Tranh chấp hoa hồng giữa chủ shop và cộng tác viên bán hàng online thường xoay quanh ba câu hỏi: đơn nào được tính hoa hồng, đơn bị hoàn thì trừ thế nào, và khi chia tay thì khách hàng, nhóm khách, nội dung đã đăng thuộc về ai. Hai bên thường ở xa nhau, thoả thuận chủ yếu qua tin nhắn, nên cách giải quyết hợp lý nhất là đối chiếu số liệu chung rồi dàn xếp qua mạng, có thể với một người trung gian.
Bài này viết cho cả hai phía: chủ shop nhỏ dùng mạng lưới cộng tác viên, và người làm cộng tác viên, tiếp thị liên kết. Thuế thu nhập từ hoa hồng là mảng riêng, ở đây chỉ nhắc. Khi số tiền lớn hoặc mối quan hệ thực chất là quan hệ lao động, nên có ý kiến luật sư để xác định đúng quan hệ của mình trước khi chọn kênh.
Cộng tác viên đang ở quan hệ pháp lý nào
Chữ "cộng tác viên" không phải một loại hợp đồng trong luật. Tuỳ cách làm việc thực tế, quan hệ có thể là hợp đồng dịch vụ (cộng tác viên giới thiệu khách, nhận hoa hồng theo đơn), quan hệ đại lý hoặc môi giới thương mại theo Luật Thương mại 2005 (khi cộng tác viên là thương nhân, mua bán hoặc môi giới cho shop), hay thậm chí quan hệ lao động nếu shop giao việc, trả lương theo thời gian, quản lý, điều hành như nhân viên.
Xác định đúng quan hệ quan trọng vì nó quyết định luật áp dụng và kênh giải quyết. Tranh chấp hợp đồng dịch vụ, đại lý, môi giới đi theo con đường dân sự, thương mại: thương lượng, hoà giải, trọng tài nếu có thoả thuận, toà án. Tranh chấp lao động có thủ tục riêng với hoà giải viên lao động và những quy định bảo vệ người lao động. Gọi là cộng tác viên nhưng thực chất là nhân viên thì luật nhìn vào bản chất, không nhìn vào tên gọi.
Phần lớn cộng tác viên bán hàng online là cá nhân làm tự do, nhận hoa hồng theo đơn, không có thời giờ làm việc cố định. Đây là quan hệ dịch vụ hoặc gần với môi giới, và cũng là nhóm mà bài này tập trung vào.
Các điểm hay tranh chấp và chứng cứ của mỗi bên
Bảng dưới đặt cạnh nhau những điểm hay vướng, những gì mỗi bên thường dựa vào, và cách đối chiếu khách quan:
| Điểm tranh chấp | Chủ shop thường dựa vào | Cộng tác viên thường dựa vào | Cách đối chiếu |
|---|---|---|---|
| Đơn nào được tính | Dữ liệu đơn trong hệ thống bán hàng | Ảnh chụp tin nhắn chốt đơn với khách | Đối chiếu mã đơn, tên khách, ngày, mã giới thiệu |
| Đơn hoàn, đơn huỷ | Danh sách đơn hoàn, quy định trừ hoa hồng | Tin nhắn thoả thuận ban đầu không nhắc trừ | Xem lại thoả thuận, áp theo nguyên tắc đã nói rõ |
| Mức hoa hồng | Bảng chính sách mới nhất | Tin nhắn hứa mức cũ | Xác định mức nào áp dụng cho thời gian nào |
| Thời điểm trả | Trả sau khi hết thời hạn đổi trả | Hiểu là trả ngay khi chốt đơn | Tìm câu thoả thuận về kỳ thanh toán |
| Khách hàng sau chia tay | Khách mua của shop | Khách do mình tìm | Tách dữ liệu khách và nội dung đã tạo |
Cột cuối cho thấy phần lớn tranh chấp không cần ai phán xử, chỉ cần một bảng đối chiếu mà cả hai cùng nhìn. Khi hai bên cùng đồng ý một bảng số liệu, phần còn lại thường chỉ là chuyện chia khoản chênh.
Đối chiếu hoa hồng: lập một bảng chung
Trước khi nói chuyện ai đúng ai sai, hai bên nên cùng lập một bảng đối chiếu. Cách làm gọn:
- Thống nhất khoảng thời gian tranh chấp, ví dụ ba tháng gần nhất.
- Chủ shop xuất danh sách đơn gắn với cộng tác viên đó: mã đơn, ngày, giá trị, trạng thái giao, hoàn, huỷ.
- Cộng tác viên đánh dấu các đơn mình cho là thiếu trong danh sách, kèm bằng chứng chốt đơn.
- Hai bên ghi rõ mức hoa hồng áp dụng cho từng giai đoạn, dựa trên tin nhắn hoặc văn bản chính sách.
- Tính hoa hồng từng đơn theo nguyên tắc đã thống nhất, cộng tổng, trừ phần đã trả.
- Khoanh vùng những dòng còn bất đồng; thường chỉ là một phần nhỏ của tổng.
Một bảng tính dùng chung trên mạng, cả hai cùng xem được, giúp tránh cảnh mỗi bên một con số. Ai sửa dòng nào nên để lại ghi chú, để khi cần có thể lần lại.
Những nguyên tắc dàn xếp hay được chấp nhận
Đơn hoàn thì không tính hoa hồng, nếu đã nói từ đầu. Đây là nguyên tắc hợp lý và phổ biến, nhưng chỉ công bằng khi đã được thông báo rõ trước. Nếu chưa từng nói, chủ shop nên cân nhắc chia sẻ một phần rủi ro thay vì trừ toàn bộ.
Mức hoa hồng mới chỉ áp dụng cho đơn sau ngày thông báo. Thay đổi chính sách hoa hồng giữa chừng mà áp ngược cho đơn đã chốt là nguồn tranh chấp lớn. Đơn trước ngày thông báo tính theo mức cũ là cách dễ được hai bên chấp nhận.
Kỳ thanh toán rõ ràng. Thường là trả sau khi hết thời hạn đổi trả, theo tháng. Nếu chưa thoả thuận, chốt một kỳ hợp lý cho phần đang tranh chấp và ghi lại cho về sau.
Khách hàng và nội dung khi chia tay. Thông tin khách mua là dữ liệu cá nhân, không bên nào được tuỳ tiện mang đi dùng trái mục đích. Nội dung, hình ảnh sản phẩm do shop cung cấp thì ngừng dùng khi chấm dứt; nội dung cộng tác viên tự tạo thì thoả thuận cụ thể.
Không giữ tiền để ép. Chủ shop giữ hoa hồng đã đủ điều kiện để ép cộng tác viên ở lại, hay cộng tác viên giữ tiền khách đã chuyển cho mình để đòi hoa hồng, đều làm tranh chấp nặng thêm và có thể dẫn tới trách nhiệm pháp lý.
Hoà giải qua mạng: khi nào cần người thứ ba
Phần lớn tranh chấp hoa hồng nhỏ được giải quyết chỉ bằng bảng đối chiếu và một cuộc gọi video. Người thứ ba cần thiết khi hai bên đã căng thẳng, không còn nói chuyện bình thường được, hoặc khi số tiền đủ lớn để mỗi bên muốn có người nghe khách quan. Người thứ ba có thể là một người cả hai cùng tin, hoặc một hoà giải viên thương mại nếu giá trị lớn.
Phiên hoà giải qua họp video nên ngắn, có bảng đối chiếu chia sẻ trên màn hình, và tập trung vào những dòng còn bất đồng. Người trung gian không phán ai đúng, mà giúp hai bên thấy chi phí của việc kéo dài: thời gian, công sức, và cả tiếng tăm trên mạng của cả hai, khi tranh cãi bị đăng lên các nhóm bán hàng.
Kết quả nên ghi thành một văn bản ngắn: tổng số tiền chốt, thời hạn trả, cách trả, xác nhận hai bên không còn yêu cầu nào khác về giai đoạn đó, và nếu chia tay thì ghi rõ việc ngừng dùng hình ảnh, tên shop. Văn bản ký điện tử có lưu vết hoặc ký tay bản quét kèm bản gốc là đủ cho khoản nhỏ.
Nếu hai bên còn muốn hợp tác tiếp, văn bản dàn xếp cũng là dịp để viết lại chính sách cho rõ, áp dụng từ kỳ sau. Tranh chấp được giải quyết tốt nhiều khi để lại một thoả thuận hợp tác chặt chẽ hơn lúc ban đầu.
Khi tranh chấp đã bị đưa lên mạng xã hội
Tranh chấp giữa shop và cộng tác viên hay bị đẩy lên các nhóm bán hàng: một bên đăng bài kể bị quỵt hoa hồng, bên kia đăng bài kể bị cộng tác viên lừa. Mỗi bài đăng kéo theo bình luận, và khi đó chuyện tiền bạc biến thành chuyện danh dự, rất khó lùi. Kinh nghiệm thực tế cho thấy tranh chấp lên mạng xã hội rồi thường tốn thời gian gấp nhiều lần so với khoản tiền ban đầu.
Nếu bạn là người bị đăng bài, đừng đáp trả bằng một bài công kích khác. Ghi lại bài đăng, thời gian, nội dung, rồi nhắn riêng đề nghị gặp trực tuyến để đối chiếu số liệu, kèm lời đề nghị cả hai cùng gỡ bài khi đã dàn xếp xong. Nếu bài đăng có thông tin sai sự thật, xúc phạm, bạn có quyền yêu cầu gỡ, và chuyện đó có thể được đưa luôn vào nội dung hoà giải.
Nếu bạn đang định đăng bài, hãy cân nhắc: bài đăng chỉ nên kể sự việc trung thực, không nêu thông tin cá nhân của bên kia, không dùng lời lẽ xúc phạm. Một thư yêu cầu gửi riêng thường đem lại tiền nhanh hơn một bài đăng công khai.
Một ví dụ giả định và việc nên làm từ đầu
Một shop đồ handmade ở Hội An có khoảng hai mươi cộng tác viên ở nhiều tỉnh. Một cộng tác viên ở Nghệ An cho rằng bị thiếu hoa hồng ba tháng, vì shop trừ toàn bộ đơn hoàn và áp mức hoa hồng mới từ đầu quý, trong khi thông báo đổi mức gửi giữa quý. Sau khi cùng lập bảng đối chiếu, hai bên thấy phần lệch chủ yếu nằm ở sáu tuần áp sai mức; shop trả bù phần này, cộng tác viên chấp nhận nguyên tắc trừ đơn hoàn cho các tháng sau.
Bài học cho chủ shop: ngay từ đầu, gửi cho mọi cộng tác viên một văn bản chính sách ngắn, có ngày hiệu lực, nêu cách tính hoa hồng, đơn hoàn, kỳ thanh toán, việc dùng hình ảnh và dữ liệu khách. Mỗi lần thay đổi, gửi bản mới có ngày hiệu lực. Với cộng tác viên: lưu lại chính sách nhận được, ghi chép đơn mình chốt, và hỏi rõ những điểm chưa có trước khi bắt đầu bán.
Với mạng lưới cộng tác viên lớn, chủ shop nên có một kênh tra cứu chung, như bảng hoa hồng cập nhật hằng tuần mà mỗi cộng tác viên xem được phần của mình. Minh bạch số liệu thường xuyên khiến phần lớn tranh chấp không bao giờ xảy ra, vì sai lệch được phát hiện và sửa ngay trong tuần, khi số tiền còn nhỏ và hai bên còn vui vẻ.
Câu hỏi thường gặp
Thoả thuận hoa hồng chỉ qua tin nhắn có giá trị không?
Có thể có giá trị. Hợp đồng dịch vụ thông thường không bắt buộc hình thức văn bản, và tin nhắn là thông điệp dữ liệu được Luật Giao dịch điện tử 2023 thừa nhận khi đáp ứng điều kiện. Khó khăn nằm ở việc chứng minh nội dung đầy đủ, nên hãy lưu tin nhắn nguyên vẹn.
Chủ shop không trả hoa hồng rồi chặn liên lạc thì làm gì?
Gửi một thư yêu cầu qua kênh còn liên lạc được, như email hay tin nhắn khác, nêu số tiền và căn cứ. Lưu toàn bộ bằng chứng. Nếu số tiền đủ lớn, có thể khởi kiện tại toà án nơi chủ shop cư trú hoặc có trụ sở, theo quy định tố tụng dân sự.
Cộng tác viên giữ tiền khách chuyển rồi không nộp về shop thì sao?
Đây không còn là tranh chấp hoa hồng thông thường. Giữ tiền của shop có thể dẫn tới trách nhiệm dân sự, và trong trường hợp có dấu hiệu chiếm đoạt thì có thể bị xử lý theo pháp luật. Chủ shop nên lưu bằng chứng, yêu cầu bằng văn bản và hỏi luật sư trước khi trình báo.
Shop có được cấm cộng tác viên bán cho shop khác không?
Có thể thoả thuận trong phạm vi hợp lý khi đang hợp tác. Điều khoản cấm quá rộng, kéo dài sau khi chấm dứt mà không có đền bù, có thể bị xem xét về hiệu lực. Nếu chưa có thoả thuận, shop không có cơ sở để cấm.
Hoa hồng cộng tác viên có phải khai thuế không?
Thu nhập từ hoa hồng thường là thu nhập chịu thuế theo pháp luật thuế thu nhập cá nhân, có thể được khấu trừ tại nguồn tuỳ trường hợp. Cách tính cụ thể nên đối chiếu văn bản thuế hiện hành hoặc hỏi cơ quan thuế; bài này không đi sâu phần đó.