Lô hàng về kho, kiểm tra thấy độ ẩm cao hơn hợp đồng, kích thước sai, màu lệch, hoặc khách hàng của mình trả về hàng loạt. Người mua muốn giảm giá, đổi hàng hoặc trả lại; người bán nói hàng đã đúng mẫu lúc giao. Tranh chấp chất lượng là loại tranh chấp mua bán hàng hoá rất hay được đưa ra trọng tài, và nó thắng thua ở hai thứ: khiếu nại đúng hạn và mẫu, giám định đáng tin.
Bài này viết cho người mua và người bán là doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh mua bán sỉ trong nước; phần lớn nguyên tắc cũng dùng được cho hàng xuất nhập khẩu. Hợp đồng mẫu của các hiệp hội ngành hàng quốc tế có quy tắc riêng, không bàn ở đây. Ví dụ là ví dụ giả định.
Vì sao tranh chấp chất lượng hay kết thúc ở trọng tài
Hợp đồng mua bán sỉ giữa doanh nghiệp, đặc biệt ngành nông sản, vật liệu, linh kiện, thường có điều khoản trọng tài vì hai lý do. Một là tranh chấp mang tính kỹ thuật, hai bên muốn người phân xử hiểu tiêu chuẩn hàng hoá, cách lấy mẫu, cách đọc kết quả thử nghiệm. Hai là hàng hoá mất giá theo thời gian, cần quyết định nhanh.
Tranh chấp chất lượng có đặc điểm riêng: chứng cứ chính là hàng hoá, mà hàng hoá thì thay đổi. Gạo ẩm thêm, rau quả hư, sắt gỉ, linh kiện bị lắp vào sản phẩm khác. Bên nào để chứng cứ biến dạng trước khi được ghi nhận thì bên đó yếu thế. Vì vậy mọi việc phải làm sớm, trước khi nghĩ tới đơn kiện.
Một điểm hay bị nhầm: hàng không đạt kỳ vọng chưa chắc là hàng không đúng hợp đồng. Hội đồng trọng tài so hàng với tiêu chí ghi trong hợp đồng, mẫu đã duyệt, tiêu chuẩn được dẫn chiếu. Hợp đồng ghi chất lượng chung chung như "loại một", "hàng đẹp" thì tranh chấp khó hơn nhiều, và hội đồng sẽ phải tìm cách hiểu thông thường của ngành.
Thời hạn khiếu nại theo Luật Thương mại 2005
Nếu hợp đồng không thoả thuận thời hạn khiếu nại, Luật Thương mại 2005 đặt các mốc mặc định. Đây là thời hạn để khiếu nại với bên kia, nằm trước và tách khỏi thời hiệu khởi kiện.
| Loại khiếu nại | Thời hạn mặc định | Tính từ |
|---|---|---|
| Về số lượng hàng hoá | Ba tháng | Ngày giao hàng |
| Về chất lượng hàng hoá | Sáu tháng | Ngày giao hàng |
| Về chất lượng hàng hoá có bảo hành | Ba tháng | Ngày hết thời hạn bảo hành |
| Về các vi phạm khác | Chín tháng | Ngày bên vi phạm phải hoàn thành nghĩa vụ, hoặc ngày hết bảo hành nếu có |
Nhiều hợp đồng mua bán sỉ rút ngắn thời hạn này xuống vài ngày kể từ khi nhận hàng, nhất là hàng dễ hỏng. Thời hạn trong hợp đồng thường được ưu tiên áp dụng. Sau khi khiếu nại, thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài là hai năm theo Luật Trọng tài thương mại 2010, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác. Nên đối chiếu văn bản hiện hành trước khi dựa vào các mốc mặc định này.
Lấy mẫu sao cho kết quả đứng vững trước hội đồng
Kết quả thử nghiệm chỉ có giá trị khi mẫu đại diện cho lô hàng và không ai nghi ngờ mẫu bị tráo. Trình tự gợi ý:
- Thông báo cho bên bán về nghi vấn chất lượng và mời họ cử người chứng kiến lấy mẫu, nêu ngày giờ, địa điểm cụ thể.
- Lấy mẫu theo phương pháp hợp đồng quy định; nếu không có thì theo tiêu chuẩn lấy mẫu phổ biến của ngành hàng, ở nhiều vị trí trong lô.
- Chia mẫu thành nhiều phần như nhau: một phần gửi thử nghiệm, một phần giao bên bán, một phần lưu niêm phong có chữ ký hai bên.
- Lập biên bản lấy mẫu ghi số lô, số lượng, vị trí lấy, điều kiện bảo quản, chữ ký người chứng kiến; chụp ảnh từng bước.
- Nếu bên bán không cử người, ghi rõ việc đã mời và không đến, có thể mời tổ chức giám định độc lập lấy mẫu thay.
- Bảo quản mẫu lưu đúng điều kiện để còn dùng được nếu cần thử nghiệm lại.
Ngoài mẫu lấy khi tranh chấp, hãy giữ mẫu đối chứng từ lúc ký hợp đồng hoặc lúc duyệt hàng. Mẫu đã duyệt được niêm phong hai bên là chứng cứ mạnh nhất về chất lượng đã thoả thuận.
Giám định: ai làm, lúc nào, khi kết quả mâu thuẫn
Hợp đồng có thể chỉ định tổ chức giám định, hoặc quy định giám định tại nơi xếp hàng là kết luận cuối cùng. Nếu có điều khoản như vậy, kết quả giám định đúng điều khoản thường có sức nặng rất lớn, và bên muốn lật lại phải chứng minh sai sót rõ ràng của giám định hoặc gian dối.
Nếu hợp đồng im lặng, mỗi bên có thể tự thuê giám định. Khi ra trọng tài, hội đồng sẽ so sánh: tổ chức nào làm, mẫu lấy thế nào, phương pháp thử theo tiêu chuẩn nào, thời điểm cách ngày giao hàng bao lâu. Kết quả được làm sớm, trên mẫu lấy có hai bên chứng kiến, theo phương pháp được dẫn chiếu trong hợp đồng sẽ được tin hơn.
Khi hai báo cáo mâu thuẫn, hội đồng trọng tài có thể trưng cầu giám định khác, hoặc yêu cầu chuyên gia hai bên giải thích phương pháp tại phiên họp. Vì vậy báo cáo giám định nên ghi đầy đủ phương pháp, thiết bị, điều kiện, không chỉ ghi kết luận đạt hay không đạt.
Ví dụ giả định: người mua cà phê nhân phát hiện tỷ lệ hạt lỗi cao hơn hợp đồng. Người bán đưa ra giấy giám định lúc xếp hàng đạt chuẩn. Tranh chấp sẽ xoay quanh việc hàng hỏng thêm trong quá trình vận chuyển, lưu kho của người mua hay đã lỗi từ đầu, và ai chịu rủi ro trong khoảng thời gian đó theo điều kiện giao hàng.
Hàng đã dùng, đã bán lại hoặc đã trộn: còn đòi được không
Đây là tình huống khó của người mua. Nhà máy đã đưa nguyên liệu vào sản xuất rồi mới thấy thành phẩm lỗi; nhà phân phối đã bán một phần cho khách lẻ; hàng lỗi đã trộn với hàng từ nguồn khác. Khi đó, khả năng chứng minh lỗi thuộc lô hàng của người bán giảm đi rõ rệt.
Người mua vẫn có thể đòi nếu chứng minh được mối liên hệ, ví dụ còn mẫu lưu của chính lô đó, có hồ sơ truy xuất lô sản xuất, khách hàng trả về kèm thông tin lô. Nhưng người bán sẽ lập luận rằng lỗi phát sinh do quá trình sản xuất, bảo quản của người mua, và việc người mua tiếp tục sử dụng hàng cho thấy họ đã chấp nhận.
Nguyên tắc thực tế: ngay khi có dấu hiệu lỗi, ngừng sử dụng phần hàng còn lại, cách ly, lấy mẫu và thông báo. Tiếp tục dùng để kịp giao hàng cho khách là quyết định kinh doanh có thể hiểu được, nhưng cần ghi lại lý do, lưu đủ mẫu, và thông báo cho người bán rằng mình buộc phải dùng để hạn chế thiệt hại, không phải chấp nhận hàng.
Rủi ro chuyển sang người mua từ lúc nào
Nhiều tranh chấp chất lượng thực ra là tranh chấp về thời điểm: hàng tốt lúc rời kho người bán, xấu đi trên đường hoặc trong kho người mua. Khi đó câu hỏi không còn là hàng có lỗi không, mà là lỗi phát sinh khi rủi ro đã thuộc về ai.
Hợp đồng thường xác định thời điểm này qua điều kiện giao hàng: giao tại kho người bán, giao lên phương tiện của người mua, giao tận kho người mua. Nếu hợp đồng không thoả thuận, Luật Thương mại 2005 có các quy tắc mặc định, ví dụ khi hàng được giao cho người vận chuyển đầu tiên thì rủi ro chuyển sang người mua từ lúc đó trong trường hợp không có địa điểm giao hàng cụ thể. Với hàng ngoại thương, các bên hay dẫn chiếu Incoterms.
Hệ quả thực tế: người mua nhận hàng tại kho người bán phải kiểm tra ngay tại đó, vì sau khi chất lên xe của mình thì hư hỏng trên đường là rủi ro của mình, trừ khi chứng minh được lỗi đã có sẵn, ví dụ lỗi ẩn bên trong mà kiểm tra thông thường không thấy. Người bán giao tận nơi thì ngược lại, phải chịu hư hỏng trên đường. Vì vậy khi soạn bảng chứng cứ, hãy đặt mọi sự kiện lên một trục thời gian và đánh dấu điểm chuyển rủi ro.
Người mua có thể yêu cầu gì trước hội đồng trọng tài
Giảm giá. Phù hợp khi hàng vẫn dùng được nhưng giá trị thấp hơn. Cần chứng minh mức chênh lệch, ví dụ giá thị trường của hàng cùng chất lượng thực tế.
Thay thế hoặc giao bù. Phù hợp khi người mua vẫn cần hàng và người bán còn khả năng cung cấp. Thực tế ít khi được yêu cầu ở trọng tài vì khi đã kiện, quan hệ thường đã hỏng.
Từ chối nhận hàng, huỷ hợp đồng. Chỉ nên khi vi phạm về chất lượng là vi phạm cơ bản, làm mất mục đích của hợp đồng. Huỷ không đúng căn cứ có thể biến người mua thành bên vi phạm.
Bồi thường thiệt hại. Gồm thiệt hại trực tiếp như chi phí xử lý, lưu kho, giám định, và khoản lợi trực tiếp bị mất nếu chứng minh được. Thiệt hại phải là hậu quả trực tiếp của vi phạm.
Phạt vi phạm. Chỉ khi hợp đồng có điều khoản phạt. Trong quan hệ thương mại, mức phạt có trần theo Luật Thương mại; đối chiếu văn bản hiện hành.
Góc của người bán: phòng thủ thế nào
Người bán bị khiếu nại không nên chỉ phủ nhận. Một hồ sơ phòng thủ tốt gồm:
- Mẫu đã duyệt và mẫu lưu lúc giao hàng, có niêm phong, chữ ký.
- Giấy giám định, phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng, biên bản giao nhận ghi hàng đạt.
- Điều kiện giao hàng xác định thời điểm chuyển rủi ro sang người mua.
- Bằng chứng về điều kiện bảo quản, sử dụng của người mua nếu có dấu hiệu bảo quản sai.
- Hồ sơ chứng minh khiếu nại tới trễ so với thời hạn trong hợp đồng hoặc luật.
Người bán có thiện chí nên đề nghị cùng lấy mẫu, cùng giám định ngay khi nhận khiếu nại. Từ chối hợp tác thường bị hội đồng trọng tài nhìn nhận bất lợi, và mất cơ hội kiểm soát chứng cứ.
Nếu sau khi giám định thấy lỗi có thật, người bán nên chủ động đề xuất giảm giá hoặc nhận lại một phần. Một đề nghị hợp lý được gửi sớm, có ghi rõ là đề nghị thương lượng, thường giúp tránh cả phí tổn lẫn thời gian của một vụ trọng tài mà mình khó thắng.
Câu hỏi thường gặp
Hợp đồng không ghi thời hạn khiếu nại chất lượng thì sao?
Khi đó áp dụng thời hạn mặc định của Luật Thương mại 2005: sáu tháng kể từ ngày giao hàng với khiếu nại chất lượng, hoặc ba tháng kể từ khi hết bảo hành nếu hàng có bảo hành. Dù vậy, khiếu nại càng sớm càng dễ chứng minh.
Khiếu nại bằng tin nhắn có được tính là khiếu nại hợp lệ không?
Tin nhắn có thể là chứng cứ cho thấy đã khiếu nại, nhưng nên gửi thêm văn bản chính thức theo hình thức và địa chỉ hợp đồng quy định, nêu rõ lô hàng, lỗi, yêu cầu. Hợp đồng yêu cầu hình thức cụ thể thì làm đúng hình thức đó.
Người bán không cử người chứng kiến lấy mẫu thì kết quả có giá trị không?
Nếu người mua đã mời có bằng chứng và người bán không đến, kết quả lấy mẫu thường vẫn có giá trị tham khảo đáng kể, nhất là khi có tổ chức giám định độc lập thực hiện. Người bán khó phản bác cách lấy mẫu mà chính mình từ chối chứng kiến.
Hàng không đạt nhưng người mua vẫn bán được với giá thấp hơn thì đòi gì?
Người mua có thể đòi phần chênh lệch giữa giá trị hàng đúng hợp đồng và giá trị thực tế, cộng chi phí phát sinh hợp lý, với chứng từ bán hàng làm căn cứ. Bán thanh lý nên có thông báo trước cho người bán để tránh bị cho là bán quá rẻ.
Có phải trả hết tiền hàng rồi mới được khiếu nại không?
Không. Nghĩa vụ thanh toán và quyền khiếu nại là hai việc riêng. Tuy nhiên tự ý giữ lại tiền khi hợp đồng không cho phép có thể bị coi là vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Nên đọc điều khoản về quyền tạm ngừng thanh toán khi có tranh chấp chất lượng.