Phiên họp giải quyết tranh chấp là lúc các bên trực tiếp trình bày trước hội đồng trọng tài, trả lời câu hỏi và hỏi người làm chứng; theo Luật Trọng tài thương mại 2010, phiên họp được tiến hành không công khai trừ khi các bên thoả thuận khác, và giấy triệu tập phải được gửi chậm nhất 30 ngày trước ngày mở phiên họp nếu các bên không thoả thuận khác. Ba mươi ngày đó là quãng chuẩn bị chính của bạn.
Với nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, đây là lần đầu đứng trước một hội đồng phân xử. Bài này giúp bạn chuẩn bị theo từng tuần: chọn ai đi, viết bản trình bày ra sao, chuẩn bị người làm chứng thế nào, và ứng xử khi bị hỏi điều không lường trước. Bài không thay cho lời khuyên của luật sư trong vụ việc cụ thể.
Ai nên có mặt ở phiên họp
Người có quyền quyết định. Các bên có thể trực tiếp tham dự hoặc uỷ quyền cho người đại diện. Nên có mặt người có quyền quyết định của doanh nghiệp, hoặc người được uỷ quyền đủ rộng để trả lời và, nếu cần, chấp nhận một đề xuất hoà giải ngay tại chỗ.
Người hiểu sự việc nhất. Thường không phải giám đốc mà là người trực tiếp làm: người phụ trách kinh doanh với khách hàng đó, kế toán công nợ, kỹ sư giám sát. Họ trả lời được những câu hỏi chi tiết mà hội đồng hay đặt ra.
Luật sư hoặc người bảo vệ quyền lợi. Các bên có quyền nhờ luật sư bảo vệ quyền lợi. Với vụ có tranh luận pháp lý về điều khoản, lãi, phạt, nên có người làm nghề nói phần đó.
Không mang theo đông người. Phiên họp kín; người tham dự cần được hội đồng biết trước theo quy tắc. Mỗi người có mặt phải có vai trò rõ.
Lịch chuẩn bị trong 30 ngày
Từ lúc nhận giấy triệu tập, một lịch chuẩn bị gọn có thể như sau:
- Tuần thứ nhất: đọc lại toàn bộ hồ sơ hai bên, liệt kê những điểm tranh chấp thật sự còn lại sau các vòng văn bản; xác nhận danh sách người tham dự với hội đồng theo yêu cầu.
- Tuần thứ hai: viết bản trình bày tóm tắt, chuẩn bị bảng tính số tiền cập nhật đến ngày họp, lập danh sách tài liệu sẽ dẫn chiếu.
- Tuần thứ ba: làm việc với người làm chứng của bên mình; luyện trình bày, có người đóng vai hội đồng đặt câu hỏi khó.
- Tuần thứ tư: chuẩn bị tập tài liệu dùng tại phiên họp, kiểm phương tiện nếu họp trực tuyến, xác nhận giờ giấc và địa điểm.
- Ngày trước phiên họp: đọc lại bản trình bày, ghi ra ba điểm quan trọng nhất cần hội đồng nhớ.
Nếu giấy triệu tập đến khi người chủ chốt đang đi công tác dài ngày hoặc đang ốm, đừng chờ đến sát ngày mới báo. Đề nghị hoãn cần có lý do chính đáng và gửi sớm; hội đồng cân nhắc cả lợi ích của bên kia khi quyết định.
Bản trình bày: nói ít, dẫn chiếu nhiều
Hội đồng đã đọc hồ sơ. Bản trình bày tại phiên họp không cần kể lại mọi thứ mà nên làm ba việc: nhắc lại yêu cầu cụ thể của bạn, chỉ ra những chứng cứ quyết định với số tài liệu, và trả lời những lập luận chính của bên kia. Một bản trình bày mười phút có cấu trúc tốt thường có sức nặng hơn một giờ nói lan man.
Tránh đọc nguyên văn. Hội đồng thích nghe người trình bày nói tự nhiên, nhìn vào hồ sơ khi cần dẫn chiếu. Nếu có số liệu, chuẩn bị một bảng tóm tắt in sẵn hoặc chia sẻ màn hình để hội đồng nhìn cùng lúc.
Đừng tấn công cá nhân bên kia. Câu như "bên kia vốn quen chây ì" không chứng minh được gì và làm giảm uy tín của người nói. Hãy nói về hành vi cụ thể có chứng cứ: "bị đơn nhận hàng ngày này, theo tài liệu số này, và không thanh toán trong thời hạn ghi tại điều này". Cách nói đó cũng giúp hội đồng chép thẳng ý của bạn vào phần nhận định của phán quyết, điều mà một lời buộc tội chung chung không làm được.
Người làm chứng: mời, chuẩn bị và hỏi
Theo yêu cầu của một bên hoặc các bên, hội đồng trọng tài có thể triệu tập người làm chứng đến phiên họp. Nếu người làm chứng đã được triệu tập hợp lệ mà không đến không có lý do chính đáng và việc vắng mặt gây cản trở giải quyết, hội đồng có thể đề nghị toà án triệu tập. Khi làm việc với người làm chứng, nên nhớ:
- Chọn người tận mắt chứng kiến sự việc cần chứng minh, không chọn người chỉ nghe kể lại.
- Báo trước cho hội đồng tên người làm chứng và điều họ sẽ trình bày, theo lịch trình hội đồng đặt.
- Giải thích cho người làm chứng về thủ tục: họ sẽ bị hỏi bởi cả hai bên và hội đồng, cần nói đúng điều mình biết.
- Được ôn lại sự việc và tài liệu liên quan, nhưng tuyệt đối không mớm lời hay soạn sẵn câu trả lời; lời khai thuộc lòng dễ bị lộ khi bị hỏi chéo.
- Khi hỏi người làm chứng của mình, dùng câu hỏi mở để họ tự kể; khi hỏi người làm chứng bên kia, dùng câu hỏi ngắn, cụ thể, xoáy vào điểm mâu thuẫn với tài liệu.
- Không tranh cãi với người làm chứng bên kia; ghi lại điểm cần phản bác để nêu trong phần trình bày hoặc văn bản sau phiên họp.
Tập tài liệu mang vào phiên họp
Ngoài hồ sơ đã nộp, nên chuẩn bị một tập tài liệu gọn dùng riêng cho phiên họp: bản trình bày tóm tắt, bảng tính số tiền cập nhật, dòng thời gian một trang, và bản sao những tài liệu sẽ dẫn chiếu nhiều nhất, đánh dấu sẵn trang. Tập này giúp người trình bày không phải lật tìm giữa hàng trăm trang khi hội đồng hỏi.
Nếu định đưa bảng tóm tắt hay sơ đồ mới cho hội đồng xem, hãy hỏi trước theo lịch trình xem có cần gửi trước cho bên kia không. Đưa tài liệu mới bất ngờ tại phiên họp có thể bị bên kia phản đối và hội đồng không chấp nhận, vì bên kia không có thời gian chuẩn bị.
Với phiên họp trực tuyến, chuẩn bị tài liệu ở dạng tệp đã đánh số trang, đặt tên tệp theo số chứng cứ, và có người phụ trách chia sẻ màn hình để người trình bày tập trung vào nội dung. Thử kết nối, âm thanh và chia sẻ tài liệu ít nhất một ngày trước.
Sau phiên họp: những việc hay bị bỏ quên
Ghi lại ngay những gì đã diễn ra. Trong ngày, người tham dự nên ghi lại các câu hỏi hội đồng đặt ra, những điều bên kia nói mới, những gì đã hứa bổ sung. Trí nhớ phai rất nhanh.
Gửi bổ sung đúng hạn. Nếu đã đề nghị được trả lời bằng văn bản, hãy gửi trong thời hạn hội đồng cho phép, kèm tài liệu dẫn chiếu. Gửi trễ có thể bị bỏ qua.
Đọc kỹ biên bản phiên họp nếu được gửi. Nếu thấy ghi sai ý mình đã trình bày, gửi ý kiến bằng văn bản sớm để được xem xét.
Cân nhắc lại đề xuất thương lượng. Sau khi nghe hội đồng hỏi, các bên thường hình dung rõ hơn điểm mạnh yếu của mình. Đây là thời điểm hợp lý để xem xét lại khả năng thoả thuận trước khi có phán quyết. Nếu muốn, có thể đề nghị hội đồng hoà giải; thoả thuận đạt được có thể được hội đồng ghi nhận bằng quyết định công nhận.
Chuẩn bị bản trình bày cuối nếu được phép. Bản trình bày cuối bằng văn bản nên bám vào những gì đã diễn ra tại phiên họp: lời khai người làm chứng xác nhận điều gì, câu hỏi nào của hội đồng đã được trả lời ra sao, và vì sao yêu cầu của bạn có căn cứ.
Khi bị hội đồng hỏi điều không lường trước
Hội đồng có quyền hỏi bất cứ điều gì liên quan đến vụ việc, và những câu hỏi bất ngờ thường là câu quan trọng nhất vì chúng cho thấy hội đồng đang băn khoăn ở đâu. Nguyên tắc ứng xử: trả lời đúng câu hỏi, ngắn, có dẫn chiếu tài liệu nếu được. Không biết thì nói không biết, và đề nghị được trả lời bằng văn bản bổ sung trong thời hạn hội đồng cho phép.
Đừng đoán con số. Một con số trả lời sai tại phiên họp, sau đó phải đính chính, làm giảm độ tin cậy của cả bảng tính. Một lời đề nghị được kiểm lại sổ sách rồi gửi văn bản trả lời trong vài ngày an toàn hơn nhiều.
Nếu câu hỏi chạm đến điểm yếu thật của bạn, thừa nhận phần đúng rồi giải thích vì sao điểm yếu đó không làm thay đổi kết quả. Né tránh thường bị nhìn ra ngay.
Hoãn phiên họp, vắng mặt, họp trực tuyến
Một số tình huống quanh lịch phiên họp và cách xử lý thường gặp:
| Tình huống | Xử lý thường gặp | Lưu ý |
|---|---|---|
| Có lý do chính đáng không thể dự | Đề nghị hội đồng hoãn phiên họp | Gửi sớm, có giấy tờ chứng minh lý do |
| Nguyên đơn vắng mặt không lý do | Coi như rút đơn khởi kiện | Phần kiện lại của bị đơn vẫn có thể được giải quyết |
| Bị đơn vắng mặt không lý do | Hội đồng tiếp tục giải quyết căn cứ hồ sơ | Nguyên đơn vẫn phải chứng minh yêu cầu |
| Các bên muốn không họp | Có thể thoả thuận để hội đồng giải quyết căn cứ hồ sơ | Cần sự đồng ý của các bên |
| Họp trực tuyến | Theo quy tắc trung tâm và sự đồng ý của các bên | Thử kết nối trước, chuẩn bị chia sẻ tài liệu |
Sau phiên họp, hội đồng có thể cho các bên nộp bản trình bày cuối cùng bằng văn bản. Đây là cơ hội tổng hợp lại lập luận dựa trên những gì đã diễn ra, không nên bỏ qua.
Câu hỏi thường gặp
Phiên họp trọng tài có giống phiên toà không?
Có điểm giống là các bên trình bày, hỏi đáp, có người làm chứng. Khác ở chỗ phiên họp không công khai trừ khi các bên thoả thuận khác, không khí thường ít nghi thức hơn, và trình tự do quy tắc của trung tâm hoặc thoả thuận các bên quyết định.
Một vụ trọng tài thường có mấy phiên họp?
Không có số cố định. Vụ đơn giản có thể chỉ một phiên; vụ phức tạp có thể có phiên giải quyết thủ tục, phiên nghe người làm chứng, phiên trình bày cuối. Lịch cụ thể do hội đồng đặt sau khi nghe ý kiến các bên.
Có được ghi âm phiên họp không?
Việc ghi âm, ghi biên bản phiên họp theo quy tắc của trung tâm và quyết định của hội đồng. Các bên không nên tự ghi âm khi chưa được phép, vì phiên họp kín và có nghĩa vụ bảo mật.
Người làm chứng có phải tuyên thệ không?
Luật Trọng tài thương mại không đặt thủ tục tuyên thệ như ở một số nước. Hội đồng thường nhắc người làm chứng trình bày trung thực; việc khai sai sự thật có thể ảnh hưởng nặng đến độ tin cậy của toàn bộ phía đưa người đó đến.
Có thể hoà giải ngay tại phiên họp không?
Có. Các bên có quyền tự thương lượng hoặc đề nghị hội đồng trọng tài hoà giải bất cứ lúc nào trong quá trình tố tụng. Nếu thoả thuận được, hội đồng có thể lập biên bản hoà giải thành và ra quyết định công nhận.
Ngôn ngữ phiên họp có thể khác ngôn ngữ hồ sơ không?
Ngôn ngữ tố tụng áp dụng cho cả hồ sơ và phiên họp, trừ khi các bên thoả thuận khác hoặc hội đồng cho phép dùng phiên dịch cho người làm chứng không nói ngôn ngữ đó. Cần báo trước để chuẩn bị phiên dịch.