Bị đơn im lặng không làm vụ trọng tài dừng lại: nếu bị đơn không chọn trọng tài viên trong thời hạn, người có thẩm quyền theo luật hoặc quy tắc sẽ chỉ định thay; nếu bị đơn được triệu tập hợp lệ mà không đến phiên họp không có lý do chính đáng, hội đồng trọng tài vẫn tiếp tục giải quyết dựa trên tài liệu, chứng cứ hiện có. Đây là một trong những ưu điểm của trọng tài mà nhiều doanh nghiệp chưa biết.
Trong tranh chấp công nợ, chuyện bên kia "lặn" là rất thường gặp: không nghe máy, không trả lời thư, đổi địa chỉ. Bài này viết cho nguyên đơn trong tình huống đó, giải thích từng nút thắt và việc bạn cần làm để vụ việc đi tiếp, phán quyết đứng vững về sau. Phần cuối nhìn từ phía bị đơn: vì sao im lặng là lựa chọn tệ nhất.
Bị đơn không chọn trọng tài viên: ai chọn thay
Với trọng tài quy chế, khi hội đồng gồm ba trọng tài viên, bị đơn thường có 30 ngày kể từ khi nhận đơn khởi kiện để chọn trọng tài viên của mình, trừ khi quy tắc hoặc thoả thuận khác. Hết hạn mà bị đơn không chọn, chủ tịch trung tâm trọng tài chỉ định thay. Hai trọng tài viên sau đó cùng chọn người thứ ba làm chủ tịch hội đồng; không chọn được thì chủ tịch trung tâm chỉ định.
Với trọng tài vụ việc, không có trung tâm đứng ra chỉ định. Khi bị đơn không chọn trọng tài viên, nguyên đơn có thể yêu cầu toà án có thẩm quyền chỉ định trọng tài viên cho bị đơn. Thủ tục này mất thêm thời gian và công sức, là một lý do khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ chọn trọng tài quy chế ngay từ khi soạn hợp đồng.
Trọng tài viên được chỉ định thay cho bị đơn không phải "người của nguyên đơn". Họ độc lập như mọi trọng tài viên khác. Nguyên đơn không nên kỳ vọng hội đồng nghiêng về mình vì bị đơn vắng mặt; ngược lại, hội đồng thường cẩn trọng hơn để phán quyết không bị chê là thiếu công bằng.
Thư đến tay bị đơn: chứng minh đã gửi hợp lệ
Mọi việc tiếp theo đứng trên một nền: bị đơn đã được thông báo hợp lệ. Nếu nền này yếu, phán quyết có thể bị yêu cầu huỷ vì bị đơn không được thông báo để trình bày. Nguyên đơn nên giúp trung tâm bằng cách:
- Cung cấp địa chỉ trụ sở theo thông tin đăng ký doanh nghiệp mới nhất, không chỉ địa chỉ ghi trong hợp đồng cũ.
- Cung cấp thêm địa chỉ giao dịch thực tế, email mà bị đơn từng dùng để trao đổi về hợp đồng, nếu quy tắc của trung tâm cho phép gửi theo các kênh đó.
- Nếu hợp đồng có điều khoản về địa chỉ nhận thông báo, chỉ ra điều khoản đó; luật cho phép các bên thoả thuận về cách gửi thông báo.
- Thông báo ngay cho trung tâm khi biết bị đơn chuyển địa chỉ, đổi tên hoặc đang làm thủ tục giải thể.
- Với trọng tài vụ việc, nguyên đơn tự gửi: dùng cách gửi có xác nhận người nhận, lưu toàn bộ phiếu báo phát và bản chụp phong bì.
Luật Trọng tài thương mại 2010 có quy định về việc coi là đã nhận khi văn bản được gửi đến địa chỉ cuối cùng được biết của bên nhận theo cách có ghi nhận việc gửi. Dù vậy, càng nhiều dấu vết gửi hợp lệ thì phán quyết càng vững.
Bị đơn không nộp bản tự bảo vệ
Tố tụng vẫn tiếp tục. Không nộp bản tự bảo vệ không làm vụ việc dừng. Hội đồng đi tiếp theo lịch trình.
Không có nghĩa là thắng mặc định. Hội đồng vẫn phải xem yêu cầu của nguyên đơn có căn cứ hay không. Nguyên đơn vẫn phải chứng minh từng khoản bằng chứng cứ; một khoản lãi tính sai vẫn có thể bị điều chỉnh dù không ai phản bác.
Nguyên đơn nên trình bày kỹ hơn. Khi không có phản biện, hội đồng chỉ dựa vào hồ sơ của nguyên đơn. Hãy giải thích rõ cả những điểm yếu tiềm năng mà bị đơn lẽ ra sẽ nêu, ví dụ vì sao một lô hàng trả lại không được trừ.
Bị đơn có thể quay lại bất cứ lúc nào. Bị đơn có thể bắt đầu tham gia muộn; hội đồng sẽ quyết định cho phép đến đâu theo quy tắc và sự công bằng giữa các bên.
Phiên họp có một bên vắng mặt
Giấy triệu tập phiên họp phải được gửi cho các bên trước ngày mở phiên họp một khoảng thời gian, theo Luật Trọng tài thương mại 2010 là chậm nhất 30 ngày, trừ khi các bên có thoả thuận khác. Đây là chi tiết nguyên đơn nên để ý vì nó là điều kiện để coi bị đơn đã được triệu tập hợp lệ.
Nếu bị đơn đã được triệu tập hợp lệ mà vắng mặt không có lý do chính đáng, hoặc bỏ về giữa chừng mà không được hội đồng chấp thuận, hội đồng vẫn tiếp tục giải quyết căn cứ vào tài liệu, chứng cứ hiện có. Nếu bị đơn có lý do chính đáng và đề nghị, hội đồng có thể hoãn phiên họp.
Chiều ngược lại cũng cần nhớ: nếu chính nguyên đơn được triệu tập hợp lệ mà vắng mặt không lý do chính đáng, hoặc bỏ về giữa chừng không được chấp thuận, nguyên đơn bị coi như đã rút đơn khởi kiện. Khi đó, nếu bị đơn có đơn kiện lại, hội đồng vẫn tiếp tục giải quyết phần kiện lại. Bên khởi kiện vì vậy không được coi nhẹ lịch phiên họp.
Tình huống im lặng và việc nguyên đơn nên làm
Tóm lược các nút thắt hay gặp khi bên kia không hợp tác:
| Bị đơn làm gì | Hệ quả thường thấy | Nguyên đơn nên làm |
|---|---|---|
| Không trả lời thư thông báo đơn | Tố tụng vẫn bắt đầu nếu gửi hợp lệ | Lưu bằng chứng gửi, cung cấp thêm địa chỉ |
| Không chọn trọng tài viên | Chỉ định thay theo quy tắc hoặc qua toà | Theo dõi thời hạn, với trọng tài vụ việc thì chủ động yêu cầu toà |
| Không nộp bản tự bảo vệ | Tố tụng tiếp tục | Trình bày đầy đủ, tự giải thích điểm yếu |
| Vắng mặt phiên họp | Hội đồng xét trên hồ sơ hiện có | Chuẩn bị tài liệu, người làm chứng như thể có phản biện |
| Chuyển tài sản, đổi tên, giải thể | Phán quyết có thể khó thi hành | Cân nhắc biện pháp khẩn cấp tạm thời, hỏi luật sư |
Ví dụ giả định: một công ty vận tải nhỏ ở Quảng Ninh kiện khách hàng nợ cước, khách hàng không trả lời bất kỳ thư nào. Vụ việc vẫn đi đến phán quyết vì mọi thông báo đều được gửi đến trụ sở đăng ký và địa chỉ email từng dùng trong hợp đồng, có xác nhận gửi đầy đủ.
Nguyên đơn chuẩn bị phiên họp khi biết bên kia sẽ vắng
Một phiên họp không có bên đối diện dễ khiến nguyên đơn chủ quan. Thực ra đây là lúc cần chuẩn bị kỹ nhất, vì phán quyết sẽ được viết gần như hoàn toàn từ những gì bạn đưa ra:
- Rà lại danh mục chứng cứ, bảo đảm mỗi khoản tiền yêu cầu đều có tài liệu chứng minh trực tiếp, không chỉ là bảng tính do mình tự lập.
- Chuẩn bị bản trình bày ngắn theo thứ tự: thoả thuận trọng tài, việc thông báo hợp lệ cho bị đơn, sự việc, từng yêu cầu và căn cứ.
- Tự đặt các câu hỏi mà bị đơn lẽ ra sẽ hỏi: hàng có lỗi không, có khoản nào đã được giảm trừ bằng lời không, lãi tính từ ngày nào; chuẩn bị câu trả lời có chứng cứ.
- Nếu cần người làm chứng như thủ kho, tài xế, đề nghị hội đồng cho phép họ trình bày và báo trước theo lịch.
- Mang theo bản gốc các tài liệu quan trọng để hội đồng đối chiếu nếu được yêu cầu.
- Sau phiên họp, gửi bổ sung trong thời hạn hội đồng cho phép nếu được hỏi thêm, đừng để quá hạn.
Nhiều bị đơn mà chỉ một bên im lặng
Có vụ có hai bị đơn, ví dụ bên mua và bên bảo lãnh thanh toán cùng ký một hợp đồng ba bên có điều khoản trọng tài. Một bên tham gia đầy đủ, bên kia im lặng. Khi đó việc chọn trọng tài viên trở nên phức tạp: quy tắc của nhiều trung tâm yêu cầu các bị đơn cùng thống nhất chọn một trọng tài viên, nếu không thống nhất được thì người có thẩm quyền theo quy tắc sẽ chỉ định.
Bị đơn tham gia không thể nói thay cho bị đơn im lặng, trừ khi có uỷ quyền. Nguyên đơn phải tiếp tục chứng minh việc thông báo hợp lệ cho từng bị đơn riêng biệt, và chứng minh yêu cầu đối với từng người. Phán quyết cũng thường tách rõ nghĩa vụ của từng bị đơn.
Tình huống này hay gặp ở hợp đồng thuê mặt bằng có người bảo lãnh cá nhân, hoặc hợp đồng mua bán có công ty mẹ đứng ra cam kết thanh toán. Nếu bạn là nguyên đơn, hãy kiểm từ đầu xem người bảo lãnh có thực sự ký điều khoản trọng tài hay chỉ ký một văn bản bảo lãnh riêng không có điều khoản đó.
Từ phía bị đơn: vì sao im lặng là lựa chọn tệ nhất
Có những bị đơn tin rằng không tham gia thì phán quyết "không có giá trị" với mình. Điều đó không đúng khi bị đơn đã được thông báo hợp lệ. Phán quyết trọng tài là chung thẩm, có hiệu lực từ ngày ban hành, và có thể được yêu cầu thi hành theo thủ tục thi hành án dân sự khi bên thua không tự nguyện.
Im lặng cũng làm bị đơn mất các công cụ mà luật trao: chọn trọng tài viên am hiểu ngành, phản đối thẩm quyền khi có căn cứ, đưa chứng cứ giảm số tiền phải trả, kiện lại phần nguyên đơn vi phạm, đề nghị hoà giải để có lịch trả nợ hợp lý. Sau khi có phán quyết, cánh cửa yêu cầu huỷ rất hẹp và chỉ mở vì những căn cứ luật định, không phải vì "lúc đó bận không tham gia".
Nếu khó khăn về tài chính là lý do né tránh, việc tham gia để đàm phán một lịch thanh toán thường có lợi hơn nhiều so với để phán quyết tuyên toàn bộ gốc, lãi và các khoản phạt.
Câu hỏi thường gặp
Bị đơn đã giải thể thì có kiện ra trọng tài được không?
Doanh nghiệp đã hoàn tất giải thể thì không còn tồn tại để làm bị đơn. Nếu đang trong quá trình giải thể, nguyên đơn nên gửi yêu cầu thanh toán theo thủ tục giải thể và cân nhắc khởi kiện ngay. Trường hợp này nên có luật sư vì liên quan nhiều thủ tục.
Có xử vắng mặt khi bị đơn ở nước ngoài không?
Nguyên tắc tiếp tục giải quyết khi bị đơn vắng mặt không có lý do chính đáng vẫn áp dụng, nhưng việc gửi thông báo ra nước ngoài phải làm thật cẩn thận vì phán quyết có thể cần được công nhận ở nước đó. Thông báo không hợp lệ là căn cứ hay bị viện dẫn để từ chối công nhận.
Trọng tài viên được chỉ định cho bị đơn có phải trao đổi với bị đơn không?
Trọng tài viên không làm đại diện cho bên nào và không trao đổi riêng với một bên về nội dung vụ việc. Việc liên lạc đi qua trung tâm hoặc theo trình tự của hội đồng, gửi cho tất cả các bên.
Nguyên đơn có thể đề nghị giải quyết không cần phiên họp không?
Luật cho phép các bên thoả thuận để hội đồng giải quyết căn cứ vào hồ sơ mà không cần mở phiên họp. Khi bị đơn không tham gia thì khó có thoả thuận như vậy, nên phiên họp thường vẫn được tổ chức để bảo đảm bị đơn có cơ hội trình bày.
Bị đơn vắng mặt rồi sau đó yêu cầu huỷ phán quyết vì không được thông báo thì sao?
Toà sẽ xem xét chứng cứ về việc gửi thông báo. Nếu hồ sơ cho thấy thông báo được gửi hợp lệ đến địa chỉ đúng, yêu cầu này khó được chấp nhận. Đó là lý do nguyên đơn cần giữ kỹ mọi bằng chứng gửi.
Bị đơn chỉ đến phiên họp mà không nộp gì trước có được trình bày không?
Thường được trình bày, nhưng việc nộp chứng cứ mới tại phiên họp có thể bị hạn chế theo lịch trình hội đồng đã đặt. Hội đồng cân nhắc sự công bằng với nguyên đơn, người không có cơ hội chuẩn bị phản bác.