Văn bản hoà giải thành có thể ký bằng chữ ký điện tử, vì Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 1/7/2024) thừa nhận thông điệp dữ liệu và chữ ký điện tử khi đáp ứng điều kiện luật định. Nhưng "ký điện tử" là một khái niệm rộng: từ chữ ký số gắn với chứng thư số, ký trên nền tảng có lưu vết, tới việc dán ảnh chữ ký vào tệp hay trả lời email "đồng ý". Sức nặng của từng cách khi bị một bên chối là rất khác nhau.
Bài này dành cho người vừa hoà giải xong qua họp video hoặc qua trao đổi trực tuyến và đang phân vân nên ký thế nào. Nội dung đi theo nguyên lý của luật, không thay thế ý kiến của luật sư cho vụ việc cụ thể, nhất là khi văn bản liên quan tới số tiền lớn hay tài sản phải đăng ký.
Vì sao khâu ký quan trọng hơn ở hoà giải trực tuyến
Văn bản hoà giải thành là kết quả duy nhất còn lại của cả quá trình hoà giải. Lời nói trong phiên được giữ kín, đề xuất nhượng bộ không được viện dẫn ra ngoài, nên nếu một bên về sau không thực hiện, thứ bạn cầm trong tay để đòi chỉ là văn bản đó. Văn bản mà chữ ký của bên kia có thể bị chối thì sức nặng giảm đi rất nhiều.
Khi ngồi cùng phòng, mọi người ký tay trước mặt hoà giải viên, ai ký thì ai cũng thấy. Khi ký từ xa, câu hỏi "có đúng người đó ký không, ký vào đúng bản này không, bản này có bị sửa sau khi ký không" trở thành câu hỏi thật. Một cách ký tốt là cách trả lời được cả ba câu đó mà không cần nhân chứng.
Ngoài ra, nếu các bên muốn xin toà án công nhận văn bản hoà giải thành ngoài toà theo Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, toà sẽ xem văn bản có đủ điều kiện hay không, trong đó có việc ai đã ký và có thẩm quyền ký không. Chuẩn bị chữ ký chắc chắn từ đầu là tránh cho mình một vòng giải trình.
Các cách ký từ xa và độ chắc của từng cách
Bảng dưới xếp các cách ký thường gặp từ chắc tới yếu, theo khả năng chứng minh đúng người ký và văn bản không bị sửa. Đây là đánh giá thực tế, không phải bảng phân loại pháp lý chính thức:
| Cách ký | Mô tả ngắn | Điểm mạnh | Điểm yếu |
|---|---|---|---|
| Chữ ký số | Ký bằng chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp, qua thiết bị ký hoặc ký từ xa | Gắn với danh tính đã xác minh; văn bản bị sửa sau khi ký thì chữ ký báo lỗi | Cá nhân chưa có chứng thư phải đăng ký trước; một số bên chưa quen |
| Nền tảng ký điện tử có lưu vết | Mỗi bên nhận đường dẫn qua email, xác thực bằng mã một lần rồi ký; nền tảng lưu nhật ký | Có nhật ký thời gian, địa chỉ email, mã xác thực; tiện cho người không có chữ ký số | Độ chắc phụ thuộc vào cách nền tảng xác minh danh tính và việc lưu giữ nhật ký |
| Ký tay, gửi bản giấy qua bưu điện | In văn bản, ký tay, gửi bản gốc cho bên kia và hoà giải viên | Quen thuộc, dễ được chấp nhận | Chậm; có giai đoạn chỉ một bên đã ký |
| Ký tay, chụp hoặc quét gửi qua email | Ký trên giấy rồi gửi bản quét | Nhanh | Bản quét dễ bị nói là không phải bản đã ký; nên kèm bản gốc gửi sau |
| Dán ảnh chữ ký vào tệp | Chèn hình chữ ký vào văn bản điện tử | Rất nhanh | Ai có ảnh chữ ký cũng dán được; rất dễ bị chối |
| Trả lời email hoặc tin nhắn "đồng ý" | Không ký mà xác nhận đồng ý nội dung đính kèm | Có dấu vết thời gian | Dễ tranh cãi đồng ý bản nào, có phải người có thẩm quyền không |
Với văn bản hoà giải thành có nghĩa vụ trả tiền lớn hoặc chuyển giao tài sản, nên dùng hai dòng đầu hoặc ký tay bản giấy. Bốn cách còn lại chỉ nên dùng để chốt nhanh tạm thời, rồi ký lại bằng cách chắc hơn.
Luật Giao dịch điện tử 2023 nói gì ở mức nguyên lý
Thông điệp dữ liệu có giá trị như văn bản. Luật thừa nhận thông tin ở dạng thông điệp dữ liệu, như một tệp văn bản điện tử, không bị phủ nhận giá trị chỉ vì nó ở dạng điện tử, khi bảo đảm các điều kiện về truy cập, sử dụng được để tham chiếu và toàn vẹn nội dung.
Chữ ký điện tử có nhiều loại. Luật phân biệt chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số và các dạng chữ ký điện tử khác. Mức độ được thừa nhận và sức nặng khi tranh chấp không giống nhau giữa các loại; chữ ký số gắn với chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp thường được xem là chắc nhất.
Thoả thuận của các bên có ý nghĩa. Với giao dịch dân sự, thương mại thông thường, các bên có thể thoả thuận dùng phương thức ký điện tử nào. Vì vậy, nên ghi ngay trong thoả thuận hoà giải hoặc trong chính văn bản hoà giải thành rằng các bên đồng ý ký bằng phương thức X và coi đó là chữ ký của mình.
Giấy tờ phải theo hình thức đặc biệt thì cẩn thận. Nếu thoả thuận hoà giải dẫn tới việc chuyển nhượng tài sản phải công chứng, đăng ký, thì việc ký văn bản hoà giải không thay cho thủ tục đó. Văn bản hoà giải chỉ ghi nghĩa vụ; thủ tục chuyển giao vẫn phải làm theo luật chuyên ngành.
Quy trình ký từ xa nên áp dụng
Dù chọn cách nào, một quy trình ký gọn sẽ chặn phần lớn tranh cãi về sau:
- Chốt bản cuối cùng: hoà giải viên gửi một tệp duy nhất, đặt tên có ngày giờ, ghi rõ "bản để ký". Mọi chỉnh sửa sau đó phải tạo bản mới, không sửa đè.
- Xác nhận người ký: mỗi bên khai ai ký, tư cách gì; doanh nghiệp gửi kèm giấy tờ thể hiện thẩm quyền hoặc văn bản uỷ quyền.
- Ghi phương thức ký vào văn bản: thêm một câu "các bên đồng ý ký văn bản này bằng chữ ký số hoặc chữ ký điện tử trên nền tảng đã thống nhất và thừa nhận giá trị như chữ ký tay".
- Ký theo thứ tự đã thống nhất, thường là các bên trước, hoà giải viên sau cùng.
- Gửi bản đã ký đầy đủ cho mọi bên cùng lúc, kèm nhật ký ký nếu dùng nền tảng.
- Mỗi bên tải về và lưu bản đã ký ở ít nhất hai nơi; không chỉ để trong hộp thư.
Nếu một bên ký bằng chữ ký số, bên còn lại có thể kiểm tra chữ ký trên chính phần mềm đọc tệp hoặc công cụ kiểm tra chữ ký số. Thấy báo chữ ký hợp lệ, văn bản chưa bị sửa là yên tâm hơn nhiều.
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân: ai ký, ký bằng gì
Doanh nghiệp thường đã có chữ ký số của tổ chức để kê khai thuế, hoá đơn. Câu hỏi là người dùng thiết bị ký đó có phải là người được quyền chốt thoả thuận hoà giải không. Kế toán giữ thiết bị ký không có nghĩa là được quyền ký văn bản hoà giải; nên có văn bản uỷ quyền hoặc quyết định nội bộ cho người đi hoà giải.
Hộ kinh doanh và cá nhân ít khi có chữ ký số. Có thể dùng nền tảng ký điện tử xác thực bằng email và mã một lần, hoặc đơn giản là ký tay bản giấy. Với người lớn tuổi, ký tay tại một điểm gặp gần nhà, có người làm chứng, nhiều khi chắc chắn hơn ép dùng công nghệ mà người đó không hiểu mình đang đồng ý gì.
Hoà giải viên cũng ký. Nếu hoà giải viên thuộc một tổ chức hoà giải thương mại, tổ chức thường có quy định riêng về cách ký và lưu văn bản. Nên hỏi từ đầu để các bên chuẩn bị cách ký tương thích, tránh trường hợp hai bên ký số còn hoà giải viên lại chỉ chấp nhận bản giấy.
Lỗi hay gặp khiến văn bản ký từ xa bị nghi ngờ
Những lỗi dưới đây có thật trong thực tế hoà giải trực tuyến và đều tránh được nếu để ý:
- Hai bên ký hai phiên bản khác nhau vì một bên tải bản cũ trong email.
- Văn bản không ghi ngày ký, hoặc mỗi bên ký một ngày mà không ghi rõ ngày văn bản có hiệu lực.
- Người ký là nhân viên không có uỷ quyền, về sau doanh nghiệp nói không biết.
- Chữ ký nằm ở trang riêng tách khỏi nội dung, dễ bị cho là ghép.
- Sửa một con số sau khi một bên đã ký mà không ký lại.
- Chỉ lưu bản đã ký trong ứng dụng nhắn tin, sau đổi điện thoại thì mất.
- Dán ảnh chữ ký của người khác "cho nhanh" với lời hứa sẽ ký lại, rồi không ai ký lại.
Mỗi lỗi trên đều cho bên không muốn thực hiện một lý do để nói "không đồng ý văn bản đó". Hoà giải xong mà để văn bản lỏng thì công sức cả quá trình có thể đổ đi.
Xin toà công nhận văn bản hoà giải thành đã ký điện tử
Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 có thủ tục công nhận kết quả hoà giải thành ngoài toà án. Khi được toà công nhận, kết quả đó có thể được thi hành theo pháp luật thi hành án dân sự, chắc hơn nhiều so với một văn bản chỉ có giá trị như hợp đồng giữa các bên.
Với văn bản ký điện tử, nên chuẩn bị để chứng minh được ai đã ký và văn bản còn nguyên vẹn: tệp gốc có chữ ký số, nhật ký ký của nền tảng, email gửi nhận. Cách toà án tiếp nhận văn bản điện tử có thể khác nhau tuỳ thời điểm và nơi nộp, nên trước khi nộp hãy hỏi toà án nhân dân khu vực có thẩm quyền về hình thức họ chấp nhận, hoặc chuẩn bị song song một bản ký tay để tránh bị trả hồ sơ.
Thời hạn yêu cầu công nhận và điều kiện cụ thể nên đối chiếu văn bản hiện hành. Một nguyên tắc chung: muốn xin công nhận thì nộp sớm, khi các bên còn đang thực hiện thiện chí, đừng đợi tới lúc bên kia đã chây ì mới đi xin.
Câu hỏi thường gặp
Chỉ trả lời email "đồng ý" văn bản hoà giải thì có ràng buộc không?
Có thể có giá trị như một thông điệp dữ liệu thể hiện ý chí, nhưng rất dễ tranh cãi: đồng ý bản nào, người trả lời có thẩm quyền không. Nên dùng email chỉ để xác nhận tạm, rồi ký lại bằng chữ ký số, nền tảng ký có lưu vết hoặc ký tay bản giấy.
Cá nhân không có chữ ký số thì ký văn bản hoà giải thế nào?
Có ba lựa chọn: dùng nền tảng ký điện tử xác thực bằng email và mã một lần, đăng ký chữ ký số cá nhân, hoặc ký tay bản giấy rồi gửi bản gốc. Với khoản tiền lớn, ký tay bản gốc vẫn là lựa chọn dễ được chấp nhận nhất khi cần đưa ra toà.
Văn bản hoà giải thành ký điện tử có cần đóng dấu doanh nghiệp không?
Pháp luật doanh nghiệp hiện hành không còn bắt buộc mọi văn bản phải đóng dấu, trừ khi luật chuyên ngành hoặc điều lệ quy định. Chữ ký số của doanh nghiệp đã gắn với tổ chức. Nếu điều lệ hay quy chế nội bộ đòi đóng dấu, nên làm theo để tránh tranh cãi về thẩm quyền.
Một bên ký rồi đòi rút lại trước khi bên kia ký thì sao?
Khi chưa đủ chữ ký các bên, văn bản hoà giải thành thường chưa hoàn tất. Bên đã ký có thể thông báo rút lại ý chí nếu bên kia chưa ký. Vì vậy nên ký gần như cùng lúc, ngay sau phiên chốt, để không có khoảng trống cho người đổi ý.
Ký văn bản hoà giải bằng ảnh chữ ký có bị coi là giả mạo không?
Nếu chính người đó dán ảnh chữ ký của mình và thừa nhận thì không phải giả mạo, nhưng rất dễ bị chối về sau. Dán ảnh chữ ký của người khác mà không có sự đồng ý của họ thì có thể là hành vi giả mạo. Đừng dùng cách này cho văn bản quan trọng.
Văn bản ký điện tử có cần in ra để lưu không?
Không bắt buộc, nhưng nên lưu tệp gốc có chữ ký ở hai nơi và giữ nhật ký ký. Bản in chỉ là bản sao của tệp; giá trị nằm ở tệp gốc. Nếu dự định xin toà công nhận, hãy hỏi trước toà cần bản điện tử hay bản giấy.