Một buổi hoà giải ở thôn, tổ dân phố thường gồm: hoà giải viên nói mục đích và nguyên tắc, từng bên trình bày, hoà giải viên hỏi thêm và giải thích quy định liên quan, các bên bàn phương án, rồi chốt kết quả hoà giải thành hoặc không thành. Không có thủ tục cứng như phiên toà; địa điểm, thời gian, việc công khai hay không đều tuỳ hoà giải viên và các bên.
Bài này giúp người lần đầu đi hoà giải hình dung trước từng phần, biết nên mang gì, nói gì, và những câu hỏi hay gặp: có được dẫn người nhà, có được ghi âm, ai ký vào giấy. Thông tin theo Luật Hoà giải ở cơ sở 2013 và thực tế phổ biến; mỗi nơi có thể khác đôi chút về cách tổ chức.
Trước buổi gặp: hoà giải viên đã làm những gì
Khi bạn ngồi vào bàn, thường hoà giải viên đã gặp riêng từng bên ít nhất một lần. Ở lần gặp riêng, họ hỏi chuyện bắt đầu thế nào, mỗi bên muốn gì, điều gì không thể nhượng. Với chuyện liên quan đến vật cụ thể như bờ tường, mương nước, cây cối, họ thường đi xem tận nơi.
Hoà giải viên cũng có thể tìm hiểu thêm từ người xung quanh, từ trưởng thôn, hoặc tra cứu quy định liên quan. Nếu thấy cần, họ mời thêm người có uy tín trong dòng họ, già làng, người hiểu biết pháp luật cùng tham gia, khi các bên không phản đối. Ở một số nơi, công chức tư pháp của xã, phường được mời tới với vụ việc khó, để giải thích quy định cho chính xác.
Bạn nên tận dụng lần gặp riêng này. Đây là lúc nói được những điều khó nói trước mặt bên kia: lý do thật khiến mình bức xúc, điều mình có thể nhượng, nỗi lo về tiền bạc hay sức khoẻ người già trong nhà. Hoà giải viên biết trước những điều đó thì trong buổi gặp chung sẽ dẫn dắt khéo hơn, không để bạn rơi vào thế phải nói ra trước đông người.
Địa điểm và giờ giấc được chọn sao cho hai bên cùng đến được và nói chuyện được: nhà văn hoá, nhà hoà giải viên, sân nhà một bên, hay ngay tại hiện trường. Chuyện gia đình, chuyện tế nhị thường ngồi kín, chỉ người liên quan. Nếu bạn muốn buổi hoà giải không công khai, nói với hoà giải viên từ trước.
Trình tự thường gặp trong một buổi
Không có mẫu bắt buộc, nhưng phần lớn buổi hoà giải ở cơ sở đi theo các phần sau:
| Phần | Diễn ra thế nào | Bạn nên làm gì |
|---|---|---|
| Mở đầu | Hoà giải viên giới thiệu người có mặt, nói lý do buổi gặp, nhắc nguyên tắc tự nguyện và giữ bí mật | Nghe, hỏi lại nếu chưa rõ ai là ai |
| Trình bày | Thường bên đề nghị nói trước, bên kia nói sau; mỗi bên được nói hết, không bị cắt ngang | Nói theo thứ tự thời gian, ngắn, đúng việc |
| Hỏi và làm rõ | Hoà giải viên hỏi thêm từng bên, xem ảnh, giấy tờ, có khi hỏi người làm chứng | Trả lời thẳng, thừa nhận phần mình chưa đúng nếu có |
| Giải thích | Hoà giải viên nêu quy định pháp luật, phong tục, đạo lý liên quan, phân tích được mất nếu đi cửa khác | Ghi nhớ, không cãi tay đôi với hoà giải viên |
| Bàn phương án | Các bên đưa ra đề xuất; hoà giải viên gợi ý thêm phương án | Chuẩn bị sẵn vài phương án mình chấp nhận được |
| Chốt kết quả | Ghi nhận hoà giải thành, hoặc không thành, hoặc hẹn buổi sau | Đọc kỹ trước khi ký, đề nghị sửa câu chưa rõ |
Buổi hoà giải có thể kéo dài từ một giờ đến cả buổi tối. Nếu căng thẳng quá, hoà giải viên thường đề nghị nghỉ một lúc hoặc hẹn lại. Bạn cũng có quyền đề nghị tạm dừng.
Thứ tự trên chỉ là khung. Có hoà giải viên để hai bên nói chuyện trực tiếp với nhau ngay từ đầu, có người lại đi qua đi lại giữa hai nhóm ngồi riêng, mỗi lần mang theo một đề xuất. Cách nào cũng được, miễn các bên được nói đủ, được nghe đủ và không ai bị dồn vào thế phải gật đầu.
Nên mang gì và chuẩn bị gì trong đầu
Chuẩn bị kỹ giúp bạn nói ngắn, rõ và không bị lạc sang chuyện cũ không liên quan:
- Một trang ghi mốc thời gian: chuyện bắt đầu khi nào, những lần va chạm chính, những lần đã nói chuyện trực tiếp.
- Ảnh, đoạn video, tin nhắn liên quan, để trong điện thoại theo thứ tự, không cần in ra.
- Giấy tờ nếu có: giấy vay mượn, giấy thoả thuận cũ, hoá đơn sửa chữa, sổ đỏ nếu liên quan ranh giới.
- Ba mức mong muốn: mức tốt nhất, mức chấp nhận được, mức không thể nhượng. Nghĩ trước giúp bạn không quyết vội trong lúc nóng.
- Một câu mở đầu bình tĩnh, gọi bên kia bằng cách gọi quen thuộc trong xóm, tránh xưng hô gay gắt hay mỉa mai ngay từ lời đầu.
- Danh sách người nhà sẽ đi cùng, đã báo hoà giải viên.
Đừng mang theo danh sách mọi lỗi lầm của bên kia trong mười năm. Hoà giải tập trung vào việc đang cần gỡ; kể lại chuyện cũ thường chỉ làm bên kia phòng thủ.
Trình bày phần của mình: nói gì, nói thế nào
Phần trình bày là lúc dễ mắc lỗi nhất, vì người ta thường bắt đầu bằng cảm xúc: tức giận, ấm ức, thất vọng. Hoà giải viên hiểu điều đó, nhưng họ cần biết sự việc trước. Bạn nên mở bằng một câu tóm gọn: chuyện gì, từ khi nào, ảnh hưởng tới gia đình mình ra sao. Sau đó mới kể chi tiết theo thứ tự thời gian.
Hãy nói về hậu quả cụ thể thay vì đánh giá con người. "Nước từ ống nhà bên chảy xuống làm tường nhà mình mốc một mảng, con nhỏ bị ho" dễ được nghe hơn "nhà đó ở bẩn, không biết điều". Câu thứ nhất mở ra cách sửa; câu thứ hai chỉ khiến bên kia đứng dậy cãi.
Khi bên kia trình bày, bạn ghi lại những điểm mình thấy không đúng, chờ tới lượt mới đáp. Nếu bên kia nói đúng một phần, thừa nhận phần đó thẳng thắn. Một lời thừa nhận nhỏ thường làm không khí dịu hẳn, và bên kia cũng dễ nhận phần của họ. Cuối phần trình bày, nhắc lại một lần điều bạn mong muốn, ngắn gọn, để hoà giải viên nắm chắc.
Ba câu hỏi hay gặp: người đi cùng, ghi âm, bí mật
Có được dẫn người nhà theo không? Thường được, nhất là vợ chồng, con cái trực tiếp liên quan. Nên báo trước để hoà giải viên báo bên kia, tránh cảm giác bị "kéo quân". Người đi cùng nên để người trong cuộc nói chính, chỉ góp ý khi được hỏi.
Có được ghi âm, quay video buổi hoà giải không? Hoà giải ở cơ sở coi trọng sự tin cậy và giữ bí mật. Ghi âm lén dễ làm hỏng không khí và bị coi là thiếu tôn trọng. Nếu muốn ghi lại, hãy hỏi công khai ngay từ đầu và chỉ ghi khi hoà giải viên và bên kia đồng ý; nếu không, ghi chép tay những điểm đã thống nhất.
Những gì nói trong buổi hoà giải có bị đem ra dùng sau này không? Hoà giải viên có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin đời tư của các bên. Tuy vậy, buổi hoà giải ở cơ sở không có cơ chế bảo mật chặt như hoà giải thương mại; lời thừa nhận trước nhiều người vẫn có thể được người khác kể lại. Bạn nên nói trung thực nhưng cân nhắc trước những điều nhạy cảm.
Kết thúc buổi: hoà giải thành, không thành và văn bản
Nếu các bên đạt được thoả thuận, đó là hoà giải thành. Theo Luật Hoà giải ở cơ sở 2013, văn bản hoà giải thành được lập khi các bên có yêu cầu; nội dung thường gồm căn cứ tiến hành hoà giải, thông tin các bên, nội dung chính của vụ việc, diễn biến, thoả thuận đạt được, cách thức và thời hạn thực hiện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên và hoà giải viên. Có văn bản giúp ai cũng nhớ đúng đã hứa gì.
Nếu không đạt được thoả thuận, đó là hoà giải không thành. Hoà giải viên có thể tiếp tục hoà giải nếu thấy còn khả năng, hoặc hướng dẫn các bên đề nghị cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Các bên cũng có thể yêu cầu lập văn bản ghi nhận hoà giải không thành.
Dù kết quả thế nào, tổ hoà giải ghi vào sổ theo dõi hoạt động hoà giải. Sau hoà giải thành, tổ hoà giải theo dõi, đôn đốc việc thực hiện; nếu một bên không làm theo, bạn báo lại hoà giải viên trước. Giá trị pháp lý của văn bản hoà giải thành và việc xin toà công nhận là chuyện riêng, cần cân nhắc theo loại việc và số tiền.
Những điều làm hỏng một buổi hoà giải
Lỗi phổ biến nhất là biến buổi hoà giải thành cuộc cãi lại từ đầu. Khi hai bên cùng to tiếng, hoà giải viên phải dành thời gian giữ trật tự thay vì tìm cách gỡ. Bạn nên tự đặt quy tắc cho mình: nghe hết rồi mới đáp, đáp vào việc chứ không vào con người.
Lỗi thứ hai là đưa ra yêu cầu "tất cả hoặc không gì". Một bên đòi phá ngay bức tường, bên kia nói không bao giờ; buổi hoà giải kết thúc ở đó. Nếu bạn có sẵn phương án trung gian, ví dụ sửa trong ba tháng hoặc chia đôi chi phí, cơ hội hoà giải thành cao hơn nhiều.
Lỗi thứ ba là ký vội vào một tờ giấy chưa đọc kỹ, có câu chữ mơ hồ như "hai bên sẽ tôn trọng nhau" mà không ai biết cụ thể phải làm gì. Một thoả thuận hay ghi rõ ai làm việc gì, trước ngày nào, nếu không làm thì sao. Đề nghị sửa câu chữ ngay tại chỗ là quyền của bạn và không làm ai phật lòng.
Câu hỏi thường gặp
Buổi hoà giải ở cơ sở kéo dài bao lâu?
Không có thời lượng cố định. Phần lớn buổi kéo dài từ một đến vài giờ. Vụ việc phức tạp có thể cần nhiều buổi, xen giữa là các lần hoà giải viên gặp riêng từng bên hoặc đi xem hiện trường.
Ai ký vào văn bản hoà giải thành?
Các bên tham gia hoà giải ký hoặc điểm chỉ, cùng hoà giải viên tiến hành hoà giải. Người có quyền lợi liên quan, như vợ hoặc chồng khi thoả thuận đụng tới tài sản chung, cũng nên có mặt và ký để tránh tranh cãi về sau.
Có bắt buộc phải lập văn bản hoà giải thành không?
Không bắt buộc. Văn bản được lập khi các bên yêu cầu. Với việc nhỏ đã xong ngay, như xin lỗi hay dọn đồ, nhiều người không cần văn bản. Với việc có tiền bạc, thời hạn, nên lập để có căn cứ khi cần.
Trẻ em có được tham gia buổi hoà giải không?
Khi mâu thuẫn liên quan đến trẻ, hoà giải viên thường làm việc với cha mẹ hoặc người giám hộ. Nếu cần nghe trẻ nói, nên làm nhẹ nhàng, riêng tư, có người thân bên cạnh, tránh để trẻ chứng kiến người lớn tranh cãi.
Hoà giải không thành thì lần sau có hoà giải lại được không?
Được. Hoà giải viên có thể tiếp tục khi thấy còn khả năng, và các bên có thể đề nghị hoà giải lại bất cứ lúc nào, kể cả khi vụ việc đã sang cửa khác, miễn không thuộc loại pháp luật không cho hoà giải ở cơ sở.
Đi hoà giải có cần mang căn cước không?
Không có yêu cầu bắt buộc, vì hoà giải viên thường biết các bên. Nhưng nếu dự định lập văn bản hoà giải thành có ghi thông tin cá nhân, hoặc sau này có thể xin toà công nhận, mang theo căn cước giúp ghi đúng họ tên, số giấy tờ ngay từ đầu.