Trọng tài thương mại vận hành theo nguyên tắc không công khai, trừ khi các bên có thoả thuận khác, nên sau phán quyết, cả bên thắng lẫn bên thua đều không nên tự ý công bố nội dung vụ việc rộng rãi. Việc cung cấp thông tin có chọn lọc cho người thật sự cần biết, như ngân hàng, kiểm toán, cổ đông, cơ quan có thẩm quyền, là chuyện khác và thường cần thiết.
Nhu cầu nói ra là có thật. Bên thắng muốn khách hàng biết mình làm ăn đàng hoàng; bên thua muốn giải thích với đối tác rằng vụ việc không như lời đồn. Nhưng một bài đăng trên mạng xã hội hay một thư gửi hàng loạt có thể vi phạm thoả thuận bảo mật, xâm phạm uy tín của bên kia, hoặc bị dùng lại trong một thủ tục ở toà. Bài này giúp bạn phân biệt cái được nói, cái nên nói, và cách nói.
Nguyên tắc không công khai đi tới đâu
Luật Trọng tài thương mại 2010 quy định việc giải quyết tranh chấp bằng trọng tài được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác. Trọng tài viên có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung vụ tranh chấp. Nhiều quy tắc tố tụng của các trung tâm trọng tài còn có điều khoản bảo mật chi tiết hơn, ràng buộc cả các bên.
Nguyên tắc này bảo vệ chính các doanh nghiệp: thông tin về giá, khách hàng, công nghệ, tình hình tài chính được trình bày trong tố tụng không bị đem ra ngoài. Đây là một trong những lý do nhiều doanh nghiệp chọn trọng tài thay vì toà án.
Cần đọc ba nguồn để biết phạm vi bảo mật trong vụ của bạn: điều khoản trọng tài hoặc thoả thuận trọng tài, quy tắc tố tụng của trung tâm nếu là trọng tài quy chế, và bất kỳ thoả thuận bảo mật nào các bên ký trong quá trình tố tụng. Phạm vi có thể rộng hơn bạn nghĩ, chẳng hạn bao gồm cả việc có tồn tại vụ tranh chấp hay không.
Khi một bên đưa phán quyết ra toà, chẳng hạn để đăng ký, yêu cầu huỷ hay yêu cầu thi hành, một số thông tin sẽ đi vào hồ sơ của toà và cơ quan thi hành án. Điều đó không có nghĩa các bên được tự do công bố rộng rãi bên ngoài.
Ai cần biết, nói gì
Bảng dưới gom những người thường hỏi về kết quả vụ trọng tài và mức thông tin hợp lý cho từng nhóm. Trước khi cung cấp, kiểm lại điều khoản bảo mật áp dụng cho vụ của bạn.
| Người hỏi | Vì sao họ cần biết | Mức thông tin hợp lý |
|---|---|---|
| Hội đồng thành viên, cổ đông, chủ sở hữu | Quyết định quản trị, tài chính | Đầy đủ trong nội bộ, đánh dấu tài liệu mật |
| Kiểm toán độc lập | Đánh giá khoản phải thu, phải trả, nghĩa vụ tiềm tàng | Thông tin cần cho kiểm toán, theo yêu cầu cụ thể của họ |
| Ngân hàng đang cho vay | Đánh giá rủi ro tín dụng, có thể theo cam kết trong hợp đồng vay | Kết quả và nghĩa vụ tài chính, không cần chi tiết lập luận |
| Bảo hiểm trách nhiệm | Xem xét bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm | Theo yêu cầu của hợp đồng bảo hiểm |
| Khách hàng, đối tác chung | Tò mò hoặc lo ngại | Thường chỉ cần nói vụ việc đã được giải quyết, không đi vào chi tiết |
| Báo chí, mạng xã hội | Không có nhu cầu chính đáng trong hầu hết các vụ | Không bình luận, hoặc nói rất chung sau khi hỏi luật sư |
Nếu doanh nghiệp là công ty đại chúng, kiểm thêm quy định công bố thông tin trên thị trường chứng khoán hiện hành, vì một số sự kiện pháp lý có thể thuộc diện phải công bố. Khi đó vẫn nên công bố đúng phạm vi bắt buộc, không thêm bình luận.
Những gì không nên đăng lên mạng
Toàn văn hoặc ảnh chụp phán quyết. Phán quyết chứa thông tin của cả hai bên, có thể chứa bí mật kinh doanh và thông tin cá nhân. Đăng lên mạng có thể vi phạm nghĩa vụ bảo mật và quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Lời khẳng định bên kia "lừa đảo", "quỵt nợ". Kể cả khi bạn thắng, phán quyết về một tranh chấp hợp đồng không phải là kết luận về hành vi lừa đảo. Dùng những từ này có thể dẫn tới tranh chấp mới về danh dự, uy tín; pháp luật dân sự bảo vệ uy tín của cả cá nhân lẫn pháp nhân.
Tên, hình ảnh trọng tài viên kèm bình luận. Bên thua bức xúc đôi khi đăng tên trọng tài viên với lời lẽ công kích. Việc này không giúp gì cho yêu cầu huỷ, có thể bị coi là xúc phạm, và gây ấn tượng xấu nếu vụ việc đến toà.
Lời kêu gọi tẩy chay. Kêu gọi khách hàng ngừng làm ăn với bên kia có thể gây thiệt hại cho họ và đặt bạn vào thế bị đòi bồi thường.
Thông tin về vụ đang bị yêu cầu huỷ. Khi đơn huỷ đang được xét, mọi phát ngôn công khai đều có thể bị bên kia trích dẫn. Giữ im lặng là cách an toàn.
Tài liệu, chứng cứ của bên kia. Hợp đồng, báo giá, thư từ nội bộ mà bên kia nộp trong tố tụng được bạn tiếp cận vì vụ trọng tài, không phải để đem ra dùng vào việc khác. Đăng hay chuyển cho người ngoài có thể vi phạm nghĩa vụ bảo mật và quy định về bí mật kinh doanh.
Nếu thực sự cần thông báo cho khách hàng hay đối tác
Có những lúc doanh nghiệp buộc phải nói, chẳng hạn khi tin đồn sai lệch ảnh hưởng tới đơn hàng. Một thông báo an toàn thường có các đặc điểm sau.
- Ngắn, đúng sự thật, chỉ nói vụ việc đã được giải quyết bằng trọng tài và doanh nghiệp tôn trọng kết quả.
- Không nêu tên bên kia nếu không cần thiết, không nêu số tiền, không trích phán quyết.
- Không dùng từ ngữ đánh giá đạo đức bên kia.
- Gửi cho người cần biết, không gửi hàng loạt, không đăng công khai nếu không bắt buộc.
- Được người phụ trách pháp lý hoặc luật sư đọc trước khi gửi.
- Lưu bản đã gửi và danh sách người nhận.
Nếu cả hai bên cùng muốn trấn an thị trường, có thể thoả thuận một thông báo chung, ngắn gọn, do hai bên cùng thống nhất câu chữ. Đây thường là cách gọn nhất để khép lại tin đồn.
Với nhân viên trong công ty, nhất là bộ phận kinh doanh và chăm sóc khách hàng, nên có một câu trả lời thống nhất khi bị hỏi, thay vì để mỗi người tự kể theo cách hiểu của mình. Câu trả lời càng ngắn càng an toàn.
Bên thua bị đăng tin bất lợi: làm gì
Nếu bên thắng đăng nội dung vụ việc lên mạng, nhất là kèm lời lẽ quy kết, bên thua nên bình tĩnh và lưu chứng cứ trước: chụp màn hình có đường dẫn, ngày giờ, nếu cần thì lập vi bằng qua thừa phát lại. Đừng đáp trả bằng một bài đăng khác, vì cuộc tranh cãi công khai chỉ làm thông tin lan rộng hơn.
Bước tiếp theo là gửi văn bản đề nghị gỡ bỏ, viện dẫn nguyên tắc không công khai, điều khoản bảo mật áp dụng và những chỗ sai sự thật hoặc xúc phạm. Nhiều trường hợp dừng ở đây. Nếu không, các bước pháp lý như yêu cầu nền tảng gỡ nội dung vi phạm, khởi kiện bảo vệ uy tín hay đòi bồi thường cần luật sư đánh giá, vì mỗi bước có điều kiện và chi phí riêng.
Ví dụ giả định: sau khi thắng vụ đòi tiền hàng, chủ một xưởng may ở Bắc Ninh đăng lên nhóm mạng xã hội của ngành rằng khách hàng cũ "quỵt tiền, bị trọng tài xử thua". Khách hàng cũ lưu chứng cứ, gửi thư đề nghị gỡ bài, nêu rằng tranh chấp chỉ là bất đồng về chất lượng hàng và đã thi hành phán quyết đúng hạn. Chủ xưởng gỡ bài sau khi được luật sư của mình khuyên.
Chủ động phòng ngay từ khi ký hợp đồng
Nếu doanh nghiệp coi trọng bảo mật, nên thoả thuận rõ từ đầu: trong điều khoản trọng tài hoặc một thoả thuận bảo mật riêng, ghi phạm vi thông tin được bảo mật, ngoại lệ được phép (cung cấp cho kiểm toán, ngân hàng, cơ quan nhà nước, luật sư, nghĩa vụ công bố bắt buộc), và hậu quả khi vi phạm.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp muốn được nói về kết quả, chẳng hạn để bảo vệ thương hiệu, cũng nên thoả thuận rõ mức được nói. Điều khoản mập mờ là nguồn gốc của nhiều tranh cãi sau phán quyết.
Trong nội bộ, nên có một quy tắc đơn giản: mọi phát ngôn ra bên ngoài về một vụ tranh chấp phải qua một người được chỉ định. Quy tắc này rẻ, dễ làm, và tránh được tình huống một nhân viên kinh doanh vô tình kể chuyện với khách hàng.
Khi hồ sơ vụ việc đã khép lại, hãy lưu trữ bộ tài liệu trọng tài ở nơi có kiểm soát truy cập, chỉ người có trách nhiệm mới mở được. Tài liệu để lẫn trong thư mục dùng chung là nguồn rò rỉ phổ biến nhất, và rò rỉ từ phía bạn vẫn là vi phạm của bạn dù không ai cố ý.
Câu hỏi thường gặp
Trọng tài thương mại có công khai không?
Theo Luật Trọng tài thương mại 2010, giải quyết tranh chấp bằng trọng tài được tiến hành không công khai, trừ trường hợp các bên có thoả thuận khác. Trọng tài viên có nghĩa vụ giữ bí mật nội dung vụ tranh chấp.
Thắng trọng tài có được đăng phán quyết lên mạng không?
Không nên. Phán quyết chứa thông tin của cả hai bên và thường thuộc phạm vi bảo mật. Đăng lên mạng có thể vi phạm thoả thuận bảo mật, quy định về dữ liệu cá nhân và xâm phạm uy tín của bên kia.
Có được cung cấp phán quyết cho ngân hàng hay kiểm toán không?
Thường được, trong phạm vi họ cần để thực hiện công việc của mình, và nhiều thoả thuận bảo mật có ngoại lệ cho trường hợp này. Kiểm điều khoản áp dụng, cung cấp đúng phần cần thiết và đề nghị họ bảo mật.
Nói với khách hàng rằng đã thắng kiện có sao không?
Một câu ngắn rằng tranh chấp đã được giải quyết thường không gây rắc rối. Rủi ro nằm ở việc nêu chi tiết, nêu tên bên kia kèm lời đánh giá, hoặc gửi hàng loạt. Khi cần, hỏi luật sư về câu chữ trước khi gửi.
Bị bên kia đăng tin sai về vụ trọng tài thì làm gì?
Lưu chứng cứ trước, gửi văn bản đề nghị gỡ bỏ, viện dẫn nguyên tắc không công khai và những điểm sai sự thật. Nếu không hiệu quả, trao đổi với luật sư về các bước pháp lý phù hợp, tránh đáp trả công khai.
Công ty đại chúng có phải công bố kết quả trọng tài không?
Một số sự kiện pháp lý có thể thuộc diện phải công bố thông tin theo quy định chứng khoán hiện hành. Nên kiểm quy định cụ thể với bộ phận phụ trách công bố thông tin, và chỉ công bố đúng phạm vi bắt buộc.