vài dòng đó quyết định tranh chấp có thật sự kết thúc.
Câu hỏi thường gặp
Đã ký văn bản hoà giải thành thì vụ kiện đang ở toà có tự chấm dứt không?
Không tự chấm dứt. Toà chỉ biết khi các bên rút đơn hoặc thông báo kết quả, đề nghị ghi nhận. Văn bản nên ghi rõ ai làm việc này, trong bao lâu, để vụ kiện không tiếp tục chạy song song.
Cam kết không khiếu nại có ngăn được bên kia báo cơ quan nhà nước không?
Không thể ngăn quyền tố giác, khai báo theo quy định của pháp luật. Cam kết chỉ có ý nghĩa trong phạm vi quyền dân sự mà các bên được tự định đoạt. Điều khoản viết nhằm ngăn việc tố giác hành vi vi phạm có thể bị coi là trái pháp luật.
Vi phạm điều khoản bảo mật thì bị gì?
Tuỳ văn bản quy định: có thể là phạt vi phạm nếu hai bên đã thoả thuận, hoặc bồi thường thiệt hại chứng minh được. Nếu không quy định hệ quả, bên bị thiệt phải chứng minh thiệt hại, thường khó. Nên ghi hệ quả cụ thể ngay khi soạn.
Mỗi bên tự chịu chi phí luật sư có phải là mặc định không?
Trong thực tế hoà giải, các bên thường tự chịu chi phí của mình nếu không thoả thuận khác. Tuy vậy, mặc định có thể khác tuỳ quy tắc của tổ chức hoà giải hoặc tố tụng đang diễn ra; ghi rõ trong văn bản là cách an toàn.
Có nên ghi điều khoản hoà giải lại trước khi kiện về văn bản hoà giải thành không?
Hữu ích với quan hệ còn tiếp tục, như nhà cung cấp lâu năm. Nên giới hạn thời gian cho bước này để bên vi phạm không dùng nó kéo dài. Với quan hệ đã chấm dứt, bước này thường ít tác dụng.
Phần thuế của khoản bồi thường trong văn bản hoà giải có cần ghi không?
Không bắt buộc ghi trong văn bản, nhưng nên tính trước. Khoản bồi thường, giảm giá hay hoàn tiền giữa doanh nghiệp có thể liên quan hoá đơn và thuế; nên hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế để biết cách hạch toán phù hợp với quy định hiện hành.